Die 10 größten Zeitfresser im Job – und wie Sie sie besiegen

Tipps, wie Sie Ihre Produktivität im Job steigern können

Sie möchten Ihre Arbeit endlich in der regulären Arbeitszeit schaffen? Gehen Sie auf Spurensuche und identifizieren Sie die typischen Zeitfresser. Wir geben Ihnen Produktivitätstipps und zeigen Ihnen, wie das geht.

Mit dem Ziel, ihre Produktivität zu erhöhen, geraten viele Menschen in ein Hamsterrad. Sie arbeiten mehr und strengen sich noch mehr an – produktiver werden sie aber dennoch nicht. Unsere Liste der 10 größten Zeitfresser im Büro zeigt, dass es oft mehr bringt, weniger zu machen. Auf Folgendes sollten Sie im Alltag ruhig öfter mal verzichten.

Produktiver arbeiten - Tipp 1: Öfter mal auf Meetings verzichten

Haben Sie oft das Gefühl, nach Meetings genauso schlau zu sein wie vorher? Dann sollten Sie damit beginnen, Besprechungen, zu denen Sie nichts Essentielles beitragen können, abzusagen.

Schuld an ineffizienten Meetings sind meist fehlende Zielvorgaben. Wenn die Agenda oder der Meetingleiter Ihnen nicht erklären können, welchen Nutzen Sie von einer Besprechung haben oder wie die anderen von Ihrer Anwesenheit profitieren: Sagen Sie ab.

Diese Zeit können Sie anderen Aufgaben widmen und Ihre Produktivität im Büro steigt.

Falls Sie selbst das Meeting leiten: Wählen Sie die Teilnehmer sinnvoll aus. Nicht über jedes Thema muss das komplette Team diskutieren.

Produktiver arbeiten - Tipp 2: E-Mails müssen nicht sofort gelesen werden

E-Mails gehören zu den größten Zeitfressern – und zeigen, dass Digitalisierung auch Produktivität kosten kann. Es lassen sich ganze Tage damit verbringen, E-Mails zu bearbeiten. Laut der Gesellschaft für Konsumforschung empfängt ein deutscher Büroangestellter rund 600 E-Mails pro Monat und braucht pro Nachricht drei Minuten für die Bearbeitung.

Weil die Bearbeitung einer einzelnen E-Mail schnell geht, lassen wir uns häufig davon ablenken. Das kostet Konzentration – und in der Summe auch sehr viel Zeit.

Zwei Grundregeln helfen beim Zeit sparen und steigern unsere Produktivität im Büro:

1. E-Mails seltener abrufen: Wenn Sie keine dringende Nachricht erwarten, können Sie das Programm schließen und zu festen Zeiten öffnen.

2. Weniger schreiben: Ein Klick und die E-Mail ist unterwegs – das kann dazu führen, dass sich ganze Gespräche im Stil eines E-Mail-Chats abspielen. In jeder Nachricht findet sich nur ein Satz. Die Unterhaltung zieht sich über den ganzen Tag. Mit einem Anruf wäre in fünf Minuten das Gleiche erreicht.

Produktiver arbeiten - Tipp 3: To-Do-Listen reduzieren

Zeitmanagement ist eine wichtige Disziplin, in der man sich aber auch verlieren kann. Wenn man es übertreibt, bleibt die erhoffte Zeitersparnis komplett aus. Zum Beispiel, weil Sie so viele Prioritäten vergeben haben und selbst nicht mehr durchblicken, was wichtig ist. Wenn Sie nicht auf den ersten Blick sehen, welche Aufgaben sie heute erledigen müssen, hat eine Liste ihren Zweck verfehlt. Überprüfen Sie deshalb regelmäßig, ob diese Methode tatsächlich Zeit spart.

Produktiver arbeiten - Tipp 4: Multitasking bedeutet nicht, dass Sie mehr schaffen

Multitasking existiert nicht. Ihr Gehirn kann sich nicht parallel auf verschiedene Aufgaben konzentrieren. Stattdessen wechselt es schnell zwischen ihnen hin und her. Das ist anstrengend, macht Sie schneller müde. Auch verhindert es, dass Sie sich ganz auf eine Sache konzentrieren. Darunter leidet die Qualität.

Lassen Sie sich nicht ablenken, wenn Sie an einer wichtigen Aufgabe sitzen. Weder von sich selbst, in dem Sie „nur mal kurz“ Ihre E-Mails checken, noch von Anfragen der Kollegen.

  • Machen Sie das E-Mail-Programm zu, schließen Sie die Bürotür oder sagen Sie den Kollegen, dass Sie in der nächsten Stunde nicht gestört werden möchten.
  • Falls Sie in einem Großraumbüro arbeiten, sollten Sie sich eine Rückzugsmöglichkeit schaffen.
  • Ist der Meetingraum nicht belegt, kann man sich für eine Stunde dorthin “flüchten”, um an einer wichtigen Aufgabe zu arbeiten.

