Mehr Zeit für Strategie: IT-Chefs müssen Personalbedarf effizient planen

15. November 2016

Studie: CIOs und CTOs verbringen Großteil ihrer Arbeitszeit mit operativen Aufgaben

Die Rolle der IT-Verantwortlichen hat sich in den vergangenen Jahren durch die Digitalisierung stark gewandelt: Sie sorgen nicht nur für den Aufbau einer effizienten IT-Infrastruktur, sondern fungieren auch als strategischer Berater für das Senior-Management. Dafür bleibt ihnen allerdings nur wenig Zeit: Lediglich 43 % ihrer Zeit wenden CIOs und CTOs für strategische Initiativen zur Förderung geschäftlicher Innovationen und des Unternehmenswachstums auf. Dies ergab die aktuelle Arbeitsmarktstudie des spezialisierten Personaldienstleisters Robert Half Technology, für die 200 CIOs und CTOs befragt wurden.

Während IT-Chefs früher hauptsächlich operative Aufgaben wie die Bereitstellung von Hard- und Software bewältigten, sind sie heute durch strategische Aufgaben stärker im Unternehmen vernetzt. Sie unterstützen die Geschäftsführung bei Maßnahmen, die die Unternehmensproduktivität steigern, oder sind Trendsetter technische Innovationen.

Dies spiegelt sich allerdings nicht in der Verteilung der Arbeitszeit wider. Im Vergleich zu vor fünf Jahren widmen sich IT-Verantwortliche zwar etwas mehr der Strategieentwicklung. Dennoch beanspruchen operative Tätigkeiten des täglichen Geschäftsbetriebs immer noch einen Großteil ihrer Arbeitszeit (57 %).

Robert Half hat 200 CIOs und CTOs gefragt: Wie viel Prozent Ihrer Zeit verwenden Sie auf das Management folgender Aktivitäten?

  Heute Vor fünf Jahren
Operative Aktivitäten, die darauf abzielen, den täglichen Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten (einschließlich Talentmanagement) 57 % 60 %
Strategische Initiativen zur Förderung geschäftlicher Innovation und des Unternehmenswachstums 43 % 40 %

Quelle: Robert Half, Arbeitsmarktstudie 2016, Befragte: 200 CIOs und CTOs in Deutschland

Den CIOs ist zwar bewusst, dass sie strategische Aufgaben stärker fokussieren müssen, um technische Neuerungen anzustoßen oder auf Basis der IT Entscheidungen des Managements unterstützen zu können“, erläutert Sven Hennige, Senior Managing Director Central Europe & The Netherlands bei Robert Half. „Dennoch ist es ihnen in den vergangenen Jahren nur geringfügig gelungen, sich mehr Zeit für die Unternehmensstrategie zu nehmen. Fehlende IT-Fachkräfte, neue Projekte oder das Geschäftswachstum sorgen dafür, dass IT-Verantwortliche vor allem mit operativen Aktivitäten beschäftigt sind. Mit einer effizienten Personalplanung können die IT-Chefs mehr Zeit für die Strategieentwicklung gewinnen. Für kurzfristige Unterstützung eignen sich Interim Manager oder temporäre Fachkräfte. Sie können während ihres Einsatzes die IT-Verantwortlichen zeitlich entlasten, indem sie Schlüsselpositionen bei einzelnen Projekten besetzen oder personelle Lücken zeitlich überbrücken.

Robert Half Technology unterstützt Unternehmen bei der richtigen Personalplanung für die IT-Abteilung. Was Unternehmen beachten müssen, um ihrem Personalbedarf effizient zu begegnen:

1. Frühzeitig planen und langfristig denken

Nach einer Analyse des personellen Ist-Zustandes, sollten Sie möglichst zeitnah mit einer langfristigen Planung, etwa über einen Zeitraum von drei Jahren, beginnen. Informieren Sie sich dazu über den Personalbedarf in den jeweiligen Funktionsbereichen wie der IT-Sicherheit oder der Softwareentwicklung und reflektieren sie ihn mit Blick auf zukünftige Geschäftsentwicklungen und die Finanzierbarkeit. Beachten Sie auch den absehbaren Renteneintritt von älteren IT-Fachkräften sowie längere Abwesenheiten von Mitarbeitern etwa durch eine Elternzeit oder ein Sabbatjahr. Auf Basis der vergangenen Jahre gilt es ebenfalls, die Fluktuation bei Mitarbeitern abzuschätzen und in die Personalplanung mit einzubeziehen.

2. Mitarbeiter gezielt einsetzen

Erstellen Sie eine Übersicht, wie viele IT-Experten in welchem Kompetenzbereich zu welcher Zeit gebraucht werden. Danach sollten Sie sich überlegen, wie Sie die vakanten Positionen am besten besetzen: Benötigen Sie zusätzliche Mitarbeiter in Festanstellung für den kontinuierlichen Geschäftsablauf? Oder bedarf es temporärer Fachkräfte für Vertretungen oder Projekte wie die Implementierung von mobilen Lösungen? Überprüfen Sie auch, wo Manager Führungskräfte entlasten können.

3. Kandidaten effizient suchen und finden

Um geeignete IT-Experten zu finden, benötigen Sie einen effizienten Recruitingprozess. Erstellen Sie realistische Stellenanzeigen und betreiben Sie auch Active Sourcing, um passende Kandidaten zu identifizieren. Halten Sie den gesamten Prozess durch klare Kommunikation, stringentes Vorgehen und kurze Entscheidungswege überschaubar.

4. Externe Hilfe bei der Rekrutierung nutzen

Sind die internen Ressourcen für den Einstellungsprozess begrenzt, können Sie auf einen spezialisierten Personaldienstleister zurückgreifen. Er verfügt über ein Netzwerk von erfahrenen Kandidaten, aus dem er eine erste Vorauswahl treffen kann. Dies ist vor allem bei Interim Managern und temporären Fachkräften von Vorteil, da sie bei kurzfristigen Projekten oder plötzlichen Krankheitsausfällen schnell vermittelt werden können.