Effizienter arbeiten: 10 Tipps für den Kampf gegen die Zeitfresser

Von Alenka Mladina 16. Februar 2018

Entweder türmen sich die Überstunden auf oder Sie hinken Ihrem Pensum hoffnungslos hinterher? Sieht so Ihr beruflicher Alltag aus, dann müssen Sie effizienter arbeiten. Deshalb zeigen wir, wie Sie die 10 schlimmsten Zeitfresser im Büro in den Griff kriegen.

Inhaltsverzeichnis:

  • Effizienter arbeiten – Tipp 1: Meetings absagen
  • Effizienter arbeiten – Tipp 2: E-Mails warten lassen
  • Effizienter arbeiten – Tipp 3: To-Do-Listen reduzieren
  • Effizienter arbeiten – Tipp 4: Multitasking abhaken
  • Effizienter arbeiten – Tipp 5: Überstunden eindämmen
  • Effizienter arbeiten – Tipp 6: Aufschieberitis aufschieben
  • Effizienter arbeiten – Tipp 7: Perfektion vergessen
  • Effizienter arbeiten – Tipp 8: „Nein“ sagen lernen
  • Effizienter arbeiten – Tipp 9: Druck vermindern
  • Effizienter arbeiten – Tipp 10: Realistisch bleiben

Die Arbeit schaffen und pünktlich nach Hause gehen: Für viele Beschäftigte ist das ein Wunschtraum. Haben Sie den auch? Statt weiter davon zu träumen, gehen Sie das Problem an! 

Hängen Sie im Hamsterrad fest, liegt das nicht zwangsläufig an Ihrer Leistungsfähigkeit. Meistens verpufft die nur, weil Sie sie nicht richtig nutzen. Das Ergebnis: Sie arbeiten sich an unwichtigen Dingen oder im Leerlauf ab. Das muss nicht sein. Unsere Liste der 10 größten Zeitfresser zeigt, dass es oft sogar mehr bringt, weniger zu machen. Produktivität steigern – das lässt sich nämlich lernen. Beherzigen Sie daher folgende Tipps gegen 10 typische Zeitfresser im Büro:

Effizienter arbeiten – Tipp 1: Meetings absagen

Haben Sie oft das Gefühl, nach Meetings genauso schlau zu sein wie vorher? Da sind Sie nicht der Einzige. Schuld an ineffektiven Besprechungen sind meistens fehlende Zielvorgaben. Wenn die Agenda oder der Meetingsleiter Ihnen nicht erklären können, welchen Nutzen Sie von einer Besprechung haben oder wie die Runde von Ihrer Anwesenheit profitiert, dann sagen Sie ab. Punkt. Die so gewonnene Zeit können Sie anderen Aufgaben widmen und besser produktiv arbeiten.

Und falls Sie selbst das Meeting leiten: Wählen Sie die Teilnehmer sinnvoll aus. Nicht über jedes Thema muss das komplette Team diskutieren.

Effizienter arbeiten – Tipp 2: E-Mails warten lassen

E-Mails sind geradezu unersättlich nach kostbarer Arbeitszeit. Ganze Tage lassen sich mit ihrer Erledigung verbringen. Laut der Gesellschaft für Konsumforschung empfängt ein deutscher Büroangestellter rund 600 E-Mails pro Monat. Mit jeder Nachricht ist er im Schnitt drei Minuten lang beschäftigt. Das zeigt: Auch die Digitalisierung kann Produktivität kosten.

Weil aber eine einzelne E-Mail augenscheinlich schnell bearbeitet ist, lassen wir uns häufig davon ablenken. In der Summe jedoch kommt da viel Zeit zusammen. Zusätzlich wird wertvolle Konzentration gebunden. Hier ist also eine Menge Potenzial zu holen. Beachten Sie zwei Grundregeln und schon werden Sie effizienter arbeiten:

  1. E-Mails seltener abrufen: Wenn Sie keine dringende Nachricht erwarten, können Sie das Programm schließen und zu festen Zeiten öffnen.
  1. Weniger schreiben: Ein Klick und die elektronische Post ist unterwegs. Weil das so flott geht, verlaufen ganze Dialoge wie im Stakkato. Denn in jeder hin und her geschickten Mitteilung steht oft nur ein Satz. So zieht sich die Unterhaltung über den ganzen Tag. Mit einem Anruf wäre in fünf Minuten das Gleiche erreicht.

