Ein gelungenes Onboarding beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag

Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Damit er Ihnen gelingt, ist ein gut geplantes Onboarding neuer Mitarbeiter essentiell. Viele Firmen nehmen sich allerdings nicht ausreichend Zeit für die Einarbeitung der neuen Mitarbeiter und riskieren, sie nicht halten zu können. Erfahren Sie hier, warum die Anfangszeit so entscheidend ist und wie Sie am ersten Tag als Arbeitgeber überzeugen.

Onboarding: Neue Mitarbeiter richtig einarbeiten

Ein gutes Onboarding fördert die Mitarbeiterbindung

Jedes Unternehmen tickt anders. Somit betreten neue Kollegen am ersten Tag im neuen Job eine ganz andere Welt, die sie bislang nur aus den Vorstellungsgesprächen kennen. Oft sind auch Unsicherheiten mit im Spiel. Daher ist es überaus wichtig, dass neue Kollegen gerade in der Startphase an die Hand genommen werden und in die noch unbekannte Firmenwelt eingearbeitet werden.

In der Realität wird das sogenannte Onboarding – das ist der englische Begriff für die Einarbeitung der neuen Mitarbeiter – allerdings noch viel zu oft vernachlässigt. Meist sind Zeitengpässe der Grund für die unzureichende Einweisung in die neuen Arbeitsprozesse. 

Schade, denn die Zeit, die Sie in das Onboarding neuer Mitarbeiter investieren, macht ihn schneller produktiv. Muss sich der neue Kollege erst mühsam durch Prozesse und die richtigen Ansprechpartner für bestimmte Themen durchfragen, kann viel Zeit vergehen. Außerdem möchten sich gerade neue Kollegen schnell beweisen und Erfolge vorzeigen. Passieren dann Fehler, weil sie nicht gut eingearbeitet wurden, ist das sehr frustrierend. 

Schlimmstenfalls verlieren Sie den neuen Mitarbeiter innerhalb weniger Wochen oder Monate wieder. Sie müssen erneut die herausfordernde Suche nach geeigneten Mitarbeitern starten. Gleichfalls riskieren Sie ein unzufriedenes Team, das die entstandene Lücke schließen muss. Sie müssen mit Umsatzeinbußen rechnen. Und nicht zuletzt leidet Ihre Reputation, wenn sich enttäuschte Ex-Mitarbeiter auf Bewertungsportalen wie Kununu über Ihren Einarbeitungsstil äußern.

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag

Eine nette Begrüßung und ein hilfsbereiter Ansprechpartner sind die richtigen Schritte, um einem neuen Mitarbeiter den Einstieg zu erleichtern. Tatsächlich beginnt das Onboarding noch vor dem ersten Arbeitstag des neuen Kollegen.

Klären Sie vorab wichtige Punkte mit den Mitarbeitern, damit jeder weiß, was er zu tun hat:

  • Wer weist das neue Teammitglied in welchen Aufgabenbereich ein?
  • Wer kommt als Mentor infrage? Dieser steht dem neuen Mitarbeiter in den ersten Monaten als Orientierungshilfe zur Seite und beantwortet im besten Fall die Fragen, die trotz guter Einarbeitungspläne auftreten können.
  • Wer bereitet den Arbeitsplatz vor? Wer kümmert sich um Visitenkarten?
  • Wer kümmert sich um etwaige Zugangsdaten für Computerprogramme und den Zugang ins Büro?
  • Welche Unterlagen wird der neue Mitarbeiter in seiner ersten Zeit dringend benötigen? Gibt es womöglich Schulungsmaterial, das ihm den Einstieg erleichtert?
  • Müssen vor Arbeitsbeginn noch Formalia geklärt werden?

Am Onboarding-Prozess sind also gleich mehrere Abteilungen des Unternehmens beteiligt. Erstellen Sie am besten einen Einarbeitungsplan, um die ersten Tage besser zu strukturieren, Prioritäten festzuhalten und die Aufgabenverteilung zeitlich zu organisieren.

Erste Fragen des neuen Kollegen können Sie außerdem mit einer Willkommensmappe abfangen. Die enthält beispielsweise grundsätzliche Informationen über das Unternehmen, aber auch Telefonlisten, Regelungen zu Arbeitszeiten, technische Anleitungen und vieles mehr. Stellen Sie diese online bereit, etwas im Intranet, dann können Sie bei Bedarf jederzeit aktualisieren. Ein nettes kleines Willkommensgeschenk, zum Beispiel ein Blumengruß oder eine Pralinenschachtel, kommt ebenfalls gut an.

Onboarding neuer Mitarbeiter: Checkliste für den ersten Tag

Es ist so weit: Heute kommt Ihr neuer Kollege. Damit er sich vom ersten Moment an wohlfühlt und die Entscheidung für diesen Job nicht schnell wieder bereut, sollten Sie die den Starttag gut vorbereiten.

Hier eine Checkliste der wichtigsten To-dos am ersten Arbeitstag:

  • Informieren Sie Ihren Empfang über den neuen Kollegen.
  • Nehmen Sie die Begrüßung am besten selbst in die Hand. Ein paar persönliche Worte lockern die Situation auf. Vielleicht ist Ihnen noch etwas aus dem Vorstellungsgespräch im Gedächtnis geblieben und Sie können daran anknüpfen.
  • Erklären Sie kurz, was den neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag erwartet. Nennen Sie ihm die Person, die ihn an diesem Tag begleiten wird und an die er sich jederzeit bei Fragen wenden kann.
  • Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter das Team vor und zeigen Sie ihm seinen Arbeitsplatz. Geben Sie ihm auch Raum, "anzukommen". Gegebenenfalls kann auch ein Mentor diesen Part übernehmen.

In den folgenden Tagen sind Feedbackgespräche sinnvoll, um einander besser kennenzulernen. Nutzen Sie hier auch unbedingt die Gelegenheit, Fragen oder Unklarheiten in der Einarbeitungsphase direkt zu beseitigen. Denn so spürt der neue Mitarbeiter Ihre Wertschätzung, was ihn motivieren wird, sein Bestes zu geben.

 

Manchmal passen Kandidat und Unternehmen trotz bester Einarbeitung nicht zusammen. Die Lücke können Sie schnell schließen, indem Sie einen Zeitarbeitnehmer einstellen. Weiterer Vorteil: Sie können sich in Ruhe auf die erneute Personalsuche konzentrieren. Wir unterstützen Sie dabei gerne.
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