Sachbearbeiter (w/m/d): Jobs, Aufgaben, Gehalt

Streng genommen gibt es den Sachbearbeiter gar nicht. Denn der Begriff versammelt mehrere, spezialisierte Jobprofile unter seinem Dach. Dementsprechend breit gefächert sind auch Aufgaben, Anforderungen und das mögliche Gehalt.

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Was sind Sachbearbeiter? Wo werden sie eingesetzt?

Sachbearbeiter können sowohl im Innendienst als auch im Außendienst eines Unternehmens arbeiten. Dabei unterstützen sie den Vertrieb, die Personalabteilung, das Qualitätsmanagement oder den Bereich Auftragsabwicklung und Buchhaltung. Auch in der öffentlichen Verwaltung sind Sachbearbeiter im mittleren beziehungsweise gehobenen Dienst tätig.

Aufgaben: Was macht ein Sachbearbeiter?

Zum Aufgabenspektrum eines Sachbearbeiters zählen je nach Ausrichtung seines Jobs unterschiedliche Tätigkeiten. Es gibt allerdings einige grundlegende Aufgaben, die bei nahezu allen Jobprofilen für Sachbearbeiter anfallen. Dazu zählen:

• selbstständige Verwaltungs- und Bürotätigkeiten in einem festgelegten Bereich
• Korrespondenz über unterschiedliche Kanäle (schriftlich, digital, telefonisch usw.) sowohl mit Kunden als auch den Mitarbeitern im Unternehmen
• das Sammeln, Analysieren und Auswerten von geschäftlich relevanten Informationen
• Angebotskalkulation und Angebotserstellung
• Auftragserfassung
• Stammdaten- und Statistikpflege
• Textverarbeitung

Welche Fähigkeiten sind besonders wichtig in der Sachbearbeitung?

Da der Sachbearbeiter-Job vielfältige Einsatzgebiete umfassen kann, müssen Mitarbeiter in der Sachbearbeitung jeweils spezielle Anforderungen erfüllen:

• Ein kaufmännischer Sachbearbeiter muss fundierte Kenntnisse in buchhalterischen Angelegenheiten mitbringen.
• Ein Auftragssachbearbeiter muss schwerpunktmäßig Aufträge, Rechnungen und den Lieferstatus verfolgen und die Rechnungsstellung und -prüfung abwickeln.
• Ein Sachbearbeiter Auftragsabwicklung muss vornehmlich Preise sowie Kosten kalkulieren und Daten im ERP-System einpflegen. Gegebenenfalls verantwortet er den Versand im Inland und den Export über Spediteure.
• Ein Sachbearbeiter Qualitätsmanagement muss die Qualität der Produkte, Services und Prozesse seines Hauses sicherstellen.
• Ein Sachbearbeiter Datenmanagement muss Daten von Material-, Ersatzteil-, Kunden- und Lieferantenstamm, aber auch Personal- oder Produktdaten erfassen, pflegen und prüfen.
• Ein Exportsachbearbeiter muss Außenhandelsprozesse planen und dementsprechend Kenntnisse in den rechtlichen Rahmenbedingungen im In- und Ausland haben.
• Ein Sachbearbeiter Logistik muss Sachbearbeitungs- und Verwaltungsaufgaben in den Bereichen Disposition, Einkauf und Transport übernehmen.
• Ein Vertriebssachbearbeiter muss sich in der Sales- bzw. Vertriebsabteilung vor allem um die Abwicklung von eingehenden Aufträgen kümmern.

Weitere Formen der Spezialisierung sind:

• Personalsachbearbeiter,
• Sachbearbeiter Buchhaltung
• Sachbearbeiter Controlling
• Einkaufssachbearbeiter

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Was macht einen guten Sachbearbeiter aus?