Effizienter arbeiten – Tipp 3: To-Do-Listen reduzieren

Zeitmanagement ist wichtig, weil es die Arbeitskraft optimal organisiert. Jedenfalls in der Theorie. In der Praxis aber, kann man sich auch darin verlieren. Denn übertreibt man es damit, bleibt die erhoffte Zeitersparnis komplett aus. Zum Beispiel, weil Sie zu viele Prioritäten vergeben haben und selbst nicht mehr durchblicken, was wichtig ist.

Oder weil Sie nicht auf den ersten Blick sehen, welche Aufgaben sie heute erledigen müssen. Dann hat eine Liste ihren Zweck verfehlt und wird kaum Ihre Produktivität steigern. Überprüfen Sie deshalb regelmäßig, ob Sie die jeweilige Methode richtig und tatsächlich zeitsparend anwenden.

Effizienter arbeiten – Tipp 4: Multitasking abhaken

Jetzt müssen Sie stark sein: Multitasking existiert nicht! Ihr Gehirn kann sich nicht parallel auf verschiedene Aufgaben in gleichem Maße konzentrieren. Stattdessen wechselt es schnell zwischen ihnen hin und her. Das ist anstrengend, macht Sie schneller müde. Auch verhindert es, dass Sie sich ganz auf eine Sache einlassen. Darunter leidet die Qualität.

Lassen Sie sich also nicht ablenken, wenn Sie an einer wichtigen Aufgabe sitzen. Blocken Sie Anfragen der Kollegen konsequent ab. Sagen Sie, dass Sie in der nächsten Stunde nicht gestört werden möchten und ziehen Sie die Bürotür hinter sich zu. Das ist ein klares Statement.

Falls Sie in einem Großraumbüro arbeiten, sollten Sie sich eine Rückzugsmöglichkeit schaffen. Ist der Meetingraum frei, kann man sich für eine Stunde dorthin “flüchten”, um an einer wichtigen Aufgabe zu arbeiten. Oder lassen Sie einfach mal E-Mails E-Mails sein und schließen das Programm. Tipp: Reservieren Sie sich feste Zeiten, in denen Sie Ihr E-Mail-Postfach bearbeiten.

Effizienter arbeiten – Tipp 5: Überstunden eindämmen

Wer zu oft zu lange arbeitet, erholt sich nicht ausreichend und erschöpft. Anstatt sich mehr anzustrengen oder noch eine Tasse Kaffee zu trinken, sollten Sie besser pünktlich zum Feierabend nach Hause gehen und die Arbeit mit frischer Kraft am nächsten Tag angehen.

Denn wer bis spät arbeitet, leidet irgendwann unter Konzentrationsproblemen, arbeitet langsamer und ungenauer. Sind die Ruhepausen zu kurz, leidet darunter auch der nächste Tag: Sie beginnen bereits mit einem Energiedefizit. Ausgeruht erledigt man viele Aufgaben in einer halben Stunde, in die man am Abend vorher zwei Überstunden investiert hätte.

Effizienter arbeiten – Tipp 6: Aufschieberitis aufschieben

Nehmen wir an, Sie sollen das Protokoll eines Meetings verfassen. Sie sehen sich ein paar Minuten lang Ihre Notizen an, arbeiten das Wichtigste schon gedanklich heraus, haben bereits den Ablauf im Kopf. Kurzum: Keine große Sache. Eine Stunde würde das dauern, dann wären Sie fertig. Doch dazu kommt es nicht.

Weil Sie gerade keine Lust darauf haben, vertagen Sie die unliebsame Aufgabe aufs Ende der Woche. Böser Fehler. Denn statt die Aufgabe jetzt in einem Rutsch zu erledigen, kramen Sie demnächst erneut Ihre Mitschrift hervor und müssen nochmal vorn anfangen. Einlesen, verstehen, strukturieren – das kostet wieder Zeit und Nerven und damit Produktivität. Am Ende fällt womöglich eine weitere Überstunde an.

