Selten werden Sie so ehrliches Feedback von Ihren Mitarbeitern bekommen, wie wenn für diese “nichts mehr auf dem Spiel steht”. Diese Chance sollten Sie nutzen: Führen Sie ein Exit-Interview und erfahren Sie die wahren Gründe für die Kündigung.
Es ist unmöglich, als Personalverantwortlicher immer die richtige Entscheidung zu treffen. Manches liegt außerhalb Ihres Einflussbereichs oder äußere Umstände stellen eine Situation plötzlich anders dar. Doch die wirklich erfolgreichen Personaler versuchen, auch aus ungünstigen Situationen, wie zum Beispiel der Kündigung eines Top-Mitarbeiters, etwas Positives zu ziehen – oder zumindest daraus zu lernen.
Im Falle einer Kündigung durch einen Mitarbeiter erfolgt dies idealerweise in Form eines Exit-Interviews. Vielleicht hat der Mitarbeiter einfach ein sehr gutes Angebot bekommen, das er nicht ausschlagen konnte. Vielleicht war er aber auch über die bisherige Arbeitssituation unzufrieden. Das Exit-Interview ist somit die perfekte Gelegenheit, Verbesserungspotenziale aufzudecken und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, bevor möglicherweise weitere Mitarbeiter abspringen.
Leitfaden: 8 Tipps für ein erfolgreiches Exit-Interview
Damit ein Exit-Interview gut verläuft und Sie wertvolles Feedback erhalten, müssen die äußeren Bedingungen stimmen. Achten Sie deshalb auf Folgendes:
Tipp 1: Stellen Sie sicher, dass Exit-Interviews stattfinden
Exit-Interviews sollten nicht an einem vollen Terminkalender scheitern. Stellen Sie sicher, dass dieses Gespräch jedem Mitarbeiter, der gekündigt hat, angeboten wird. Die Erkenntnisse aus dem Gespräch sind für Sie als Arbeitgeber sehr wertvoll, da Mitarbeiter in der Regel offener sind, wenn Ihr Job nicht mehr in Gefahr ist.
Tipp 2: Führen Sie ein persönliches Gespräch
Verabschieden Sie sich von Standardfragebögen. Ein Gespräch, bei dem Sie sich voll auf den Mitarbeiter einlassen, fördert die Vertrauensbasis und ist somit immer ergiebiger. Bereiten Sie sich - wie beim Mitarbeitergespräch auch - auf jeden Mitarbeiter genau vor. Nur wenn er sich überhaupt nicht für ein Gespräch gewinnen lässt, können Sie auf einen Fragebogen zurückgreifen. Aber selbst dann sollte er individuell auf den Mitarbeiter zugeschnitten sein.
Tipp 3: Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt
Setzen Sie das Exit-Interview kurz vor dem aktuellen Ausscheiden des Mitarbeiters an. Natürlich sind Sie daran interessiert, so schnell wie möglich den Kündigungsgrund zu erfahren. Diesen wird Ihnen der Mitarbeiter vermutlich bereits mitteilen, wenn er Sie über die anstehende Kündigung informiert.
Nicht immer erfahren Sie dabei allerdings den wahren Grund, schließlich arbeitet der Mitarbeiter möglicherweise noch ein paar Wochen im Unternehmen und befürchtet mögliches Konfliktpotenzial. Liegt das Exit-Gespräch hingegen nur ein paar Tage vor dem endgültigen Abschied und sogar das Arbeitszeugnis ist schon ausgehändigt, sind die Chancen auf ehrliches Feedback erheblich höher.
Tipp 4: Wählen Sie den richtigen Gesprächspartner für das Exit-Interview
Der direkte Vorgesetzte sollte niemals das Exit-Interview führen. Wenn Probleme zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem der Grund für die Trennung sind, werden Sie mit einem solchen Gespräch nichts erreichen. Besser ist es, das Exit-Gespräch von der Personalabteilung oder einer anderen Vertrauensperson im Unternehmen führen zu lassen.
Tipp 5: Gewinnen Sie das Vertrauen des Mitarbeiters
Der Mitarbeiter muss sicher sein, dass sein Feedback vertraulich behandelt wird, vor allem, wenn es sich um sensible Informationen handelt. Wenn Sie das Feedback aus dem Exit-Gespräch mit Vorgesetzten oder anderen Mitarbeiter teilen möchten, sollten Sie vorher fragen, ob das in Ordnung ist.
Tipp 6: Überzeugen Sie den Mitarbeiter von der Bedeutung des Exit-Interviews
Erklären Sie dem Mitarbeiter, dass sein Feedback wichtig ist, um etwas im Unternehmen zu verändern. Häufig kehren Ex-Mitarbeiter zu ihrem früheren Arbeitgeber zurück - wenn die Unzufriedenheitsfaktoren abgeschafft wurden. Dieses Angebot sollten auch Sie aussprechen, wenn Sie sich eine weitere Zusammenarbeit mit diesem Mitarbeiter wünschen.
