Empfangssekretär (w/m)

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Jobbeschreibung Empfangssekretär

Ein Empfangssekretär ist die erste Person, auf die Besucher eines Unternehmens treffen. Der Empfangssekretär ist nach außen Repräsentantin des Arbeitgebers, nach innen kennt er die Strukturen und Abläufe ihres Unternehmens sehr gut. Eine höfliche und freundliche Umgangsform sind genauso wichtig wie ein sicheres Auftreten. Umfang und Art der Aufgaben variieren nach Art des Unternehmens.

Zum Job und den typischen Aufgaben eines Empfangssekretärs gehören

Vom Auftreten des Empfangssekretärs hängt viel ab. Sein Verhalten, seine Hilfsbereitschaft und Höflichkeit tragen dazu bei, ein positives Image zu vermitteln. Und das nach außen wie nach innen. Ein freundlicher Empfang wirkt sich gleichermaßen auf die Kunden und Gäste wie auch auf die Mitarbeiter aus. Der Empfangssekretär ist sich dessen bewusst und arbeitet in hohem Maße kunden- und serviceorientiert und ermöglicht so Gästen, Klienten oder Kunden einen angenehmen Aufenthalt.

Dabei ist ein Empfangssekretär ein Allrounder. Er hat Spaß am Kundenumgang und Kundenempfang sowie an der Annahme von Telefongesprächen. Neben einem freundlichen Auftreten und angenehmen Äußeren verfügt der Empfangssekretär über gute MS-Office-Kenntnisse und eine selbstständige sowie eigenverantwortliche Arbeitsweise, in der er sein Organisationstalent und Koordinationsgeschick einsetzt. Darüber hinaus ist er serviceorientiert, kommunikativ und arbeitet gerne im Team. Sein Aufgabenbereich umfasst genauso allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Bearbeitung des Postein- und ausgangs, Terminkoordination oder andere organisatorische Aufgaben. Häufig verfügt er über Fremdsprachenkenntnisse.

Auch an hektischen Tagen behält der Empfangssekretär einen kühlen Kopf und erfüllt seine Aufgaben freundlich und zuvorkommend. Mit seiner guten Auffassungsgabe findet er sich in sein Unternehmen ein und stellt mit seinen vielfältigen Fähigkeiten einen reibungslosen Unternehmensalltag sicher. Kunden und Mitarbeitern bietet er eine erste Orientierung. Er kennt die Abläufe und den Terminplan seines Unternehmens und betreut ankommende Gäste und überbringt zuverlässig Informationen.

Berufserfahrung im Empfangs- oder Servicebereich und in Sekretariaten sind bei Arbeitgebern gefragt.

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