Es wurden bereits Firmen verklagt, die unzureichende Informationen über frühere Angestellte bereitgestellt haben. Andere haben wiederum hohe Vergleichssummen bezahlt, weil sie negative Referenzen gegeben haben. Dabei spielte es keine Rolle, ob diese zutreffend waren oder nicht.

Referenzen und Zeugnisse: Deshalb sind sie so wichtig

Die rechtlichen Unsicherheiten führen dazu, dass Unternehmen Referenzen und Arbeitszeugnisse manchmal nur oberflächlich überprüfen oder sie gar nicht erst anfordern. Das gilt besonders dann, wenn eine schnelle Entscheidung gefragt ist und die Gefahr besteht, einen Kandidaten an die Konkurrenz zu verlieren. Dennoch ist das Einholen verlässlicher Informationen von ehemaligen Vorgesetzten ein wichtiger Schritt, der nicht ausgelassen werden sollte. Ansonsten entgehen Ihnen womöglich entscheidende Hinweise.

Damit Sie vor rechtlichen Fallstricken geschützt sind und tatsächlich zuverlässige Auskünfte über den Bewerber erhalten, finden Sie im Folgenden die wichtigsten Tipps für das Einholen von Referenzen bei vorherigen Arbeitgebern.

Tipp 1: Rechtliche Absicherung – nicht ohne Einwilligung des Bewerbers

Regel Nummer eins beim Einholen von Referenzen: Wahren Sie die Rechte des Kandidaten! Der juristische Anspruch auf informationelle Selbstbestimmung gilt auch für Bewerber. Vor allem bei einem ausführlichen Background-Check sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass allein er die Hoheit über seine persönlichen Daten besitzt.

Eine gute Lösung ist es, den Kandidaten gleich zu Beginn des Vorstellungsgesprächs darauf hinzuweisen, dass Sie sich vorbehalten, seine Zeugnisse und Referenzen zu prüfen. Das kann zum Beispiel so aussehen: “Bei beiderseitigem Interesse würden wir Ihre Referenzgeber kontaktieren. Sind Sie damit einverstanden?” Damit erhalten Sie nicht nur das benötigte Einverständnis des Bewerbers, sondern sorgen im Nebeneffekt möglicherweise für ehrlichere Antworten. Lehnt der Kandidat ab oder windet er sich, kann das ein Indiz für gefälschte Zeugnisse oder andere Formen von Bewerbungsbetrug sein.

Das Einholen von Referenzen ist legitim, solange diese Informationen etwas mit der beruflichen Laufbahn zu tun haben und das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) nicht verletzt wird.

Tipp 2: Nicht delegieren – sprechen Sie selbst mit dem Referenzgeber

Obwohl das Einholen von Referenzen beim vorherigen Arbeitgeber eine zeitaufwendige Angelegenheit ist, delegieren Sie diese Aufgabe besser nicht. Falls Sie künftig der direkte Vorgesetzte des potenziellen Mitarbeiters sind, sollten Sie seine Referenzen unbedingt selbst überprüfen. Egal, wie gründlich Ihre Angestellten oder Ihr Stellvertreter sein mögen – Sie werden Fragen stellen, die anderen nicht einfallen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie mit einem Ex-Arbeitgeber auf gleicher Augenhöhe sprechen und dadurch vielleicht ausführlichere und ehrlichere Antworten erhalten. Außerdem ist das Überprüfen von Arbeitszeugnissen eine gute Methode, um zu erfahren, wie man am besten mit dem betreffenden Mitarbeiter umgeht. Es ist sinnvoll, Referenzen nicht schriftlich, sondern mündlich einzuholen.

Der Idealfall ist natürlich ein persönliches Gespräch mit dem Referenzgeber, bei dem Sie auch seine Reaktionen beobachten können. Im Geschäftsalltag dürfte dies aus Zeitgründen jedoch selten möglich sein. Daher gilt: Referenzen besser am Telefon überprüfen, anstatt die gewünschten Informationen per Mail einzuholen. Bei einem Anruf bekommen Sie zumindest einen Teil der Reaktionen, beispielsweise Zögern, Ihres Gesprächspartners unmittelbar mit. Außerdem könnte sich so ein Gespräch entwickeln, aus dem Sie weitere Informationen gewinnen können.

