Abteilungssekretär (w/m)

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Jobbeschreibung Abteilungssekretär

Der Abteilungssekretär ist in einer Organisation, in einer Institution oder in einem Unternehmen für eine bestimmte Abteilung zuständig. In dieser ist er verantwortlich für kaufmännische Aufgaben, für die Verwaltung und die Organisation. Er unterstützt die Abteilungsleitung auch in Führungsfragen und bei allen anfallenden Belangen der Sachbearbeitung.

Typische Aufgaben eines Abteilungssekretärs

Der Abteilungssekretär hat vielfältige Aufgaben, da der Beruf nicht branchenspezifisch ist und sich abhängig vom Aufgabenfeld der jeweiligen Abteilung sehr unterscheiden kann. In jedem Fall unterstützt und berät er die Abteilungsleitung bei der Abwicklung des Tagesgeschäfts.

Zu den Aufgaben eines Abteilungssekretärs gehören die gesamte Terminplanung sowie die Ablauforganisation. Er ist zuständig für die Koordination von Sitzungen und Tagungen und ist in der Lage Präsentationen auf Zuruf vorzubereiten. Oft überschneiden sich seine Aufgaben mit denen des Assistenten bzw. des Office-Managers. Auch nimmt der Abteilungssekretär dem Abteilungsleiter die Recherche und Datensammlung ab. Die Abwicklung der elektronischen Kommunikation gehört ebenso in seinen Verantwortungsbereich wie die Erledigung der postalischen Aufgaben. Er dokumentiert genau und selbstständig jede Korrespondenz in Aktenvermerken, Berichte und Protokolle. Wird innerhalb der Abteilung neues Büromaterial benötigt, kümmert er sich um die Beschaffung.

Der Abteilungssekretär ist oft Ansprechpartner für die Mitarbeiter der Abteilung und vermittelt häufig zwischen Mitarbeitern und Abteilungsleitung. Er ist über alle Vorgänge gut informiert. Bisweilen hat der Abteilungssekretär mit sensiblen Inhalten zu tun, weshalb Diskretion und Loyalität zu seinen wichtigsten Eigenschaften gehören.

Heutzutage wird von der Position eines Sekretärs einiges erwartet: Hervorragende Fachkenntnisse wie die kompetente Anwendung der einschlägigen Software und die Beherrschung von mindestens einer Fremdsprache sind genauso Voraussetzung wie Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, Selbstständigkeit und Genauigkeit. Üblicherweise verfügt der Abteilungssekretär über eine abgeschlossene Berufsausbildung zum Bürokaufmann/zur Bürokauffrau.