Assistenz / Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Der Assistent (w/m/d) erfüllt wichtige Funktionen kaufmännischer, verwaltender und disponierender Art in allen Zweigen von Wirtschaft und Verwaltung. In seiner Funktion entlastet er in der Regel Führungskräfte und erfüllt oft auch eine wichtige Beraterfunktion. Dabei hängt das Aufgabenspektrum des Assistenten maßgeblich von Art, Größe und Struktur des Unternehmens ab. 

Welche Aufgaben haben Assistenten, Teamassistenten und Assistenten der Geschäftsleitung?

Assistenten können zum Beispiel verschiedenen Fachbereichen, Teams oder der Geschäftsführung zugeordnet werden. Ihr Aufgabenbereich ist vielfältig und die Tätigkeiten sind in wechselnder Kombination anzutreffen.

Allgemeine Aufgaben des Assistenten sind:

  • Erledigung der allgemeinen telefonischen und schriftlichen Korrespondenz
  • Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
  • Ablage und Digitalisierung von Dokumenten
  • Stammdatenpflege
  • Erstellung von Statistiken anhand elektronischer Daten und Unterlagen
  • Kontaktpflege zur FinanzinstitutenSonstige administrative Tätigkeiten zur Unterstützung im operativen Tagesgeschäft

Der Teamassistent übernimmt eine wichtige Rolle für sein Team. Er unterstützt seine Kollegen und Vorgesetzten bei administrativen und organisatorischen Angelegenheiten im Tagesgeschäft: von der Korrespondenz bis hin zur Reisekostenabrechnung.

Zusätzliche Aufgaben von Teamassistenten sind zum Beispiel:

  • die Bearbeitung von ein- und ausgehender Post
  • Vereinbarung von Telefonaten und Terminen für das Team
  • Reiseplanung, Buchung und Reisekostenabrechnung für das Team
  • Überarbeitung von Präsentationen
  • Vor- und Nachbereitung von Kundenveranstaltungen

Der Assistent der Geschäftsführung ist die rechte Hand des Vorstandes bzw. des Geschäftführers. Er bereitet Entscheidungen vor und entlastet Geschäftsführer bei allen Geschäftsvorhaben. Oft werden Assistenten der Geschäftsführung auch "Management-Assistenten" genannt.

Zu den typischen Aufgaben der Assistenz der Geschäftsleitung gehören:

  • Terminplanung und Ablaufkoordination für den Vorstand oder die Geschäftsführung
  • Vorbereitung von Meetings, Sitzungen und Tagungen
  • Empfang und Bewirtung von Kunden
  • Entwurf von Verträgen und Angeboten
  • Bereitstellung von vertriebsunterstützenden Unterlagen und Präsentationen
  • Reisemanagement inklusive Reisekostenabrechnung
  • Ansprechpartner für Mitarbeiter, der zwischen ihnen und dem Geschäftsführer vermittelt
  • Interne und externe Recherche zu Geschäftsvorhaben

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Wie wird man Assistent und welche Kompetenzen muss man mitbringen?

 Assistenten sollten über folgende Kompetenzen verfügen:

  • Team- und Kommunikationsfähigkeit
  • gute Koordinations- und Organisationsfähigkeiten
  • Selbstständigkeit
  • sehr gutes Zeit- und Selbstmanagement
  • verantwortungsvolle und strukturierte Arbeitsweise sowie Durchsetzungsfähigkeit
  • Zuverlässigkeit
  • Kenntnisse MS-Office

Voraussetzung für die Position als Assistent ist meist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. zum Bankkaufmann/zur Bankkauffrau. Alternativ wird manchmal nach einem wirtschaftswissenschaftlichen Studium gefragt.

Als Assistenz der Geschäftsführung sollte bereits aussagekräftige Berufserfahrung in der (gehobenen) Assistenz vorhanden sein. Außerdem sind Vertraulichkeit, Professionalität und Diskretion essentiell.

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