Tipp 3: Die richtige Fragestrategie – zu offenen Antworten anregen

Bereiten Sie schon beim Bewerberinterview das Einholen der Referenzen vor. Stellen Sie dem Kandidaten Fragen, auf deren Antworten Sie sich später während des Anrufs beim Referenzgebern beziehen können. Sprechen Sie ihn beispielsweise darauf an, was seine früheren Arbeitgeber über seine Arbeitsweise sagen würden.

Diese Antwort können Sie perfekt zum Einstieg in ein offenes Gespräch mit dem einstigen Vorgesetzten nutzen: „Herr XY sagte mir, dass Sie ihn für einen äußerst belastbaren und loyalen Angestellten halten." Lassen Sie nach dieser Gesprächseröffnung den ehemaligen Arbeitgeber reden. Vielleicht bekommen Sie keine absolut ehrliche Antwort, aber Sie können mit vielsagenden Bemerkungen und Einblicken rechnen.

Tipp 4: Gute Fragen – diese Themen sollten Sie ansprechen

Führen Sie den Anruf in einem sachlichen Ton und fallen Sie nicht mit der Tür ins Haus. Ihr Gesprächspartner wird sich offener mit Ihnen unterhalten, wenn das Gespräch in einer entspannten Atmosphäre stattfindet. Oft ist es sinnvoll, vorab einen Termin für das Referenzgespräch zu vereinbaren, damit sich Ihr Gesprächspartner darauf vorbereiten kann.

Beginnen Sie am besten mit ein paar grundlegenden Fragen zur Dauer der Anstellung, den Aufgaben des Bewerbers und seinen Fähigkeiten. Damit können Sie unter Umständen schon direkt ein eventuell gefälschtes Arbeitszeugnis erkennen.

Fragen für den Referenz-Check nach Themenbereichen

1. Allgemeines

• Von wann bis wann war Mitarbeiter XY für Ihr Unternehmen tätig?
• Bestand nach seinem Ausscheiden weiterhin Kontakt?
• Erinnern Sie sich noch an die Hintergründe für seine Kündigung?
• Können Sie über irgendwelche Besonderheiten von Herrn/Frau XY berichten?
• Würden Sie ihn/sie erneut einstellen?
• Was sind seine/ihre Schwächen? Was sind seine/ihre Stärken?
• Wo hat er/sie Sie überrascht?
• Wie sah es mit Fehlzeiten aus?

2. Arbeitsweise

• Wie geht er/sie mit Termindruck um?
• Kommt er/sie mit Vorgaben zurecht oder braucht er Freiheiten, um gut zu arbeiten?
• Wie schnitt er/sie im Vergleich zu Kollegen in ähnlichen Positionen ab?
• An welchen Zielen wurde er/sie gemessen?
• Welches Projekt hat er/sie gut umgesetzt?

3. Führungskompetenzen

• Wie viele Mitarbeiter hat er/sie geführt?
• Stellt er/sie sich vor sein Team oder hält er/sie sich lieber im Hintergrund?
• Wie leitet er/sie Meetings: offen oder eher auf den Punkt?
• Könnten Sie sich vorstellen unter Herrn/Frau XY zu arbeiten?

4. Soziale Kompetenzen

• Wie geht Herr/Frau XY mit Kritik um?
• Nach welchen Kriterien trifft er/sie Entscheidungen?
• Was zeichnete sein/ihr Verhalten gegenüber Kollegen, Vorgesetzten und Geschäftspartnern aus?
• Wie würden Sie sein/ihr Verhalten in Konfliktsituationen beschreiben?

Beachten Sie beim Einholen von Referenzen, dass Sie als potenzieller Arbeitgeber nur Fragen stellen dürfen, die für die Einstellung der betreffenden Person relevant sind. Alles, was darüber hinausgeht, verletzt die Persönlichkeitsrechte des Bewerbers. Machen Sie sich zudem bewusst, dass der Referenzgeber nicht uneingeschränkt Informationen preisgeben kann, wenn er sich nicht auf rechtliches Glatteis begeben will.

Die Referenzen zu prüfen, kann ein zeitaufwendiger Prozess sein. Im Vergleich zu den Folgen einer falschen Personalentscheidung ist der Aufwand jedoch überschaubar. Wenn Sie am Ende den perfekten Kandidaten für einen Job gefunden haben, haben sich die Mühen gelohnt.