Wie gelingt es Ihnen nun, das Auswahlverfahren der Bewerbungen so zu optimieren, dass Sie die besten Kandidaten für Ihr Unternehmen gewinnen?

Nur die besten Bewerber einladen

Als Faustregel gilt: Je schneller Sie sind, desto wahrscheinlicher holen Sie sich Ihren Wunschkandidaten an Bord. Zu den Erfolgsfaktoren effektiver Personalauswahl gehört also ein möglichst zügiges Einstellungsverfahren.

Das Wichtigste dabei ist, zum Vorstellungsgespräch nur die Bewerber mit den überzeugendsten Qualifikationen im Lebenslauf einzuladen. Denn je schneller Sie den geeignetsten Mitarbeiter für eine offene Stelle gewinnen können, werden Sie erste Erfolge zielen. Ebenso wird das Team durch einen produktiven Kollegen schnellstmöglich entlastet.

Nicht von Äußerlichkeiten beeinflussen lassen

Objektive Kriterien bei der Auswahl der Bewerber sollten bei einem schnellen Bewerbungsprozess unbedingt als Grundlage für die Entscheidungen dienen. Sonst riskieren Sie, aufgrund von Faktoren auszuwählen, die für die offene Position nicht relevant sind.

Das sind etwa äußerliche Faktoren. So haben Studien gezeigt, dass gutaussehende Menschen häufig für intelligenter gehalten werden. Personaler sollten sich von daher nicht von Bewerbungsfotos beeinflussen lassen. Bei Robert Half etwa verzichten wir komplett auf das Foto, wenn wir Arbeitgeber Bewerberprofile zuschicken.

Vor der Personalauswahl Schlüsselfragen klären

Der Fokus beim Einstellungsverfahren sollte daher weg von äußeren Merkmalen auf den Stellenanforderungen und dem Bewerberprofil liegen. Dafür empfehlen wir, sich auf drei Fragen zu konzentrieren:

1. Was sind die Voraussetzungen für die Position? Diese Qualifikationen sollten in der Stellenbeschreibung unbedingt genannt werden.

2. Welche besonderen Anforderungen hat Ihr Unternehmen an neue Mitarbeiter, z. B. Zertifizierungen oder besondere Ausbildungen? Wenn Sie einen neuen Buchhalter suchen, sollten Sie etwa nur Bewerber mit einem staatlich geprüften Abschluss auswählen.

3. Welche Qualifikationen und Eigenschaften sind wichtig, damit auf dieser Position eine optimale Leistung erbracht wird? Wenn Ihr Unternehmen etwa im Bereich Telefonmarketing tätig ist: Es gibt Mitarbeiter, die sich eher auf ihre Gesprächspartner einstellen als andere. Welche Eigenschaften sind neben dieser Flexibilität für einen Mitarbeiter im Telefonmarketing notwendig? Eine davon wäre hier die Fähigkeit, sich nicht von wiederholten Absagen am Telefon entmutigen zu lassen. Benennen Sie die Charakteristika, die für Sie entscheidend für optimale Leistungen und die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens sind. Suchen Sie neue Mitarbeiter danach aus.

Sind diese drei Fragen geklärt, sind Sie für einen schnellen Bewerbungsprozess bereit. Beginnen Sie auf Basis der Antworten, die Lebensläufe genauer anzuschauen. 

Lebensläufe systematisch analysieren

Für eine schnelle Auswahl der richtigen Bewerber ist es notwendig, die erhaltenen Lebensläufe systematisch zu analysieren. Gehen Sie am besten wie folgt vor:

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über die Basis und die Qualifikationen Ihrer Bewerber. Wenn Sie erfolgreich die Anforderungen für die offene Stelle in Ihrer Anzeige oder über Ihren Personalvermittler kommuniziert haben, sollten Sie eigentlich nicht allzu viele unpassende Bewerbungen erhalten.

Dennoch gibt es immer wieder Bewerber, deren Erfahrungen und Ausbildung nicht den erforderlichen Voraussetzungen für die Stellenanzeige entsprechen. Sortieren Sie die Lebensläufe als erstes aus, in denen nicht die benötigten Qualifikationen oder Lizenzen aufgeführt sind.

Nachdem Sie die nicht passend qualifizierten Kandidaten aussortiert haben, konzentrieren Sie sich auf weitere wesentliche Auswahlkriterien bei der Personalauswahl für die Stelle. Das können zum Beispiel grundlegende Einstellungsvoraussetzungen sein wie gute Organisationsfähigkeit, Führungserfahrung oder Branchenkenntnis.

Kandidaten-Vergleich mit Methode

Sinnvoll ist es, eine bestimmte Methode zu verwenden, um die besten Kandidaten herauszufiltern. Vielleicht bedienen Sie sich eines gängigen Verfahrens der Eignungsdiagnostik in der Personalarbeit? Mit Hilfe einer detaillierten Dokumentenanalyse von Lebensläufen und Zeugnissen lassen sich Erkenntnisse über die Bewerber gewinnen, die Ihnen die Auswahl erleichtern.

Beispielsweise interpretieren Sie die im CV angegebenen biografischen Daten und überprüfen sie auf Lückenhaftigkeit. Erstellen Sie für jeden Bewerber, der die erste Auswahlrunde überstanden hat, eine eigene Datei. Bisweilen ist es sinnvoll, die Ergebnisse zur besseren Vergleichbarkeit zu visualisieren.

Telefoninterview als Entscheidungshilfe

Grenzen Sie Ihre Auswahl weiter ein. Ihr nächster Schritt hängt davon ab, wie viele Bewerber noch übrig sind. Sind es nur noch wenige, möchten Sie vielleicht alle zu einem Vorstellungsgespräch einladen. Wenn noch zu viele gute Bewerber im Rennen sind, erwägen Sie einen weiteren Schritt.

Viele Personalverantwortliche haben die Erfahrung gemacht, dass ein Telefoninterview eine sehr nützliche Hilfe bei der Entscheidung sein kann. Darin können Sie den Bewerber zum Beispiel zu seiner Motivation und seinem Lebenslauf befragen sowie klären, ob er über bestimmte Fachkompetenzen verfügt. Auch erfahren Sie so, wie gut die Kommunikationsfähigkeit des Bewerbers ist.

Assessment Center eine Möglichkeit

Des Weiteren können Sie überlegen, ein Assessment Center (AC) zu veranstalten. Bei dieser Methode simulieren die Bewerber beispielsweise Arbeitssituationen, führen Gruppendiskussionen oder Rollenspiele durch. Dabei wird ihr Verhalten von geschulten Assessoren beobachtet und bewertet. Auch Leistungs- und Persönlichkeitstests werden im Rahmen der AC durchgeführt. Derartige AC sind allerdings kosten- und zeitaufwändig. Daher gilt es, genau abzuwägen, ob es dieser eignungsdiagnostischen Methode für die Besetzung der Stelle überhaupt bedarf.