Bitte einsteigen: So gelingt der Onboarding-Prozess

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Der War for Talents verschärft sich zusehends. Bis die passende Fachkraft für eine offene Stelle rekrutiert ist, vergeht oft deutlich mehr Zeit als gewünscht. Wenn der Neuzugang dann endlich startet, sind womöglich schon jede Menge drängende Aufgaben für ihn oder sie aufgelaufen. Angesichts dessen kann ein gewissenhafter Onboarding-Prozess leicht zur Nebensache geraten. Warum das ein Fehler ist und wie Sie neue Mitarbeitende systematisch und mit Plan einarbeiten, erfahren Sie hier.

Was ist Onboarding und warum ist es so wichtig?

Um geeignete Mitarbeitende zu finden, wenden Unternehmen oft viel Zeit und Geld auf. Sind Positionen schließlich besetzt, müssen sich die Investitionen schnell auszahlen. Entsprechend hoch sind die Erwartungen an die Neuzugänge. So schnell wie möglich sollen sie …

sich fachlich in ihre neuen Aufgaben einarbeiten.
sich in ihr Team integrieren.
eigenverantwortlich handeln und Initiative zeigen.
sich im Unternehmen zurechtfinden.
messbare Erfolge erzielen bzw. Kolleg*innen entlasten.

Nachvollziehbar sind diese Erwartungen allemal. Vor allem, wenn eine Position längere Zeit vakant war und Mitarbeitende deshalb zusätzliche Aufgaben übernehmen musste, kann man ihnen kaum verdenken, dass die Hoffnungen, die sie in das neue Teammitglied setzen, hoch sind. Und nicht immer realistisch.

Wenn die Wirklichkeit anders aussieht, kann das auch an einem mangelhaften Onboarding-Prozess liegen. Denn egal wie kompetent und qualifiziert der oder die Neue ist: Um langfristig effektiv, motiviert und erfolgreich zu arbeiten, braucht es ein wenig Starthilfe. Mit einer netten Begrüßung und einem herzlichen Willkommen neuer Mitarbeitender ist es nicht getan. Stattdessen ist ein kompletter Onboarding-Plan gefragt, der bereits vor dem ersten Arbeitstag der neuen Kraft ansetzt.

Aber was ist Onboarding überhaupt? Es ist eine Maßnahme oder ein Maßnahmenpaket, um neue Mitarbeiter*innen ins Unternehmen und in ihre Aufgaben einzuführen – unabhängig von ihrer Position in der Hierarchie. Bei leitenden Führungskräften und Executives kann ein guter Onboarding-Prozess entscheidend sein, weil sie für den Erfolg und die Ausrichtung des Unternehmens verantwortlich zeichnen sollen.

Deshalb ist in ihrem Fall Onboarding Sache von Geschäftsleitung und Personalabteilung. Bei Neueinstiegen auf niedrigeren Hierarchieebenen sollte die Personalabteilung direkte Vorgesetzte und gegebenenfalls auch einzelne Teamkolleg*innen ins Boot holen. Je gewissenhafter und zielgerichteter alle Beteiligten dabei vorgehen, desto kürzer wird die Einarbeitungszeit und desto eher können Neueinstellungen zur Wertschöpfung beitragen.

Weitere Effekte eines guten Onboarding-Konzepts:

Es stärkt bereits in einem frühen Stadium die Mitarbeiter*innenbindung und vermindert so das Risiko von Kündigungen.
Es erhöht die Leistungsbereitschaft und damit die Produktivität.
Es verbessert (auch nach außen) das Image als guter Arbeitgeber und erleichtert mithin das Recruiting.

Systematische Onboarding-Maßnahmen entwickeln

Die Vorteile eines durchdachten Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter*innen liegen auf der Hand. Doch wie lässt es sich in die Tat umsetzen? Die Grundvoraussetzungen:

Die Einarbeitung muss professionell vorbereitet sein. Fehler und Nachlässigkeiten können zur Unzufriedenheit auf beiden Seiten führen und den Start belasten.
Die neue Kraft kann ihre Aufgaben nicht von Tag 1 vollumfänglich übernehmen. Deshalb ist zu klären und zu organisieren, wer ihre künftigen Tätigkeiten gegenwärtig stellvertretend ausübt.
Das Onboarding ist im Idealfall auf die jeweilige Person und Position abgestimmt. Ziel ist es daher nicht nur, zügig die anstehenden Aufgaben und Pflichten zu vermitteln. Es kommt ebenso darauf an, die Einarbeitung auf den Charakter abzustimmen. Der Neuzugang soll sich schließlich im Unternehmen wohlfühlen und Vertrauen fassen. Nur dann kann sich die erhoffte Arbeitsleistung frühzeitig sowie in vollem Umfang entwickeln.

