Bitte einsteigen: So gelingt der Onboarding-Prozess

Von Christina Holl on 10. August 2021

Fach- und Führungskräfte sind teuer. Deshalb erwarten viele Vorgesetzte von ihnen schnelle Erfolge, möglichst schon vom ersten Tag an. Dabei gerät ein gewissenhafter Onboarding-Prozess leicht zur Nebensache. Warum das ein Fehler ist und wie das Management ihn vermeidet, erfahren Sie hier.

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Darum ist Onboarding so wichtig

Der War for Talents dreht sich seit Jahren besonders um qualifizierte Fachkräfte – auch für leitende Positionen. Um geeignete Kräfte zu finden, wenden Unternehmen oft viel Zeit und Geld auf. Sind die Positionen schließlich besetzt, müssen sich die Investitionen schnell auszahlen. Entsprechend hoch sind die Erwartungen an neue Teammitglieder im Management. Sie sollen in kürzester Zeit …

  • eigenverantwortlich handeln und Initiative zeigen.
  • sich im Unternehmen zurechtfinden.
  • ihre Mitarbeitenden leiten.
  • gute Kontakte zur Kundschaft aufbauen.
  • Pläne und Strategien entwickeln und umsetzen.
  • messbare Erfolge vorzeigen.

Die Ansprüche seitens der Geschäftsführung an sogenannte “Quick Wins” sind nachvollziehbar – doch nicht immer realistisch. Wenn die Wirklichkeit anders aussieht, kann das auch an einem mangelhaften Onboarding-Prozess liegen. Denn vielen Unternehmen ist nicht bewusst, dass auch Fachkräfte und leitende Beschäftigte Starthilfe brauchen. Mit einer netten Begrüßung und einem herzlichen Willkommen neuer Mitarbeiter ist es nicht getan. Stattdessen ist ein kompletter Onboarding-Plan gefragt, der bereits vor dem ersten Arbeitstag der neuen Kraft ansetzt.

Aber was ist Onboarding überhaupt? Es ist eine Maßnahme oder ein Maßnahmenpaket, um neue Mitarbeiter*innen ins Unternehmen und in ihre Aufgaben einzuführen – unabhängig von ihrer Position in der Hierarchie. Bei Fach- und Führungskräften kann ein guter Onboarding-Prozess entscheidend sein, weil sie für den Erfolg und die Ausrichtung verantwortlich zeichnen sollen.

Deshalb ist in ihrem Fall Onboarding Sache von Geschäftsleitung und Personalabteilung. Je gewissenhafter diese dabei vorgehen, desto kürzer wird die Einarbeitungszeit und desto eher können die neuen Fach- und Führungskräfte ihre Wirkung entfalten.

Weitere Effekte eines guten Onboarding-Konzepts:

  • Es stärkt bereits in einem frühen Stadium die Mitarbeiterbindung und vermindert so das Risiko von Kündigungen.
  • Es erhöht die Leistungsbereitschaft und damit die Produktivität.
  • Es verbessert (auch nach außen) das Image als guter Arbeitgeber und erleichtert mithin das Recruiting.

Systematische Onboarding-Maßnahmen entwickeln

Die Vorteile eines durchdachten Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter*innen in Führungspositionen liegen auf der Hand. Doch wie lässt es sich in die Tat umsetzen? Die Grundvoraussetzungen:

  • Die Einarbeitung muss professionell vorbereitet sein. Fehler und Nachlässigkeiten können zur Unzufriedenheit auf beiden Seiten führen und den Start belasten.
  • Die frische Kraft kann ihre Aufgaben nicht von Tag 1 vollumfänglich übernehmen. Deshalb ist zu klären und zu organisieren, wer ihre künftigen Tätigkeiten gegenwärtig stellvertretend ausübt.
  • Onboarding neuer Mitarbeiter*innen ist im Idealfall auf die jeweilige Person und Position abgestimmt. Ziel ist es daher nicht nur, zügig die anstehenden Aufgaben und Pflichten zu vermitteln. Es kommt ebenso darauf an, die Einarbeitung auf den Charakter abzustimmen. Der Neuzugang soll sich schließlich im Unternehmen wohlfühlen und Vertrauen fassen. Nur dann kann sich die erhoffte Arbeitsleistung frühzeitig sowie in vollem Umfang entwickeln.

