Onboarding: Mit diesen 10 Tipps starten neue Mitarbeiter schneller durch

Von Christina Holl 15. Mai 2015

Sie haben einen neuen Mitarbeiter eingestellt? Glückwunsch! Die Personalsuche ist nämlich ganz schön schwierig: 80 % der deutschen HR-Manager sehen laut Studie von Robert Half das Recruiting qualifizierter Fachkräfte als große oder sogar sehr große Herausforderung. Jetzt gilt es die nächste Hürde zu nehmen und den Mitarbeiter mit einem professionellen Onboarding im neuen Job erfolgreich zu machen.

Mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist zwar ein großer Schritt getan, der Recruiting-Prozess selbst jedoch noch nicht beendet. In der Probezeit prüfen Sie (ebenso wie der neue Mitarbeiter), ob die Entscheidung richtig war oder Sie die Personalsuche schlimmstenfalls erneut angehen müssen.

Bereiten Sie dem neuen Mitarbeiter deshalb mit einem professionell aufgesetzten Onboarding-Prozess ein herzliches Willkommen und sorgen Sie für einen perfekten Start.

Wie das geht, zeigt unsere Checkliste der zehn wichtigsten Faktoren, auf die Sie beim Onboarding achten sollten:

1.  Das “Über uns”-Paket

Schnüren Sie dem neuen Mitarbeiter ein schönes Willkommenspaket mit allen relevanten Informationen zu Ihrem Unternehmen: Struktur, Dienstleistungen und Produkte, wichtigste Wettbewerber. Schicken Sie das “Über uns”-Paket am besten noch vor dem ersten Arbeitstag an den neuen Mitarbeiter.

Der große Vorteil des “Über uns”-Pakets ist, dass Sie dieses für jeden neuen Mitarbeiter, unabhängig von der Abteilung, nutzen können. Sie sollten nur darauf achten, dass die Unterlagen in regelmäßigen Abständen und bei Änderungen aktualisiert werden.

2.  Der Ansprechpartner für den neuen Kollegen

Stellen Sie sich vor: Der neue Mitarbeiter taucht am ersten Tag hoch motiviert in Ihrem Unternehmen auf – und keiner fühlt sich für ihn zuständig. Keiner kann ihm erklären, was er in den ersten Tagen machen soll. So funktioniert ein gutes Onboarding auf keinen Fall.

Stellen Sie sicher, dass er sich am ersten Tag nicht allein gelassen fühlt: Wer führt ihn durch das Unternehmen und stellt ihm das Team vor? An wen kann er sich jederzeit bei Fragen wenden? Der Ansprechpartner am ersten Tag muss übrigens nicht der Mentor sein (siehe Punkt 6).

3.  Auch das Mitarbeiterhandbuch gehört zum Onboarding-Prozess

Den Onboarding-Ansprechpartner können Sie mit einem Mitarbeiterhandbuch, idealerweise im Intranet, entlasten: Hier findet der neue Mitarbeiter Antworten auf die häufigsten Fragen: Wie soll ich mich im Social Web verhalten? Welche Kernarbeitszeiten gibt es? Wie sind die Datenschutzregeln im Unternehmen? Wer ist Ansprechpartner bei IT-Problemen?

Ebenso wie beim “Über uns”-Paket können Sie diese Informationsquelle – mit kleinen Anpassungen von Zeit zu Zeit – bei jedem weiteren Onboarding verwenden.

4.  Binden Sie das Team in das Onboarding ein

Spannen Sie das Team Ihres neuen Kollegen für sein Onboarding ein. Informieren Sie es vorab über den neuen Mitarbeiter, seine Aufgaben, Fähigkeiten und seinen Background. Geben Sie jedem eine Aufgabe: Das Teammitglied soll den neuen Kollegen über den eigenen Arbeitsbereich informieren. So verteilt sich das Onboarding auf mehrere Schultern und Sie stellen sicher, dass bei der Integration ins Unternehmen nichts unter den Tisch fällt.

5.  Unterschätzen Sie nicht die Wirkung eines perfekten Arbeitsplatzes

Ein neues Arbeitsumfeld hält viele Herausforderungen bereit. Das Einrichten des Arbeitsplatzes sollte keine sein. Achten Sie darauf, dass Schreibtisch und Computer für den neuen Kollegen vorbereitet sind: Der PC sollte mit allen wichtigen Programmen bereit stehen, Benutzerkonto, E-Mail-Adresse und Telefon installiert und die Passwörter generiert sein.