Die genannten Aspekte sind nüchtern betrachtet Selbstverständlichkeiten. Trotzdem gehören sie (noch) nicht in jedem Unternehmen zum Onboarding-Alltag. Wer sich damit beschäftigt, stellt jedoch schnell fest, dass das Thema alles andere als banal, sondern sehr weitreichend ist: Je nach Wirkungskreis einer Neueinstellung sind unterschiedliche Abteilungen, Hierarchieebenen und zum Teil auch externe Stakeholder davon betroffen, wie der oder die Neue die Aufgaben annimmt und die Position ausfüllt.

Gutes Onboarding erfordert viel organisatorische Arbeit. Besonders dann, wenn dafür stets bei null angefangen wird. Deshalb ist hier ein generelles, systematisches Gerüst sinnvoll, das sich auf individuelle Bedürfnisse anpassen lässt. Das bedeutet zwar immer noch einen gewissen Aufwand, macht die Sache aber trotzdem leichter. Dabei hilft es, das gesamte Prozedere in drei Phasen zu unterteilen.

Die drei Onboarding-Phasen

Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist besonders in großen Unternehmen komplex und langwierig. Das Verfahren kann bis zu einem Jahr oder sogar länger dauern. In dieser Zeit sind viele kleine und große Herausforderungen zu bewältigen. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren und stets den Status Quo zu kennen, ist ein strategisches und strukturiertes Vorgehen ratsam. Das gilt übrigens auch für kleine und mittlere Unternehmen, in denen einzelne Beschäftigte – je nach Position – oft sehr vielfältige Aufgaben parallel schultern müssen.

Für die Einarbeitung hat sich ein Modell aus drei Onboarding-Phasen bewährt.

1. Die Preboarding-Phase

… setzt ein, sobald ein Unternehmen seine Personalentscheidung getroffen hat. Es sollten also direkt nach der Vertragsunterzeichnung einige grundlegende Dinge mit der oder dem neuen Mitarbeitenden klären. Dabei geht es zum Beispiel um die geplanten konkreten Schritte am ersten Arbeitstag. So wissen neue Beschäftigte früh, was sie erwartet, können sich darauf einstellen und gegebenenfalls Fragen dazu vorbereiten. Das sorgt nicht nur für einen reibungslosen Einstieg, sondern vermittelt auch Sicherheit und Vertrauen.

Unternehmen sollten in der Preboarding-Phase dem neuen Personal ...

Ansprechpartner*innen in der HR-Abteilung nennen.
Kontakt zu den jeweiligen Vorgesetzten ermöglichen.
grundlegende Informationen zum Unternehmen sowie zu ihren künftigen Aufgaben vermitteln.
Fragen beantworten, etwa zum Arbeitsplatz (Home Office), Team, Arbeitsweg und zu den Arbeitszeiten oder je nach Bedarf zu spezifischen Benefits wie Kinderbetreuung.
eine detaillierte Stellenbeschreibung präsentieren.
die Struktur des Onboardings beschreiben.

2. Die Onboarding-Phase

… beginnt mit dem ersten Arbeitstag und erstreckt sich über die nächsten drei, vier Wochen. Während dieser Etappe des Einarbeitungsplans für neue Mitarbeiter*innen geht es vorrangig darum, diese in ihrem Arbeitsumfeld zu etablieren – nach innen wie außen. Weitere wichtige Punkte: die Orientierung im neuen Wirkungskreis erleichtern sowie Zeichen von Zuversicht vermitteln.

Unternehmen sollten in der Onboarding-Phase Neuzugänge …

begrüßen und willkommen heißen.
Vorgesetzten, Team, etwaigen Paten sowie weiteren relevante Personen vorstellen.
mit dem Arbeitsplatz, den Arbeitsutensilien u. ä. bekannt machen (ggf. Schlüssel und Passwörter aushändigen, Kantine, Parkplatz und Pausenräume zeigen).

