Workation: Darauf sollten Unternehmen achten

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Workation ist bei Beschäftigten beliebt, weil sie damit dort arbeiten, wo andere Urlaub machen. Möglich macht das die moderne Technik. Doch es kommt auch auf die passende Mentalität an. Zudem gilt es gerade beim mobilen Arbeiten im Ausland rechtliche Fragen zu klären.

Home-Office ist mittlerweile Standard

Die Digitalisierung hat klassische Arbeitsmodelle um neue Varianten erweitert. Die bekannteste dürfte wohl Home-Office sein. Dabei sind die Beschäftigten nicht mehr am angestammten Firmensitz tätig, sondern von zu Hause aus. Entweder dauerhaft oder für einen Teil der Arbeitszeit. Vor allem zu Beginn der Corona-Pandemie und angesichts eingeschränkter persönlicher Kontakte oft als Notlösung eingeführt, haben viele Unternehmen damit gute Erfahrungen gemacht. Auch Bewerbende legen darauf immer öfter Wert und machen eine Zusage von der Möglichkeit für Home-Office abhängig.

Das Prinzip des mobilen Arbeitens lässt sich dank des technologischen Fortschritts geografisch deutlich ausweiten. Dafür genügen ein Laptop und eine gute Interverbindung. Damit ist weltweites Arbeiten möglich. Wie wäre es also mit einer Workation?

Workation – Definition und Vorteile

Die Bezeichnung Workation setzt sich zusammen aus den englischsprachigen Begriffen „Work“ und „Vacation“ – zu Deutsch: Arbeit und Urlaub. Gemeint ist damit ein Job, der meist an reizvollen Orten rund um den Globus ausgeführt wird. Also arbeiten, wo andere Urlaub machen.

Der Vorteil für die Beschäftigten liegt auf der Hand: ein beruflicher Alltag in einer angenehmen Umgebung – wo man nach Feierabend auch gleich die Freizeit umso mehr genießen kann. Aber warum ist das auch für Unternehmen gut? Weil es ein Mittel sein kann, sich als attraktiver Arbeitgeber herauszustellen – und gleichzeitig von motivierten, inspirierten und produktiven Beschäftigten zu profitieren. Denn obwohl bei Workation der Begriff Urlaub stark mitschwingt, spielt dieser nicht die Hauptrolle. Stattdessen geht es um eine ausgewogene Kombination der sonst oft als Gegensätze angesehenen Arbeit und Freizeit. Daraus können sich folgende positive Effekte ergeben:

Der Ortswechsel bedeutet meist auch einen Perspektivwechsel. Aus der geänderten Sichtweise ergeben sich oft bereichernde, neue kreative Impulse für die Arbeit.
Die Kombination von herkömmlichem Job und attraktivem Ambiente sorgt für eine bessere Erholung und damit für leistungsfähigere Mitarbeitende.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Workation

Der Unterschied zum herkömmlichen Arbeitsmodell ist in erster Linie der Ort der Beschäftigung. Deshalb ist mobiles Arbeiten im Ausland vor allem für Tätigkeiten angebracht, die problemlos auf Distanz funktionieren und nur selten Präsenz erfordern. Zum Beispiel:

Buchhalter*innen
Softwareentwickler*innen
Marketingmitarbeiter*innen
Web-Designer*innen
Lektor*innen
SEO-Expert*innen
Podcaster*innen

Neben der Funktion kommt es auch auf die jeweilige Persönlichkeit der Mitarbeitenden an. Wer für eine Workation infrage kommt, sollte gefestigt und diszipliniert sein. Andernfalls könnte sie oder er sich leicht von der Arbeit ablenken lassen.

Gut ist ein kommunikationsfreudiges Wesen, das den Kontakt mit anderen nicht scheut und mit dem Team beispielsweise über Chatprogramme und Videocalls in Verbindung bleibt. Außerdem brauchen Beschäftigte Selbstbewusstsein und Zutrauen in die eigenen Fähigkeiten. Mangelt es daran, können sie sich abseits der gewohnten Umgebung schnell überfordert fühlen oder unter Heimweh leiden.