Die genannten Aspekte sind nüchtern betrachtet Selbstverständlichkeiten. Trotzdem gehören sie (noch) nicht in jedem Unternehmen zum Onboarding-Alltag. Wer sich damit beschäftigt, stellt jedoch schnell fest, dass das Thema alles andere als banal, sondern sehr weitreichend ist: Je nach Wirkungskreis der neuen Fach- und Führungskraft sind unterschiedliche Abteilungen, Hierarchieebenen und externe Stakeholder davon betroffen, wie der oder die Neue die Aufgaben annimmt und die Position ausfüllt.

Gutes Onboarding erfordert viel organisatorische Arbeit. Besonders dann, wenn dafür stets bei null angefangen wird. Deshalb ist hier ein generelles, systematisches Gerüst sinnvoll, das sich auf individuelle Bedürfnisse anpassen lässt. Das bedeutet zwar immer noch einen gewissen Aufwand, macht die Sache aber trotzdem leichter. Dabei hilft es, das gesamte Prozedere in drei Phasen zu unterteilen.

Die drei Onboarding-Phasen

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen ist besonders in großen Unternehmen komplex und langwierig. Das Verfahren kann bis zu einem Jahr oder sogar länger dauern. In dieser Zeit sind viele kleine und große Herausforderungen zu bewältigen. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren und stets den Status Quo zu kennen, ist ein strategisches und strukturiertes Vorgehen ratsam. Das gilt übrigens auch für kleine und mittlere Unternehmen, in denen einzelne Beschäftigte – je nach Position – oft sehr vielfältige Aufgaben parallel schultern müssen.

Für die Einarbeitung hat sich ein Modell aus drei Onboarding-Phasen bewährt.

1. Die Preboarding-Phase

… setzt ein, sobald ein Unternehmen seine Personalentscheidung getroffen hat. Es sollte also direkt nach der Vertragsunterzeichnung einige grundlegende Dinge mit der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter klären. Dabei geht es zum Beispiel um die geplanten konkreten Schritte am ersten Arbeitstag. So wissen neue Beschäftigte früh, was sie erwartet, können sich darauf einstellen und gegebenenfalls Fragen dazu vorbereiten. Das sorgt nicht nur für einen reibungslosen Einstieg, sondern vermittelt auch Sicherheit und Vertrauen.

Unternehmen sollten in der Preboarding-Phase dem neuen Personal ...

  • Ansprechpartner*innen in der HR-Abteilung nennen.
  • Kontakt zu den jeweiligen Vorgesetzten ermöglichen.
  • grundlegende Informationen zum Unternehmen sowie zu ihren künftigen Aufgaben vermitteln.
  • Fragen beantworten, etwa zum Arbeitsplatz (Home Office), Team, Arbeitsweg und zu den Arbeitszeiten oder je nach Bedarf zu spezifischen Benefits wie Kinderbetreuung.
  • eine detaillierte Stellenbeschreibung präsentieren.
  • die Struktur des Onboardings beschreiben.

2. Die Onboarding-Phase

… beginnt mit dem ersten Arbeitstag und erstreckt sich über die nächsten drei, vier Wochen. Während dieser Etappe des Einarbeitungsplans für neue Mitarbeiter*innen geht es vorrangig darum, diese in ihrem Arbeitsumfeld zu etablieren – nach innen wie außen. Weitere wichtige Punkte: die Orientierung im neuen Wirkungskreis erleichtern sowie Zeichen von Zuversicht vermitteln.

  • Unternehmen sollten in der Onboarding-Phase das neue Personal …
  • begrüßen und willkommen heißen.
  • Vorgesetzten, Team, möglichen Mentorinnen bzw. Mentoren sowie weiteren wichtigen Personen vorstellen.
  • mit dem Arbeitsplatz, den Arbeitsutensilien u. ä. bekannt machen (ggf. Schlüssel und Passwörter aushändigen, Kantine, Parkplatz und Pausenräume zeigen).