Um im Job zu punkten, sollten Sachbearbeiter neben den speziellen Fähigkeiten für ihr jeweiliges Aufgabengebiet folgende Soft Skills mitbringen:

• Gute Kommunikationsfähigkeit: In dieser Position wird viel kommuniziert – per Telefon, per E-Mail und persönlich. Eine gute Ausdrucksweise, aufmerksames Zuhören, ein überzeugendes Auftreten und eine konstruktive Herangehensweise sind die Grundvoraussetzungen für einen guten Sachbearbeiter.
• Gewissenhafte Arbeitsweise: Zuverlässigkeit und Fehlerfreiheit prägen die Arbeitsweise in der Sachbearbeitung. Neben spannenden Fällen gibt es auch viel Routine-Arbeit. Auch diese Aufgaben müssen gewissenhaft erledigt werden, damit sich jede andere Abteilung auf die Sachbearbeitung verlassen kann. Zudem existiert eine Vielzahl an Regeln, die jeder Mitarbeiter kennen und einhalten muss.
• Organisatorisches Talent: Täglich gibt es eine Reihe verschiedenartiger Aufgaben zu erledigen. Häufig müssen Fristen eingehalten und Termine vereinbart werden. Ein guter Sachbearbeiter behält stets den Überblick, organisiert selbstständig alle anfallenden Aufgaben und sorgt für die fristgerechte Erledigung.
• Empathie und perfekte Umgangsformen: Sachbearbeiter haben oft mit weniger versierten Kunden zu tun. Als direkter Ansprechpartner für Probleme und Fragen müssen sie einen Sachverhalt daher auch für Laien verständlich erklären können. Dabei sollten sie stets freundlich und empathisch mit ihrem Gegenüber umgehen. Ein gepflegtes Äußeres im persönlichen Gespräch ist selbstverständlich. Als direkte Kontaktperson werden Sachbearbeiter von Kunden als Aushängeschild des Unternehmens betrachtet. Sie sollten sich ihrer repräsentativen Position also bewusst sein.
• Teamfähigkeit: Die Verwaltung von Aufträgen, Rechnungen und Kundendaten sowie das Management von Prozessen findet häufig in Teams statt. Sachbearbeiter sollten also Teamplayer sein, um die besten Resultate zu erzielen.
• Technik- und Fremdsprachenkenntnisse: Der Umgang mit Computerprogrammen und Bürogeräten gehört zum Arbeitsalltag. Daher ist eine gewisse Technikaffinität von Vorteil – oder zumindest der Willen, sich schnell in die erforderliche Software und Technik einzuarbeiten. Besonders für Exportsachbearbeiter und Mitarbeiter in international ausgerichteten Unternehmen sind Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil. Sie sollten zumindest sicher auf Englisch kommunizieren können.

Gehalt: Wie viel verdient ein Sachbearbeiter?

Das Gehalt für Sachbearbeiter kann je nach Spezialisierung sehr unterschiedlich ausfallen. Entscheidend für die Höhe des Verdienstes sind die jeweiligen Aufgaben sowie Erfahrung und Qualifikationen.

Die Gehaltsspanne für Sachbearbeiter, die hier nicht konkret gelistet sind, orientiert sich ebenfalls an den obigen Werten. Sie bewegt sich also generell in einem Rahmen von etwa 30.000 Euro bis zu mehr als 50.000 Euro. Die tatsächliche Höhe des Gehalts hängt auch von weiteren wichtigen Faktoren ab, beispielsweise vom Unternehmen, der Branche und dem Standort.

Ausbildung: Wie wird man Sachbearbeiter? 

Erforderlich für Sachbearbeiter ist eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich. Also zum Beispiel als:

• Fachkaufmann/-frau
• Fachwirt/-in
• Industriekaufmann/-frau
• Bürokaufmann/-frau

Abseits dieser klassischen Ausbildung ist auch ein Quereinstieg mit anderen beruflichen Voraussetzungen möglich. Darunter fallen typischerweise:

• Bürofachkräfte (w/m/d)
• Büroassistenten (w/m/d)
• Kaufmännische Assistenten (w/m/d)
• Wirtschaftsassistenten(w/m/d)

Gegebenenfalls ist eine gewisse Einarbeitungszeit erforderlich. Außerdem gibt es Weiterbildungsangebote, um fehlende Qualifikationen zu erlernen.

Durch gezielte Fortbildungen bieten sich zudem gute Aufstiegschancen. Auch wer ein Studium abgeschlossen hat, das inhaltlich zum Sachbearbeiter Job passt, hat bei vielen Arbeitgebern die Chance, schnell aufzusteigen. Akademiker mit Abschlüssen in Bereichen wie Betriebswirtschaftslehre oder Sozialwissenschaft könnten bereits von Beginn an in einer höheren Position tätig werden.

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