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Als Führungskraft ist es manchmal gar nicht so einfach, einen kühlen Kopf zu bewahren. Schon gar nicht, wenn Mitarbeiter*innen schlechte Stimmung verbreiten oder ihrem Frust über etwas deutlichen Ausdruck verleihen. Hier finden Sie 6 Tipps, wie Sie mit Beschwerden umgehen sollten und unzufriedene Mitarbeiter*innen richtig führen.
So gehen Sie mit unzufriedenen Mitarbeitenden am besten um:
Tipp 1: Sehen Sie jede Beschwerde als Chance
Irgendwer meckert immer? Häufen sich Beschwerden unzufriedener Mitarbeiter*innen, kann es passieren, dass man als Führungskraft irgendwann nur noch genervt ist. Doch diesen Zustand gilt es unbedingt zu überwinden, denn: Beschwerden von Mitarbeitenden sollten zunächst einmal ernst genommen und als Chance begriffen werden.
Sehen Sie Beschwerden als etwas Positives an, denn nur so lassen sich langfristig Schwachstellen in Abläufen, in der Kommunikation oder im täglichen Miteinander aufdecken – und im besten Falle beheben. Laufen Beschwerden von unzufriedenen Mitarbeiter*innen ins Leere, kann es im Umkehrschluss gefährlich werden. Verbreiten Beschäftigte immer wieder schlechte Stimmung, wirkt sich das auf Dauer negativ auf das Betriebsklima aus. Nehmen Sie Beschwerden also an und versuchen Sie, mit ihnen „zu arbeiten”.
Tipp 2: Suchen Sie das Gespräch mit unzufriedenen Mitarbeitenden
Es gibt Beschäftigte, die so gut wie jeden Tag etwas zu meckern haben. Es gibt allerdings auch solche, die lieber ihren Mund halten, auch wenn sie unzufrieden sind. Doch das ist fatal! Eine offene Beschwerdekultur ist die Basis, damit es nicht zum großen Knall oder gar einer Kündigungswelle kommt. Als Führungskraft tragen Sie einen großen Anteil an der Zufriedenheit Ihrer Beschäftigten.
Ein offenes Ohr wird auf lange Sicht das Vertrauensverhältnis zwischen Ihnen allen stärken. Signalisieren Sie, dass Sie Unzufriedenheit und Frust ernst nehmen und bieten Sie regelmäßigen Gesprächsaustausch an. Damit verpufft in den meisten Fällen schon der gröbste Ärger. Wenn Sie gemeinsam mit Ihren Beschäftigten nach Lösungen der Probleme suchen-umso besser.
Tipp 3: Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Angestellten
Der Belegschaft die Möglichkeit einzuräumen, Ihnen Ihre Probleme und Unzufriedenheiten zu erläutern, bringt allein nicht viel. Wollen Sie Beschwerden Ihrer Mitarbeitenden wirklich verstehen, müssen Sie die Perspektive wechseln. Gerade wenn häufig Kritik geäußert wird, werden Führungskräfte irgendwann immun dagegen und nehmen infolgedessen die Nöte und Sorgen Ihrer Angestellten gar nicht mehr wahr. Doch so weit darf es gar nicht erst kommen.
Begeben Sie sich in die Position der unzufriedenen Mitarbeitenden. Stellen Sie sich den Umgang mit Ihren Angestellten und Ihre eigenen Arbeitsmethoden regelmäßig kritisch infrage. Nur so kann es gelingen, Beschwerden nachzuvollziehen und die richtigen Schlüsse abzuleiten. Vorgesetzten, die dazu in der Lage sind, wird wesentlich mehr Respekt entgegengebracht als jenen, an denen alle Kritik einfach abprallt.
Tipp 4: Stellen Sie Beschwerderegeln auf
Natürlich sind Beschwerdegespräche immer auch eine Gratwanderung zwischen echten Problemen und kleineren Wehwehchen. Wenn Sie nicht bei jeder Kleinigkeit ein Gespräch mit Ihren Angestellten führen wollen, brauchen Sie eine feste Beschwerdestruktur. Ein verbindlicher Rahmen, wann und wie Beschwerden vorgetragen werden können, hilft dabei, die vorherrschende Unzufriedenheit zu kanalisieren. Kommunizieren Sie die Struktur möglichst transparent und für jede*n nachvollziehbar.
Mit Problemlösungs-Checklisten erreichen Sie, dass Ihre Beschäftigten bereits vor einem Gespräch mit Ihnen reflektieren können, wie wichtig ihre Beschwerde ist und wie sie ihr Problem womöglich selbst lösen können. Folgende Punkte könnte so eine Checkliste enthalten:
- Die konkrete Beschwerde des*der Mitarbeitenden
- Eigene Lösungsvorschläge
- Genaues Anliegen, wie Sie als Chef*in diese Problemlösung unterstützen können
Auf diese Weise gehen Mitarbeitende vorbereitet in ein Beschwerdegespräch mit Ihnen, sind aufgrund vorheriger Selbstreflexion bereits weniger impulsiv oder das Gespräch mit Ihnen hat sich bestenfalls bereits erübrigt.
Tipp 5: Sammeln Sie Verbesserungsvorschläge
Damit Ihre Teammitglieder erst gar keinen Grund haben, sich zu beschweren, sollten Sie prophylaktische Maßnahmen ergreifen, um die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden auf einem hohen Level zu halten. Fast jede*r Arbeitnehmende bringt Ideen mit, wie sich tägliche Abläufe oder kommunikative Wege verbessern oder vereinfachen lassen. Finden diese Ideen Gehör, stärkt das das Selbstbewusstsein der Belegschaft.
Am besten lassen Sie diese Vorschläge über einen gewissen Zeitraum sammeln, z.B. in einer Box im Pausenraum. Einmal im Monat oder anlässlich eines Teammeetings können diese dann in großer Runde besprochen werden. Das Gefühl, etwas beeinflussen und verändern zu können schafft Motivation und stärkt ebenso das Vertrauensverhältnis zu Ihnen als Führungskraft.
Tipp 6: Führen Sie ein Beschwerdetagebuch ein
Um selbst den Überblick zu behalten, lohnt es sich, Beschwerden zu notieren. In einer Art Beschwerdetagebuch können Sie alle zu Ihnen getragenen Probleme und Unzufriedenheiten festhalten und bestenfalls abhaken, wenn eine Lösung für sie gefunden wurde.
So können Sie zum einen die positive Entwicklung wahrnehmen, die Ihr Beschwerdemanagement genommen hat, zum anderen behalten sie die Übersicht über Beschwerden, die öfter auftreten und gegebenenfalls. gründlicher angegangen werden sollten
Vielleicht können Sie Ihren Mitarbeitenden am Ende eines Quartals oder Jahres über eine Erfolgsquote Ihrer gemeinsamen Bemühungen berichten und stiften somit ein positives Gefühl des Zusammenhalts. Ihre Belegschaft wird es Ihnen danken.
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