Außerdem sollten Schlüssel oder Schlüsselkarte und je nach Stelle auch Dienstwagen oder Handy vorhanden sein. Eine Schachtel  Pralinen oder Blumen am ersten Arbeitstag sind ebenso ein netter Willkommensgruß. Besonders gelungen ist das Onboarding, wenn neben den Pralinen oder dem Blumenstrauß schon die Visitenkarten bereit liegen.

6.  Zum Onboarding-Prozess gehört ein Mentor

Der Mentor ist im Onboarding-Prozess der erste Ansprechpartner des neuen Kollegen.

Er kann ihm Aufgaben und Reportingstrukturen erklären, die Karrierepfade im Unternehmen sowie wichtige Aspekte der Firmenkultur (zum Beispiel, ob man sich in der Regel mit „Du“ oder „Sie“ anspricht und ob es üblich ist, gemeinsam die Mittagspause zu verbringen).

Mentoren laden neue Mitarbeiter auch zu Afterwork-Meetings ein und sind Ansprechpartner für weniger formelle Fragen. Dazu eignen sich vor allem erfahrene Mitarbeiter, die schon länger im Unternehmen arbeiten.  

7.  Behandeln Sie den “Neuen” als vollwertiges Teammitglied

Je schneller sich ein Kollege als vollwertiger Teil des Unternehmens fühlt, umso schneller wird er sich integrieren. Laden Sie ihn deshalb von Anfang an zu relevanten Teammeetings ein. So lernt er die verschiedenen Abläufe und Arbeitsschritte sowie die Verantwortungsbereiche der Kollegen schneller kennen.

Ab dem zweiten oder dritten Meeting können Sie ihm Aufgaben dafür zuteilen. Bitten Sie ihn beispielsweise vorab darum, Ideen für ein anstehendes Projekt zu sammeln oder relevante Informationen zu recherchieren, die er im Meeting präsentieren soll.

8.  Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen

Das erste Mitarbeitergespräch - das sogenannte Erwartungsgespräch - sollte im Zuge des Onboardings bereits nach ein paar Tagen stattfinden. Sie können die ersten Meilensteine vereinbaren und klären, welchen Beitrag der neue Kollege zum Erreichen bestimmter Ziele leisten soll.

So vermeiden Sie Missverständnisse und sorgen dafür, dass jeder die Erwartungen der anderen Seite kennt. Außerdem können Sie dabei schnell feststellen, wie gut der Onboarding-Prozess verläuft und ob sich der Mitarbeiter schon gut eingefügt hat.

9. Halten Sie regelmäßige Feedbackgespräche ab

Feedbackgespräche sind die Fortsetzung des Erwartungsgesprächs und leisten einen wertvollen Beitrag zum Erfolg des Onboarding-Prozesses. Das erste Gespräch findet meist nach vier Wochen statt – der Minimaldauer der Probezeit.

Sie können an das Erwartungsgespräch anknüpfen: Wurden alle Vereinbarungen eingehalten und die Erwartungen erfüllt? Loben Sie die Leistung, weisen Sie aber auch hin, wenn es  Verbesserungsbedarf gibt.

Fragen Sie den Mitarbeiter auch nach seinen Wünschen, Erfahrungen und Erwartungen. Die nächsten Feedbackgespräche können Sie im Turnus von zwei bis maximal vier Wochen ansetzen. Damit stellen Sie sicher, den Mitarbeiter gerade zu Beginn eng zu begleiten bis er nach etwa drei Monaten (und abhängig von der Funktion) schon weitestgehend selbständig arbeiten können sollte.

10. Drei Monate Onboarding ist Pflicht

Die ersten 100 Tage im neuen Job entscheiden darüber, ob ein Mitarbeiter sich gut einlebt und schnell produktiv arbeitet. Oder Sie während der Probezeit wieder verlässt. Deshalb sind die ersten drei Monate auch die Zeit, die Sie für das Onboarding einplanen sollten.

Auch wenn dies mit zusätzlichem Aufwand für Sie und Ihre Mitarbeiter verbunden ist, verstehen Sie das Onboarding unbedingt als Teil Ihres Recruiting-Prozesses. Sie werden von den vielen Vorteilen des erfolgreichen Onboardings langfristig profitieren.

Wie holen Sie neue Mitarbeiter an Bord? Wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen.

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