Produktiver arbeiten - Tipp 5: Verzichten Sie auf Überstunden

Wer zu viele Überstunden macht, hat oft nicht mehr genügend Zeit, um sich zu erholen und fühlt sich erschöpft. Anstatt uns mehr anzustrengen oder noch eine Tasse Kaffee zu trinken, sollten wir dann nach Hause gehen oder zumindest eine längere Pause machen.

Wer sich zwingt, weiterzumachen, arbeitet langsamer und ungenauer. Sind die Ruhepausen zu kurz, leidet darunter auch der nächste Tag: Sie beginnen bereits mit einem Energiedefizit. Ausgeruht erledigt man viele Aufgaben in einer halben Stunde, in die man am Abend vorher zwei Überstunden investiert hätte.

Produktiver arbeiten - Tipp 6: Schieben Sie Aufgaben nicht auf

Kleine Aufgaben sollten Sie lösen, sobald Sie das Problem gedanklich erfasst haben. Sonst müssen Sie sich später erneut einarbeiten. Ein Beispiel: Sie sollen das Protokoll eines Meetings ausformulieren. Das ist eine Aufgabe, die Sie etwa eine Stunde kostet. Sie sehen sich Ihre Notizen etwa zehn Minuten an. Dann entscheiden Sie aus Unlust, die unliebsame Aufgabe aufs Ende der Woche zu vertagen. Hätten Sie die Aufgabe sofort erledigt, hätte es Sie insgesamt eine Stunde und 10 Minuten gekostet. Jetzt müssen Sie sich erneut einlesen - und dafür stehen vielleicht auch wieder Überstunden an.

Je öfter Sie kleine Aufgaben verschieben, umso mehr Zeit verschwenden Sie. Eine andere Möglichkeit ist, kleine Aufgaben an Mitarbeiter zu delegieren.

Produktiver arbeiten - Tipp 7: Nicht alles muss immer perfekt sein

Sein Bestes zu geben, ist ein ehrbarer Vorsatz. Doch Perfektion ist nicht erreichbar. Sie werden immer einen Blickwinkel finden, aus dem Verbesserungen möglich sind.

Lösen Sie sich deshalb vom vagen Gedanken der Perfektion und konzentrieren Sie sich auf die konkreten Ziele Ihrer Arbeit. Benötigt Ihr Chef schnellstmöglich wichtige Kennzahlen, verwenden Sie Ihre Energie auf sorgfältige Berechnungen. Eine beeindruckende Präsentation ist dafür meistens nicht nötig.

Produktiver arbeiten - Tipp 8: Seien Sie kein Ja-Sager

Hilfsbereitschaft ist eine Tugend und kann Ihre Karriere sogar fördern. Doch leicht wird ein „Ja“ zur Routineantwort auf Anfragen von Chefs und Kollegen. Und schon landen viele Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch, die Sie aufhalten und nicht einmal in Ihren Aufgabenbereich fallen. Lernen Sie deshalb, Nein zu sagen.

Produktiver arbeiten - Tipp 9: Lernen Sie mit Druck umzugehen

Arbeiten wir zu lange an bestimmten Projekten, suchen wir den Fehler häufig bei uns: Haben wir zu langsam gearbeitet oder zu unkonzentriert? Als Reaktion arbeiten wir länger und angestrengter - Überstunden sind vorprogrammiet.

Doch oft liegt das Problem nicht in mangelnder Anstrengung – und somit bleibt auch die erhoffte Verbesserung aus. Fehlt Ihnen beispielsweise die Erfahrung mit bestimmten Aufgaben, ist eine Schulung hilfreicher als viele Überstunden. Verpassen Sie eine Deadline, weil der Kollege Ihnen wichtige Kennzahlen erst am letzten Tag liefert, mangelt es höchstwahrscheinlich an gezielter Kommunikation.

Produktiver arbeiten - Tipp 10: Machen Sie realistische Pläne

Artikel wie dieser sind schnell gelesen. Doch die reine Lektüre löst Ihre Probleme nicht. Wenn Sie vorankommen und die Produktivität im Büro steigern möchten, müssen Sie die Theorie in der Praxis anwenden.

Damit Sie Ihre Effizienz auch steigern, dürfen Sie allerdings nicht zu viel auf einmal wollen. Das heißt: Sie müssen sich von einigen Zeitfressern verabschieden. Suchen Sie sich zum Beispiel aus den 10  Produktivitätstipps zwei oder drei aus, z. B. Meetings abzusagen und bestimmte E-Mail-Fenster einzurichten. Versuchen Sie, diese ein oder zwei Wochen konsequent im Alltag umzusetzen. Schon bald werden Sie merken, dass Sie produktiver geworden sind. Haben Sie darin Routine entwickelt, können Sie mit Ihrem nächsten Zeitfresser weitermachen – Schritt für Schritt. Nach ein paar Wochen sind Ihre kostbaren Stunden vor den Zeitfressern sicher.

Kennen Sie weitere Zeitfresser, denen man aus dem Weg gehen sollte? Wir freuen uns über Tipps und Erfahrungen in unseren Kommentaren!

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