Produktivitätstricks: Warum Ihr Kollege in derselben Zeit mehr schafft als Sie

Von Alenka Mladina 2. Dezember 2015

Sie haben sich fest vorgenommen, heute pünktlich Feierabend zu machen? Aber stattdessen machen Sie schon wieder Überstunden und Sie haben trotzdem das Gefühl, nichts geschafft zu haben. Dann sollten Sie einmal über ein paar Tricks nachdenken, die Sie produktiver werden lassen. In unserem Blogbeitrag erfahren Sie, was besonders produktive Menschen auszeichnet.

Wie macht Kollegin Meyer das nur? Sie schließt ihre Projekte immer fristgerecht ab, macht trotzdem pünktlich Feierabend und hat zwischendurch sogar Zeit für einen Plausch am Kaffeeautomaten. Und fragt man sie nach ihrem Geheimnis, zuckt sie nur verlegen mit den Schultern, als wolle sie sagen: „Ich weiß nicht, was Sie meinen. Ich mache doch gar nichts Besonderes.“

Manche Kollegen sind produktiver als andere. Vielen von Ihnen ist das nicht einmal bewusst. Sie entscheiden intuitiv, wofür sie ihre Arbeitszeit aufwenden und liegen damit richtig. Von diesen Kollegen lässt sich durch Beobachtung einiges lernen. Doch keine Sorge: Sie müssen nicht selbst auf die Suche gehen. Wir haben die wichtigsten Gewohnheiten von Kollegin Meyer gesammelt, von denen auch Sie profitieren können.

1. Wie produktive Menschen ihre Arbeit strukturieren

a. Den nächsten Tag vorbereiten

Kollegin Meyer weiß, dass sie den Erfolg von morgen schon heute vorbereiten kann. Deshalb fasst sie in den letzten Minuten vor Feierabend die Ergebnisse des Tages zusammen und macht sich eine To-Do-Liste für den nächsten Arbeitstag. So hat sie ihre Fortschritte immer im Blick und weiß, was sie bereits alles erledigt hat. Mit dieser Methode entlarvt sie Arbeitsschritte, die viel Zeit kosten, aber nur wenig Ertrag bringen. Außerdem kann sie sich am folgenden Tag ganz den anstehenden Aufgaben widmen und muss sich nicht mehr um die Planung kümmern.

b. Wichtige vs. dringende Aufgaben

Nicht alles, was dringend ist, ist tatsächlich wichtig. Wer sich von kleinen Aufgaben aufhalten lässt, wird mit den großen nicht rechtzeitig fertig. Das hat Kollegin Meyer mit der Zeit gelernt. Deshalb gibt sie kleine, aber dringende Aufgaben an ihre Mitarbeiter ab und entlastet damit ihre To-Do-Liste.

Doch auch Kollegin hat Meyer hat Aufgaben, die sie ungern erledigt und am liebsten aufschieben würde. Sie weiß allerdings, dass das nichts bringt, da sie den ganzen Tag daran denken muss. Das lenkt sie von anderen wichtigen Aufgaben ab. Deshalb ist sie dazu übergegangen, die unliebsamen Dinge sofort zu erledigen.

2. Was produktive Menschen nicht machen

a. Ineffiziente Meetings leiten

Kollegin Meyer leitet viele Meetings. Sie kann ein Lied davon singen, wie zeitaufwändig das sein kann besonders wenn die Kollegen ständig vom Thema abschweifen oder sich lieber mit ihren E-Mails beschäftigen. Das Schlimme daran: Das kostet die Zeit des gesamten Teams und ist damit einer der größten Zeitfresser überhaupt. Doch als Moderatorin des Meetings hat sie in der Hand, ob es ausufert. Deshalb erstellt sie vorab eine genaue Agenda und weist die Kollegen darauf hin, sich an sie zu halten. Dadurch spart sie sich und ihrem Team viel Zeit.

b. Immer Ja sagen

Es gibt Menschen, die zu allem Ja sagen. Kollegin Meyer gehört nicht dazu. Wenn sie eine Aufgabe aus Zeit- oder Kompetenzgründen nicht übernehmen kann, sagt sie höflich aber deutlich Nein. Dadurch weiß jeder, woran er ist. Vorgesetzte und Kollegen können die Aufgabe dann anderweitig verteilen.

c. Multitaskingfähig sein

Viele Kollegen von Meyer lassen sich von neuen E-Mails ablenken. Sobald eine neue Nachricht eintrifft, leuchtet ein Icon auf und sie öffnen ihren Posteingang. Kollegin Meyer will sich davon nicht ablenken lassen. Sie hat stattdessen bestimmte Tageszeiten für das Lesen und Beantworten von E-Mails reserviert. Dann widmet sie sich ihnen mit voller Konzentration. Mit einer Ausnahme: Die E-Mails von besonders wichtigen Kunden oder Projekten werden ihr direkt angezeigt. Das lässt sich in zahlreichen Programmen, wie Microsoft Outlook, einstellen.

Von Multitasking ist Kollegin Meyer ohnehin kein großer Fan, da es die Produktivität senkt. Deshalb beendet sie ihre aktuelle Aufgabe, bevor sie eine neue beginnt.

3. Wie produktive Menschen mit Kollegen und Technik zusammenarbeiten

Kollegin Meyer ist mit ihrer Leistung zufrieden. Aber sie macht sich nichts vor: Manche Dinge können andere besser. Aufgaben, für die sie nicht qualifiziert ist, gibt sie deshalb an kompetentere Kollegen ab. Dasselbe gilt für Aufgaben, für die ihre Qualifikationen nicht erforderlich sind: Die delegiert sie an ihre Mitarbeiter.

Technologie kann uns ablenken. In Smartphone-Zeiten lockt uns die ständige Verfügbarkeit des Internets. Für Kollegin Meyer ist das zwar ein Warnsignal, aber kein Grund Technologie als Zeitfresser zu verteufeln. Stattdessen nutzt sie alle Tools, die ihr die Arbeit erleichtern. Sie kennt die wichtigsten Shortcuts für Windows, Word und Excel und nutzt Dokumentvorlagen für gängige Kalkulationen. Darüber hinaus hat sie eine App auf ihrem Smartphone installiert, die nur die wichtigstenE-Mails dorthin weiterleitet.

4. Warum produktive Menschen manchmal abtauchen müssen

Sie ist zwar nicht leicht abzulenken, aber manchmal muss sich Kollegin Meyer von ihrer Außenwelt abschotten. Wenn sie eine besonders wichtige Aufgabe erledigt, will sie nur in absoluten Ausnahmefällen gestört werden. Dann stellt sie ihr Telefon auf den Anschluss eines Kollegen um. So schafft sie es, auch besonders knifflige Projekte bis zur Deadline abzuschließen.

Kollegin Meyer mag auf den ersten Blick etwas zu perfekt wirken. Vielleicht lassen sich tatsächlich nicht alle der genannten Gewohnheiten in einer Person vereinen. Aber es schadet ja nicht, es trotzdem zu versuchen. Von ein bisschen mehr Produktivität kann schließlich jeder profitieren – das ist auch bei der Jobsuche ein gutes Argument. Wenn Sie sich ein bisschen was von ihr abschauen, könnten sie demnächst der Kollege sein, den alle fragen, wie er alles so gut hinbekommt und dabei trotzdem nicht erschöpft aussieht. Mit dem Unterschied, dass Sie dann nicht mit den Schultern zucken müssen, sondern den Kollegen erklären können, worauf es ankommt.

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