Die Lehre daraus: Sobald Sie ein Problem erfasst haben, sollten Sie es zügig lösen. Je öfter Sie kleine Aufgaben verschieben, umso mehr Effektivität verschwenden Sie. Und warum nicht mal etwas an Kollegen delegieren

Effizienter arbeiten – Tipp 7: Perfektion vergessen

Sein Bestes zu geben, ist ein ehrbarer Vorsatz. Aber mehr auch nicht, denn die Perfektion ist ein Phantom. Sie werden immer einen Grund zum Nachbessern finden.

Lösen Sie sich deshalb vom Ideal allgegenwärtiger Vollkommenheit. Konzentrieren Sie sich lieber auf die konkreten Ziele Ihrer Arbeit. Benötigt Ihr Chef schnellstmöglich wichtige Kennzahlen, verwenden Sie Ihre Energie auf sorgfältige Berechnungen. Und nur darauf. Eine beeindruckende Präsentation ist zwar schön, aber meistens nur ästhetisches Beiwerk.

Effizienter arbeiten – Tipp 8: „Nein“ sagen lernen

Hilfsbereitschaft ist eine Tugend. Sie fördert den Teamgeist und vielleicht sogar Ihre Karriere. Doch Vorsicht: Leicht wird ein „Ja“ zur Routineantwort auf Anfragen von Chefs und Kollegen. Und schon landen viele Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch, die nicht in Ihren Aufgabenbereich fallen. Wie sollen Sie so Ihre Kernkompetenz ausspielen? Besonders schlimm ist das, wenn deshalb auch noch Überstunden für Sie anfallen.

Auch wenn’s schwerfällt, sollten Sie nicht jeder Bitte nachkommen, sondern „Nein“ sagen lernen. Andernfalls verzetteln Sie sich nur. Von produktiv arbeiten kann dann keine Rede mehr sein.

Effizienter arbeiten – Tipp 9: Druck vermindern

Arbeiten wir zu ausgedehnt an bestimmten Projekten, suchen wir den Fehler häufig bei uns: Haben wir zu langsam gearbeitet oder zu unkonzentriert? Als Reaktion schuften wir länger und härter – Überstunden sind wieder vorprogrammiert.

Doch oft liegt das Problem gar nicht in mangelnder Mühe. Deshalb hilft es auch nichts, wenn Sie sich noch mehr reinhängen. Fehlt Ihnen beispielsweise die Erfahrung mit bestimmten Aufgaben, ist eine Schulung hilfreicher als viele Überstunden. Oder fragen Sie bei Kleinigkeiten Ihre Kollegen. Der kurze Dienstweg führt oft am schnellsten zum Ziel. Verpassen Sie eine Deadline, weil der Kollege Ihnen wichtige Kennzahlen erst am letzten Tag liefert, fehlt es höchstwahrscheinlich an effektiver Kommunikation.

Effizienter arbeiten – Tipp 10: Realistisch bleiben

Artikel wie dieser sind schnell gelesen. Doch die reine Lektüre löst Ihre Probleme nicht. Wenn Sie vorankommen und die Produktivität im Büro steigern möchten, müssen Sie die Theorie in der Praxis anwenden.

Damit Sie effizienter arbeiten, dürfen Sie allerdings nicht zu viel auf einmal wollen. Das heißt: Verabschieden Sie sich zunächst nur von einigen der Zeitfresser. Suchen Sie sich zum Beispiel aus den 10 Produktivitätstipps zwei oder drei aus. Blasen Sie zum Beispiel Ihre überflüssige Teilnahme an Meetings ab. Oder richten Sie sich feste Zeitfenster ein, in denen Sie E-Mails checken und bearbeiten.

Versuchen Sie, diese Verhaltensweisen ein oder zwei Wochen konsequent im Alltag umzusetzen. Schon bald werden Sie merken, dass Sie produktiver arbeiten. Haben Sie darin Routine entwickelt, können Sie mit Ihrem nächsten Zeitfresser weitermachen – Schritt für Schritt. Nach ein paar Wochen gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre Arbeitszeit zurück.

 

Bildquelle: © adiruch na chiangmai / Fotolia.com

 

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