Wie Zeitarbeit dabei hilft, kritische Phasen zu meistern

Von Christina Holl on 7. April 2020

Ob Auftragsspitzen abzufangen oder Personalausfälle abzufedern – es gibt viele Gründe, um Zeitarbeiter einzustellen. Zeitarbeit bewährt sich immer wieder als flexible Personallösung – nicht nur in Krisenzeiten. Ihre volle Wirksamkeit entfaltet sie aber nur, wenn der Einsatz durchdacht und gut vorbereitet ist.

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Zeitarbeiter einstellen – so profitieren Unternehmen am meisten

Gute Unternehmen sind flexible Unternehmen. Sie passen sich neuen Situationen in kurzer Zeit an. Doch manchmal ändert sich die Lage so unerwartet und plötzlich, dass sogar sehr reaktionsfähige Firmen an ihre Grenzen geraten. Die Corona-Pandemie ist ein Beispiel für eine solche Entwicklungen. Innerhalb weniger Tage und Wochen sind nicht nur weltweit ganze Lieferketten zerrissen, auch das Recruiting neuer Mitarbeiter leidet unter einer derartigen Extremsituation.

Doch was tun, wenn beispielsweise im IT-Bereich Mitarbeiter permanent an den Rand ihrer Leistungsfähigkeit geraten, weil sie Kollegen auf die Schnelle fit fürs Home-Office machen müssen? Mit klassischen Stellenausschreibungen und Vorstellungsgesprächen dauert es in solchen Lagen viel zu lange, um diese Lücken zu schließen.

Dann sind von Recruitern schnellere Lösungen gefragt. Das Einstellen von Zeitarbeitern gehört dazu. Dieses Instrument bietet Arbeitgebern zahlreiche Vorteile. Hier einige der wichtigsten:

  • Geschwindigkeit: Über spezialisierte Anbieter lassen sich zügig erfahrene Mitarbeiter einsetzen
  • Anpassungsfähigkeit: Abhängig vom jeweils erforderlichen Personalbedarf, können Personalverantwortliche schnell auf kurzfristige Entwicklungen reagieren
  • Komfort: Der Aufwand für die beauftragenden Unternehmen ist gering, da die Mitarbeiter beim Personaldienstleister beschäftigt sind
  • Kostengarantie: Gezahlt wird nur für die tatsächlich geleistete Arbeit. Ausfälle wegen Krankheit trägt das Zeitarbeitsunternehmen

Aus diesen Gründen können Sie Zeitarbeit gerade in turbulenten Zeiten als Chance für Ihr Unternehmen ansehen. Um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen, sollten Sie allerdings einige Vorbereitungen treffen.

Ermitteln Sie den Bedarf

Bevor Unternehmen Zeitarbeiter einstellen, empfiehlt sich eine solide Personalplanung. Hierfür sollten Sie den richtigen Personal-Mix aus temporären und festangestellten Mitarbeitern ermitteln. Als Führungskraft sollten Sie anstehende Projekte einbeziehen und sich über abzeichnende Arbeitslastspitzen sowie Auftragsflauten Gedanken machen.

Dann prüfen Sie, in welchen Phasen festangestellte Beschäftigte sinnvoll sind und zu welchen Zeiten Sie besser auf das flexible Mittel der Zeitarbeit zurückgreifen. Daraus ergibt sich die perfekte Mischung Ihres Personalbedarfs.

Beschränken Sie sich bei der Planung aber nicht nur auf die Lage im eigenen Unternehmen. Auch die allgemeine Arbeitsmarkt- und Fachkräfteentwicklung in Deutschland sollten Sie regelmäßig verfolgen, etwa die von der Bundesagentur für Arbeit veröffentlichten Arbeitslosenstatistiken. Darin werden Sie branchenbezogen sowie regional getrennt, über personelle Engpässe informiert.

Auf längere Sicht ist außerdem wichtig, wie sich der Stellenwert bestimmter Qualifikationen oder Soft Skills ändert. Hier spielt vor allem das Thema Digitalisierung eine große Rolle. Neue Technologien und deren Möglichkeiten wirken sich stark auf die Anforderungsprofile von Mitarbeitern und Führungskräften aus. Diese Entwicklungen gilt es im Personal-Mix zu berücksichtigen.

