Vorstands-/Partnersekretärin (w/m)

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Jobbeschreibung Vorstands-/Partnersekretärin

Die Vorstands-/Partnersekretärin ist in einer Organisation, in einer Institution oder in einem Unternehmen dafür zuständig den Vorstand bzw. die Partner zu entlasten. Sie ist für kaufmännische Aufgaben und für die Verwaltung des Tagesgeschäfts des Vorstands verantwortlich.

Typische Aufgaben einer Vorstands-/Partnersekretärin

Das Aufgabenspektrum einer Vorstands-/Partnersekretärin ist vielfältig, da der Beruf nicht branchenspezifisch ist. Immer jedoch unterstützt und berät sie den Vorstand und die Partner bei der Abwicklung des Tagesgeschäfts.
Eine Vorstands-/Partnersekretärin plant die gesamten Termine und organisiert alle den Vorstand betreffenden Aspekte wie z. B. Sitzungen, Tagungen und Fortbildungen. Sie ist im Stande kurzfristig Präsentationen für Meetings vorzubereiten und für diesen Zweck relevante Daten zu sammeln.
Nicht selten gibt es Überschneidungen zwischen den Aufgaben einer Vorstands-/Partnersekretärin und denen des Assistenten/der Assistentin bzw. des Office-Managers/der Office-Managerin.

Die Vorstands-/Partnersekretärin überwacht und verwaltet sämtliche schriftliche Korrespondenz. Dazu gehören heutzutage vor allem die Abwicklung der elektronischen Kommunikation und die Erledigung aller postalischen Aufgaben. Selbstständig sorgt sie für die Dokumentation von Meetings und Anweisungen, verfasst Protokolle, kümmert sich um Aktenvermerke und nimmt Diktate auf.
Auch die Verwaltung und Beschaffung von Nachschub an Büromaterial für Vorstand und Sekretariat übernimmt sie zuverlässig und vorausschauend.

Die Vorstands-/Partnersekretärin hat eine vermittelnde Funktion inne. Sie fungiert oft als erste Ansprechperson für Mitarbeiter und entlastet dadurch auch den Vorstand und die Partner. Sie ist immer bestens über alle Vorgänge und Inhalte informiert. Da sie durchaus mit sensiblen Informationen zu tun haben kann, gehören Verschwiegenheit und Loyalität dem Vorstand/den Partnern gegenüber zu ihren wichtigsten Eigenschaften.
Die Anforderungen an die Position einer Vorstands-/Partnersekretärin wachsen: Sie soll über exzellente Fachkenntnisse verfügen. Dazu gehört die sichere Nutzung einschlägiger Programme und Software sowie die Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift. Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit, Diskretion und Selbstständigkeit sind Grundvoraussetzung für die Position einer Vorstands-/Partnersekretärin. Üblicherweise verfügt sie über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder alternativ über ein betriebswirtschaftliches Studium.