Smartphones & Co. sind in Meetings unerwünscht

Februar 3, 2015

Multitasking ist aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken, doch die Bearbeitung von E-Mails in Meetings sorgt immer wieder für Diskussionen.

Bessere Karrierechancen mit der richtigen Business-Etikette

Multitasking ist aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken, doch die Bearbeitung des E-Mail-Postfachs während Meetings sorgt immer wieder für Diskussionen in deutschen Büros. In der aktuellen Arbeitsmarktstudie im Auftrag von OfficeTeam, einem Geschäftsbereich von Robert Half, gibt über die Hälfte (58 %) der befragten HR-Manager an, dass Kollegen in Meetings häufig oder sehr häufig E-Mails lesen und beantworten. Doch für gerade einmal 13 % ist dies vollkommen in Ordnung.

Hingegen empfinden 40 % der befragten Personalmanager das Lesen und Bearbeiten von elektronischer Post während Besprechungen als störend und fordern, Smartphones und Tablets aus den Meetingräumen zu verbannen. Für ein Drittel (34 %) der HR-Manager ist es akzeptabel, dass sich Kollegen während Sitzungen um E-Mails kümmern, wenn es sich um wichtige Anfragen handelt. Immerhin 14 % der Befragten sehen dann kein Problem, wenn der Kollege zum Beantworten seiner E-Mails den Raum verlässt.

OfficeTeam hat HR-Manager in Deutschland gefragt: Welche der folgenden Aussagen beschreibt am besten Ihre Reaktion, wenn Personen während eines Meetings E-Mails lesen und beantworten?

Ich finde es absolut in Ordnung, während Meetings E-Mails zu lesen und zu beantworten. Das gilt insbesondere, wenn das Gespräch sich gerade um Dinge dreht, die die jeweilige Person nicht direkt betreffen. 13 %
Ich finde es okay, während des Meetings E-Mails zu lesen und zu beantworten, sofern es sich um dringende Anfragen handelt. 34 %
Es ist okay, E-Mails abzurufen, solange man sich kurz entschuldigt und zum Antworten den Raum verlässt 14 %
Ich finde das nie okay. Geräte zum Empfang von E-Mails sollten prinzipiell ausgeschaltet sein oder gar nicht erst zum Meeting mitgebracht werden. 40 %

Quelle: OfficeTeam, Arbeitsmarktstudie 2014, Befragte: 200 HR-Manager

Mobile Geräte geben dem Nutzer die Freiheit, überall online zu sein. Jeder Mitarbeiter sollte aber gut überlegen, wie das ständige Beantworten von E-Mails bei seinem Vorgesetzten und den Kollegen ankommt“, sagt Inessa Kulich, Associate Director bei OfficeTeam. „Wer sich in Meetings zu viel mit seinem Smartphone oder Tablet beschäftigt, könnte in den Verdacht geraten, seine Aufgaben oder sein Gegenüber nicht ernst zu nehmen. Dieses Verhalten kann Auswirkungen auf die Karriere, eine Beförderung oder den nächste Bonus haben. Um Konflikte zu vermeiden, sollten Unternehmen die Initiative ergreifen und beispielsweise Guidelines verfassen, die den Umgang mit mobilen Geräten während Besprechungen regeln.

Business-Etikette: OfficeTeam gibt vier Tipps, wie die Zusammenarbeit im Job trotz mobiler Geräte gut funktioniert:

  1. Multitasking muss nicht sein: Ein Gespräch zu führen und gleichzeitig im Internet zu surfen oder E-Mails zu schreiben, ist nicht nur äußerst unhöflich, auch Ihre Aufmerksamkeit ist dadurch stark eingeschränkt und Sie können schon einmal wichtige Informationen verpassen.
  2. Sich auf das Wesentliche konzentrieren: Sollte ein Meeting länger dauern, können Sie die Pausen für das Überprüfen und Beantworten Ihrer E-Mails nutzen. Ganz wichtige Anrufe oder Nachrichten sollten Sie zu Beginn der Besprechung ankündigen und bei der Beantwortung den Raum verlassen, um die anderen Teilnehmer nicht zu stören.
  3. Das richtige Kommunikationsmittels wählen: Ob E-Mail, Telefonat oder persönliches Gespräch – überlegen Sie, was sinnvoller ist. Sie ersparen so Ihrem Ansprechpartner eine unnütze E-Mail oder einen Anruf zu einer ungünstigen Zeit. Halten Sie auch die in einigen Unternehmen verbreitete CC-Kultur in engen Grenzen.
  4. Kurze Nachrichten hinterlassen: Sollten Sie Ihren Ansprechpartner nicht persönlich erreichen, hinterlassen Sie eine kurze Mailbox-Nachricht. Kommen Sie schnell auf den Punkt, erwähnen Sie, wann und wie Sie am besten zu erreichen sind und wiederholen Sie am Ende der Nachricht Ihren Namen.

Wie der digitalen Ablenkung begegnet werden kann, lesen Sie auch auf unserem Blog.