Unentbehrliches Kommunikationsmittel oder nerviges Spielzeug?

Von Alenka Mladina 1. April 2015

Mit Smartphones und Tablets ist man immer und überall erreichbar – auch in Meetings. Doch wie kommt die Nutzung bei Kollegen an, wie wirkt sich das auf die Meetingkultur aus und wann sollten Sie die mobilen Endgeräte lieber in der Tasche lassen?

​Smartphones und Tablets im Meeting sind ein Konfliktherd: Laut der Arbeitsmarktstudie von OfficeTeam finden 40 % der befragten HR-Manager, dass mobile Endgeräte in Meetings nichts zu suchen haben. Dennoch benutzen angeblich über die Hälfte ihrer Kollegen in Besprechungen regelmäßig Smartphones und Co. Das stört und führt zu mangelnder Konzentration. Aber vor allem ist es eine Frage der (N)Etikette.

Smartphone oder Tablet auf dem Tisch: Ein Zeichen für Desinteresse

Vielleicht kennen Sie das: Kaum haben die Teilnehmer im Meeting Platz genommen, werden Handy oder iPad auf den Tisch gelegt. Selbst wenn die mobilen Geräte nicht benutzt werden, signalisiert ihre bloße Anwesenheit auf dem Tisch ein gewisses Desinteresse oder zumindest die Bereitschaft, das Meeting jederzeit zu unterbrechen. Sie suggerieren: „Eigentlich habe ich Wichtigeres zu tun. Ich warte auf eine E-Mail oder einen Anruf, der sehr viel interessanter ist als die Besprechung.“

Zu einem produktiven Meeting gehört es allerdings, sich den anderen Teilnehmern gegenüber respektvoll zu verhalten, egal ob es sich um Vorgesetzte, Kunden oder Kollegen handelt. Vor allem der Vortragende verdient die volle Aufmerksamkeit. Und die widmet man ihm nur, wenn man mobile Endgeräte in der Tasche lässt oder gar nicht erst mitbringt.

Ausnahmen sind, wenn Sie das Tablet benutzen, um sich Notizen zu machen oder tatsächlich einen sehr wichtigen – beruflichen oder privaten – Anruf erwarten. Das sollten Sie jedoch am Anfang des Meetings ankündigen und um Verständnis bitten.

Das vibrierende Handy: Gift für die Konzentration

Auch wenn das Handy nicht auf dem Tisch liegt, können Vibrationsgeräusche durch eingehende Anrufe oder E-Mails die Teilnehmer des Meetings erheblich stören. Die Konzentration des Telefonbesitzers leidet gleich doppelt: Er fragt sich, wer ihn gerade anruft, und kann den Themen des Meetings nicht mehr richtig folgen. Stellen Sie ihr Handy deshalb lieber auf lautlos, schalten Sie es ganz aus oder lassen Sie es am Arbeitsplatz.

E-Mails schreiben in Meetings: Unproduktives Multitasking

Auch wer während des Meetings anfängt, auf dem Smartphone oder Tablet Nachrichten zu lesen oder E-Mails und SMS zu schreiben, zeigt sich äußerst respektlos und desinteressiert – und schadet meist der eigenen Produktivität. Denn wenn Sie nicht zufällig das Multitasking-Talent von Napoleon besitzen, verpassen Sie dadurch im Meeting wichtige Inhalte und riskieren auch noch Flüchtigkeitsfehler in den E-Mails, die Sie nach dem Meeting wieder ausbügeln müssen.

In Meetings telefonieren: Ein Störfaktor für alle

Während die bisherigen Fälle zwar unhöflich, aber relativ geräuscharm sind, können Telefonate im Konferenzraum das gesamte Meeting unterbrechen: Mit der Präsentation kann nicht weitergemacht werden oder die Diskussion und das Zuhören der anderen Teilnehmer wird gestört. Wie bereits erwähnt, sollten Sie Anrufe während Meetings nur annehmen, wenn sie wirklich dringend und wichtig sind. Es versteht sich von selbst, dass Sie zum Telefonieren den Raum verlassen.

So gestalten Sie Ihre Meetings sinnvoll

Dass mobile Endgeräte in Meetings stören, ist unbestreitbar. Dennoch ist es in manchen Fällen nachvollziehbar, dass Mitarbeiter während einer Besprechung Nachrichten lesen oder E-Mails schreiben. Denn laut karrierebibel.de verbringen sowohl Manager als auch Angestellte bis zu 19 Stunden pro Woche in Meetings oder damit, die Besprechungen zu koordinieren, vor- oder nachzubereiten. Laut der Arbeitsmarktstudie von Robert Half glaubt außerdem ein Fünftel der befragten HR-Manager, dass jede zweite bis vierte Besprechung unproduktiv verläuft.

Wenn Meetings effizienter gestaltet werden, sind die Teilnehmer automatisch weniger versucht, die Zeit zum Schreiben von E-Mails oder zum Surfen im Internet zu nutzen. Deshalb sollten Sie als Meeting-Leiter immer nur die Mitarbeiter einladen, für die das Meeting wirklich relevant ist. Außerdem ist es sinnvoll, vorher klare Ziele zu setzen und den Teilnehmern rechtzeitig die Agenda zu schicken, damit alle gut vorbereitet erscheinen und die Besprechung produktiver wird. Und natürlich sollten mobile Geräte ausgeschaltet sein – darauf kann der Meeting-Leiter durchaus hinweisen. Dadurch tragen alle dazu bei, dass im Meeting schneller Ergebnisse erreicht werden. Und so bleibt anschließend genug Zeit, sich um die E-Mails und Telefonate zu kümmern.

Mit diesen Tipps werden Ihre Meetings effizienter:

  • Halten Sie den Teilnehmerkreis klein und laden nur Personen ein, die etwas zum Thema beitragen können.
  • Machen Sie sich bewusst, welche Erwartungen Sie haben. Ohne klare Erwartungen sagen Sie das Meeting lieber ab.
  • Bereiten Sie eine Agenda vor und verschicken Sie diese rechtzeitig mit kleinen Aufgaben an die Teilnehmer. Niemand wird mehr unvorbereitet auftauchen.
  • Halten Sie Ihr Meeting an einem Stehtisch ab. Die Dauer wird sich automatisch dramatisch verkürzen.
  • Verbannen Sie Smartphones und Tablets, die nicht für eine Präsentation benötigt werden, und sorgen Sie so für weniger Ablenkung.

Welche Meetingkultur herrscht in Ihrem Unternehmen? Sind mobile Endgeräte im Meeting erlaubt?

Bildquelle: © Monet - Fotolia.com

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