Während dieser Phase im Onboarding-Prozess müssen die neuen Mitarbeiter*innen nach und nach mehr Details erfahren und lernen. Das umfasst beispielsweise die Bedienung von IT-Programmen, tiefere Einblicke in die Struktur, die Arbeitsweise sowie die Einbindung ihrer Abteilung in das gesamte Unternehmen. Besonders wichtig in dieser Zeit ist der Austausch mit Vorgesetzten über Möglichkeiten und Ziele der Position und den damit verbundenen Erwartungen.

3. Die Integrationsphase

… nimmt mit bis zu zwölf oder mehr Monaten den größten Raum der Einarbeitungszeit ein. Die genaue Dauer hängt von der Hierarchiestufe und der Komplexität der Position ab. Der Übergang von der Onboarding-Phase ist meist fließend. Das Ziel der dritten Stufe: die neue Kraft fest im Unternehmen verankern und ihr mehr Spielraum für eigene Entscheidungen geben.

Unternehmen sollten in der Integrationsphase das neue Personal …
in langfristige, strategischen Pläne einweihen (insbesondere Führungskräfte).
zu wichtigen Veranstaltungen mitnehmen (interne und externe Treffen, Messen, PR-Aktionen, Fachtagungen etc.)
in berufliche Netzwerke einbinden.
bei Bedarf an Weiterbildungen und Lehrgängen teilnehmen lassen.
je nach Position verstärkt Arbeitsgruppen und Projekte leiten lassen.

Um den Erfolg zu unterstützen, sind spätestens in der Integrationsphase Feedbackgespräche sinnvoll. Dabei lassen sich Probleme sowie beiderseits offene Fragen besprechen.

Personalverantwortliche sollten die drei Phasen in möglichst viele einzelne Schritte unterteilen und daraus Onboarding-Checklisten für neue Angestellte entwickeln. Gibt es in einem Unternehmen sehr unterschiedlich ausgestaltete Positionen, lohnt es sich, jeweils individuelle Versionen davon anzulegen. Das lässt sich beispielsweise mit einer HR-Software unterstützen.

Weitere Tipps und Details zu Onboarding-Maßnahmen

Die Onboarding-Box: Überreichen Sie neuen Mitarbeiter*innen ein Willkommenspaket mit allen relevanten Informationen zu Ihrem Unternehmen: Struktur, Dienstleistungen und Produkte, wichtigste Wettbewerber. Verschicken Sie die Onboarding-Box am besten schon einige Zeit vor dem ersten Arbeitstag, sodass die Neuen Gelegenheit haben, alles zu lesen und sich optimal vorzubereiten. Der große Vorteil des Pakets ist, dass Sie es für sämtliche neuen Mitarbeiter*innen nutzen können, unabhängig von der Abteilung. Sie sollten nur darauf achten, dass die Unterlagen in regelmäßigen Abständen und bei Änderungen aktualisiert werden.

Das Erwartungsgespräch: Das erste Mitarbeitendengespräch – das sogenannte Erwartungsgespräch – sollte im Zuge des Onboardings bereits nach ein paar Tagen stattfinden. Sie können die ersten Meilensteine vereinbaren und klären, welchen Beitrag der Neuzugang zum Erreichen bestimmter Ziele leisten soll. So vermeiden Sie Missverständnisse und sorgen dafür, dass jede*r die Erwartungen der anderen Seite kennt. Außerdem können Sie dabei erkennen, wie gut der Onboarding-Prozess verläuft und ob sich die Neuen schon gut eingelebt haben.

Das Mitarbeiter*innen-Handbuch: Hier finden die neuen Kräfte Antworten auf die häufigsten Fragen: Wie soll ich mich im Social Web verhalten? Welche Kernarbeitszeiten gibt es? Wie sind die Datenschutzregeln im Unternehmen? Wer ist Ansprechpartner bei IT-Problemen? Ebenso wie die Onboarding-Box können Sie diese Informationsquelle – mit kleinen Anpassungen von Zeit zu Zeit – bei jedem weiteren Onboarding verwenden.

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