Klären Sie die Anforderungen

Nach der Bedarfsplanung geht es um die erforderlichen Fähigkeiten des zusätzlichen Personals – und darum, wie lange Sie dessen Dienste benötigen.

Diese generellen Punkte sollten Sie klären, bevor Sie Zeitarbeiter einstellen:

  • Welche Stellen möchten Sie besetzen?
  • Welche Qualifikationen und Soft Skills sind dafür erforderlich?
  • Wann brauchen Sie Zeitarbeiter?
  • Wie lange brauchen Sie Zeitarbeiter?
  • Wollen Sie die Kraft später in einer Festanstellung übernehmen?
  • Wie hoch sollen/dürfen die Kosten für den Einsatz sein?
  • Ist Ihr Onboarding-Prozess auf Zeitarbeitskräfte vorbereitet?
  • Muss dem Einsatz ggf. der Betriebsrat zustimmen?

Bei Urlaubsvertretungen ist die Sache einfach: Die Ersatzkraft vom Zeitarbeitsunternehmen sollte die gleichen Qualifikationen mitbringen wie die Person, die sie vertritt – und bleiben, bis diese wieder an ihren Arbeitsplatz zurückkehrt.

Vorteil hier: Die personelle Überbrückung lässt sich früh absehen und organisieren. Falls es sinnvoll ist, können Sie die Zeitarbeitskraft schon vor dem Urlaubsbeginn einstellen und sie einarbeiten lassen.

Bei einer krankheitsbedingten Vertretung geht das in der Regel nicht, da ein solcher Ausfall nur selten vorhersehbar und planbar ist. Natürlich sollten auch hier die Fähigkeiten der Ersatzkraft den Aufgaben entsprechen. Die Einsatzdauer ergibt sich hier aus der voraussichtlichen Dauer der Erkrankung.

Ist der festangestellte Mitarbeiter länger als geplant nicht einsatzfähig, , wird auch die Zeitarbeitskraft in der Regel entsprechend länger beschäftigt. Besprechen Sie am besten frühzeitig mit dem Personaldienstleister, welche Möglichkeiten es in dieser Hinsicht gibt.

Wählen Sie den passenden Personaldienstleister

Im Idealfall entscheiden Sie sich für ein spezialisiertes Zeitarbeitsunternehmen, das mit den Erfordernissen Ihrer Branche oder der zu besetzenden Stelle vertraut ist. Sie kennen den betreffenden Arbeits- und Stellenmarkt sehr gut und können Sie bei Ihrer Personalplanung beraten.

Mit einem guten Dienstleister können Sie Ihren Bedarf nach einer flexiblen Belegschaft decken und damit auch auf kurzfristige Entwicklungen schnell reagieren. So haben Sie nämlich stets eine einsatzbereite Auswahl an festangestellten, Zeitarbeits- und Projektmitarbeitern, die Sie bei all Ihren Anforderungen unterstützen. Je früher Sie den Personaldienstleister in die Planung Ihres Personalbedarfs einbeziehen, desto stärker kann er gemeinsam mit Ihnen die passende Lösung finden.

Bevor Sie sich auf einen Personaldienstleister festlegen, sollten Sie jedoch folgende Fragen klären:

  • Weist der Anbieter die erforderliche Expertise für Ihren Personalbedarf auf?
  • Verfügt er über ausreichend Erfahrung?
  • Ist er in einem anerkannten Fachverband organisiert?
  • Hat er einen ausreichenden Pool an Zeitarbeitern?
  • Wie viel Gebühr verlangt er?
  • Wie schnell kann er auf unvorhergesehene Situationen reagieren und mehr oder auch weniger Mitarbeiter zur Verfügung stellen?
  • Haben Sie einen festen Ansprechpartner?
  • Können Sie vor der Einstellung mit den Kandidaten ein Bewerbungsgespräch führen? Und ist dies auch über eine Videokonferenz möglich?
  • Unter welchen Voraussetzungen können Sie ggf. Zeitarbeiter in Festanstellung übernehmen?

Die Anforderungen an Mitarbeiter ändern sich im Moment fast täglich. Brauchen Sie daher kurzfristig kompetentes Personal? Nehmen Sie Kontakt zu unseren Recruiting-Experten auf. Sie kümmern sich schnellstmöglich um Ihr Anliegen.

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