Während dieser Phase im Onboarding-Prozess müssen die neuen Mitarbeiter*innen nach und nach mehr Details erfahren und lernen. Das umfasst beispielsweise die Bedienung von IT-Programmen, tiefere Einblicke in die Struktur, die Arbeitsweise sowie die Einbindung ihrer Abteilung in das gesamte Unternehmen. Besonders wichtig in dieser Zeit ist der Austausch mit Vorgesetzten über Möglichkeiten und Ziele der Position und den damit verbundenen Erwartungen.

3. Die Integrationsphase

… nimmt mit bis zu zwölf oder mehr Monaten den größten Raum der Einarbeitungszeit ein. Die genaue Dauer hängt von der Hierarchiestufe und der Komplexität der Position ab. Der Übergang von der Onboarding-Phase ist meist fließend. Das Ziel der dritten Stufe: die neue Kraft fest im Unternehmen verankern und ihr mehr Spielraum für eigene Entscheidungen geben.

  • Unternehmen sollten in der Integrationsphase das neue Personal …
  • in langfristige, strategischen Pläne einweihen (insbesondere Führungskräfte).
  • zu wichtigen Veranstaltungen mitnehmen (interne und externe Treffen, Messen, PR-Aktionen, Fachtagungen etc.)
  • in berufliche Netzwerke einbinden.
  • bei Bedarf an Weiterbildungen und Lehrgängen teilnehmen lassen.
  • je nach Position verstärkt Arbeitsgruppen und Projekte leiten lassen.

Um den Erfolg zu unterstützen, sind spätestens in der Integrationsphase Feedbackgespräche sinnvoll. Dabei lassen sich Probleme sowie beiderseits offene Fragen besprechen.

Personalverantwortliche sollten die drei Phasen in möglichst viele einzelne Schritte unterteilen und daraus Onboarding-Checklisten für neue Mitarbeiter entwickeln. Gibt es in einem Unternehmen mehrere unterschiedliche Arten von Fach- und Führungspositionen, lohnt es sich, jeweils individuelle Versionen davon anzulegen. Das lässt sich beispielsweise mit einer HR-Software unterstützen.

Weitere Tipps und Details zu Onboarding-Maßnahmen

Die Onboarding-Box: Überreichen Sie neuen Mitarbeiter*innen ein Willkommenspaket mit allen relevanten Informationen zu Ihrem Unternehmen: Struktur, Dienstleistungen und Produkte, wichtigste Wettbewerber. Verschicken Sie die Onboarding-Box am besten schon einige Zeit vor dem ersten Arbeitstag, sodass die Neuen Gelegenheit haben, alles zu lesen und sich optimal vorzubereiten. Der große Vorteil des Pakets ist, dass Sie es für sämtliche neuen Mitarbeiter*innen nutzen können, unabhängig von der Abteilung. Sie sollten nur darauf achten, dass die Unterlagen in regelmäßigen Abständen und bei Änderungen aktualisiert werden.

Das Erwartungsgespräch: Das erste Mitarbeitergespräch – das sogenannte Erwartungsgespräch – sollte im Zuge des Onboardings bereits nach ein paar Tagen stattfinden. Sie können die ersten Meilensteine vereinbaren und klären, welchen Beitrag der Neuzugang zum Erreichen bestimmter Ziele leisten soll. So vermeiden Sie Missverständnisse und sorgen dafür, dass jede*r die Erwartungen der anderen Seite kennt. Außerdem können Sie dabei erkennen, wie gut der Onboarding-Prozess verläuft und ob sich die Neuen schon gut eingefügt haben.

Das Mitarbeiter*innen-Handbuch: Hier finden die neuen Kräfte Antworten auf die häufigsten Fragen: Wie soll ich mich im Social Web verhalten? Welche Kernarbeitszeiten gibt es? Wie sind die Datenschutzregeln im Unternehmen? Wer ist Ansprechpartner bei IT-Problemen? Ebenso wie die Onboarding-Box können Sie diese Informationsquelle – mit kleinen Anpassungen von Zeit zu Zeit – bei jedem weiteren Onboarding verwenden.

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Bildquelle: © Erwan Hesry - Unsplash.com