Tipp 7: Hören Sie dem Mitarbeiter zu
Im Exit-Interview sollten Sie selbst weniger reden und dem Mitarbeiter mehr zuhören. Verteidigen Sie nicht Ihr Unternehmen, sondern versuchen Sie die Erfahrungen und Sorgen Ihres Mitarbeiters zu erfahren. Nutzen Sie das Exit-Interview auch nicht, um den Mitarbeiter mit einem Gegenangebot von der Kündigung abzubringen.
Ob Sie wollen oder nicht, das Vertrauensverhältnis ist zunächst einmal angekratzt und erschwert die Zusammenarbeit für beide Seiten. Betonen Sie lieber Ihre Wertschätzung für den Mitarbeiter und bieten Sie ihm die Option für ein Comeback.
Tipp 8: Lassen Sie das Feedback nicht in der Schublade verschwinden
Ein Exit-Interview macht nur Sinn, wenn sie dieses analysieren und entsprechend Maßnahmen ergreifen. Vergleichen Sie die Ergebnisse mit anderen Exit-Interviews. Wiederholen sich die Kündigungsgründe, wie z.B. fehlende Karriereperspektiven, schlechte Work-Life-Balance oder Unzufriedenheit mit dem Gehalt, wissen Sie genau, wo Sie konkret ansetzen müssen.
Welche Fragen sollten Sie im Exit-Interview stellen?
Wie in Tipp 2 oben beschrieben, empfehlen wir, keinen Standardfragebogen im Exit-Interview zu verwenden. Vielmehr sollten Sie Ihre Fragen an das Verhalten des Mitarbeiters anpassen. Manche haben kein Problem damit, direkt über Dinge zu sprechen, mit denen sie Probleme haben. Solchen Mitarbeitern können Sie auch direkte Fragen stellen, wie: „Warum möchten Sie uns verlassen?“ oder „Was könnte man Ihrer Meinung nach verbessern?“
Andere wollen um jeden Preis Antworten vermeiden, die einer bestimmten Person Schuld zuweisen könnten. Bei solchen Mitarbeitern müssen Sie im Exit-Interview mit indirekten Fragen zum Kern des Problems vorstoßen.
Fragen Sie zum Beispiel: „Welchen Rat würden Sie Ihrem Nachfolger geben?“ oder „Wenn Sie etwas in unserem Unternehmen verändern könnten: Was wäre das?“
Die Gründe für einen Jobwechsel sind vielfältig: Mehr Gehalt, ein Karrieresprung, mehr Verantwortung, Probleme mit den Vorgesetzten – oder schlichtweg der Wunsch, etwas Neues auszuprobieren. In den wenigsten Fällen ist jedoch ein einzelner Grund entscheidend. Wenn Ihnen ein Mitarbeiter einen einzelnen Grund nennt, sollten Sie deshalb fragen, wie es in den anderen Bereichen aussieht.
Folgende Punkte sollten in jedem Exit-Interview zur Sprache kommen:
- Zufriedenheit mit den Aufgaben
- Karrierepläne
- Stimmung im Team
- Verhältnis zu den Vorgesetzten
Im Exit-Interview geht es nicht nur um Kritik
Unterhalten Sie sich nicht nur über die Ursachen, die zur Kündigung geführt haben. Fragen Sie unbedingt auch, was dem Mitarbeiter an seinem Job am Besten gefallen hat. Im Exit-Interview möchten Sie zwar vor allem die Kündigungsgründe erfahren, aber genauso können Sie das Gespräch nutzen, um die (manchmal) verborgenen Stärken Ihres Unternehmens herauszufinden.
Zu wissen, was Ihren Mitarbeitern wichtig ist, hilft Ihnen, Ihre ganz individuelle Arbeitgebermarke zu entwickeln. Sie können diese Stärken weiter ausbauen und in künftigen Bewerbergesprächen als Argument einbringen.
Es ist außerdem sehr nützlich, herauszufinden, wie der Mitarbeiter an seine neue Stelle gekommen ist. Diese Informationen können Sie selbst bei der Mitarbeitersuche verwenden: Auf welche Kanäle, Jobportale oder spezialisierte Personaldienstleister sollten Sie sich konzentrieren? Die Wahrscheinlichkeit, dass sich passende Fachkräfte über die gleichen Kanäle informieren, ist hoch und somit finden Sie dort vielleicht auch einen Ersatz für Ihren Mitarbeiter. Oder Sie holen sich für die Suche nach einem neuen Mitarbeiter Unterstützung von einem spezialisierten Personaldienstleister.
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