New-Work-Konzept mit Potenzial: Coworkation

Coworkation bedeutet, dass Beschäftigte aus unterschiedlichen Teams oder Unternehmen fern der Heimat zusammenkommen können. Das stärkt Teambuilding bzw. die Zusammenarbeit zwischen geschäftlichen Partnern und kann neue kreative Kräfte und Dynamiken freisetzen. Passende Beschäftigte lassen sich entweder gezielt aussuchen oder beispielsweise über eine Mitarbeiterbefragung beziehungsweise eine interne Stellenausschreibung finden.

Bei einer Coworkation ist indes auch die Unterbringung sehr wichtig. Je nach Dauer der Maßnahme und Anzahl der Teammitglieder sollten Unternehmen geeignete Standorte und Unterkünfte wählen. Nicht zu vergessen ist eine gut funktionierende technische Infrastruktur am Arbeitsplatz. Ebenso entscheidend ist eine stabile Verbindung zwischen dem Stammsitz, den Coworkation-Orten und womöglich mehreren Home-Offices. Gut für die Zusammenarbeit ist es, wenn möglichst viele Beschäftigte innerhalb derselben oder einer benachbarten Zeitzone leben.

Eine weitere Rolle spielen die Kosten für eine Coworkation. Wie hoch die ausfallen, lässt sich pauschal nicht sagen. Bestimmend sind individuelle Faktoren, wie:

Anzahl der Beschäftigten
Ort und Unterbringung
Dauer und Ziel des Aufenthalts

Rechtliche Rahmenbedingungen für Workation prüfen

Unternehmen sollten sich vor der Einführung von Workation oder Coworkation gründlich mit den Formalia beschäftigen, die mit diesen Maßnahmen einhergehen. Denn Arbeiten im Ausland ist oft mit unterschiedlichen gesetzlichen Rahmenbedingungen verbunden. Die müssen unbedingt eingehalten werden. Zu klären ist darüber hinaus, ob sie mit den heimischen Regelungen sowie gewohnten und wichtigen Standards zusammenpassen. Mittlerweile gibt es eine Reihe von spezialisierten Anbietern, die Unternehmen zu diesem Thema beraten und bei der Umsetzung assistieren.

Hier einige Punkte, die grundsätzlich zu klären sind

Schicken Unternehmen Mitarbeitende ohne eine Arbeitserlaubnis in ein anderes Land, kann das je nach den dortigen Bestimmungen ernste juristische Konsequenzen haben. Und zwar sowohl für die Beschäftigten als auch für die Firmen.
Das gilt ebenso für grundsätzliche arbeitsrechtliche Richtlinien. Betroffen davon sind beispielsweise Aspekte wie Entsendevorschriften, Gehaltsforderungen, Arbeitszeiten oder gesundheitliche Regelungen.
Wie sieht es in puncto Sozialversicherung aus, wenn Beschäftigte freiwillig im Ausland arbeiten?
Bei Bedarf sollte eine gute medizinische Versorgung vor Ort bestehen. Das gilt beispielsweise auch für die sanitäre Einrichtung. Nicht zu vergessen sind schnell erreichbare Einkaufsmöglichkeiten.
Durch das (teilweise) Arbeiten im Ausland entstehen den Unternehmen eventuell Einkommensteuer- bzw. Lohnsteuerverpflichtungen.
Besonderes Augenmerk verdient außerdem das Arbeitszeitmanagement. Dabei geht es nicht nur um die Frage, wie lange gearbeitet wird, sondern wegen der möglichen Zeitverschiebung auch wann. Hier bietet sich zwecks Erfassung und Organisation der Einsatz digitaler Lösungen an, um allen Beteiligten gerecht zu werden.
Was passiert bei Notfällen wie politischen Unruhen und Naturkatastrophen am Arbeitsort? Oder wenn es in der Heimat zu problematischen Entwicklungen kommt? Dafür brauchen alle Beteiligten einen Plan mit genauen Anweisungen, beispielsweise eine schnelle Rückreise betreffend.

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