Wie ein Nein zum Chef Ihre Karriere ankurbelt

Von Alenka Mladina 20. Juli 2016

Wenn der Chef Ihnen wieder einmal trotz vollem Terminkalender eine Zusatzaufgabe auf den Schreibtisch legt und Sie deshalb Überstunden machen müssen, ist es höchste Zeit für ein Nein. Allerdings fällt es Ihnen wahrscheinlich wie den meisten Arbeitnehmern schwer, Ihrem Vorgesetzten etwas abzuschlagen.

Zu stark schwingt die Befürchtung mit, beim Chef negativ aufzufallen. Ob neue, interessante Projekte anstehen, die nächste Beförderung oder Gehaltserhöhung - wir brauchen seine Unterstützung.

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Formulieren Sie Ihre Ablehnung so, dass Ihr Chef die Gründe nachvollziehen kann. Dann kann es Ihnen sogar gelingen, Ihr Ansehen zu steigern.

Alles, was Sie dazu brauchen, sind überzeugende Argumente. Und die finden Sie mit drei Leitfragen:

1. Ist mein Nein zum Chef gerechtfertigt, weil ich wirklich keine Zeit für die Zusatzaufgabe habe?

Sammeln Sie alle Aufgaben, die Sie noch abschließen müssen. Erstellen Sie einen Zeitplan, der sämtliche Deadlines enthält. Vielleicht können Sie weniger dringende Aufgaben etwas nach hinten verschieben, ohne Deadlines zu verpassen? Ihr Chef würde es Ihnen sicher danken.

Im Sinne guten Selbstmarketings sollten Sie durchscheinen lassen, dass Sie Ihren Terminplan anpassen, um dem Vorgesetzten zu helfen. Tragen Sie aber nicht zu dick auf.

Lässt Ihr Zeitplan keine weiteren Aufgaben zu, haben Sie starke Argumente, um sie abzulehnen. Sagen Sie zu Ihrem Vorgesetzten: „Ja, ich helfe Ihnen gern. Wie Sie allerdings sehen, muss ich dafür eine dieser Aufgaben schieben und kann sie nicht innerhalb der Deadline abschließen. Wenn das für Sie in Ordnung ist, übernehme ich die neue Aufgabe gern.“

Nun liegt die Entscheidung bei Ihrem Chef: Entweder er akzeptiert, dass eine andere Aufgabe unter dem Eilauftrag leidet. Andernfalls betraut er einen anderen Kollegen damit.

Wichtig ist, dass Sie ihm klar sagen, was machbar ist und was nicht. Sie zeigen ihm dadurch, dass Sie über einen guten Überblick und effizientes Zeitmanagement verfügen. Beides sind Fähigkeiten, die Sie auch für Jobs mit mehr Verantwortung empfehlen.

2. Sollte ich die Aufgabe übernehmen, weil sie meine Karriere fördert?

Sie sollten immer prüfen, ob Sie sich für den nächsten Karriereschritt positionieren und entsprechende Erfahrungen sammeln, wenn Sie die Zusatzaufgabe annehmen.

Erledigen Sie allerdings dauerhaft Routineaufgaben, die darüber hinaus nicht einmal in Ihrer Jobbeschreibung stehen, sollten Sie mit Ihrem Chef sprechen. Machen Sie ihm klar, dass die wirklich wichtigen Aufgaben unter der zusätzlichen Belastung leiden.

Und präsentieren Sie einen Lösungsvorschlag: Zum Beispiel, dass Sie gern Praktikanten einarbeiten, die sich künftig um derartige Aufgaben kümmern können. So zeigen Sie Initiative und können gleichzeitig Führungsqualitäten unter Beweis stellen.

Auch wenn Sie fortwährend Aufgaben übernehmen müssen, die Sie überfordern, sollten Sie aktiv werden. Sagen Sie Ihrem Chef, dass Sie gern an sich arbeiten, und die Qualität Ihrer Ergebnisse mit speziellen Fortbildungen sichern möchten.

Lassen Sie sich aber keinesfalls langfristig die Aufgaben einer höheren Position zuteilen, ohne auch in den Genuss der entsprechenden Beförderung zu kommen.

3. Sind Sie mit der vorgeschlagenen Strategie einverstanden?

Viele Aufgaben fallen uns leichter, wenn wir sie auf unsere eigene Art erledigen dürfen. Das gilt auch für Zusatzaufgaben. Wenn Ihr Chef Ihnen den Lösungsweg für ein Problem bereits vorschreibt, erscheint die Bearbeitung sehr unattraktiv.

Dürfen Sie hingegen einen neuen Lösungsansatz ausprobieren, der Sie schon lange beschäftigt, gewinnt die Aufgabe deutlich an Reiz: Sie haben mehr Spaß bei der Bewältigung und können dem Chef zeigen, wie innovativ und kreativ Sie sind.

Jetzt müssen Sie Ihrem Vorgesetzten das nur noch schmackhaft machen: Sagen Sie ihm, dass Ihnen für die Zusatzaufgabe unter normalen Umständen die Zeit fehlt. Sie haben allerdings einen neuen Lösungsansatz, mit dem Sie 30 % Bearbeitungszeit sparen könnten – und schon würde die Aufgabe in Ihren Terminkalender passen.

Letzendlich tragen Sie dann das Risiko: Fällt die Zeitersparnis geringer aus, werden Überstunden fällig. Aber die fallen bestimmt leichter, wenn Sie dadurch Ihre eigenen Ideen ausprobieren können.

Fünf typische Situationen und wie Sie Nein zum Chef sagen

  1. Der Chef möchte Ihnen zusätzliche Aufgaben übergeben. Das spricht für Vertrauen in Ihre Kompetenz. Grundsätzlich sollten Sie das daher positiv aufnehmen und das auch gegenüber Ihrem Chef äußern. Fehlt Ihnen jedoch die Zeit dafür, schlagen Sie Ihrem Chef vor, wie Sie diese zusätzliche Aufgabe in ihre bisherige Prioritätenliste einordnen und welche Aufgabe Sie stattdessen schieben oder an einen Kollegen abgeben möchten.
  2. Sie sollen im Urlaub E-Mails beantworten. Schlagen Sie Ihrem Vorgesetzten  alternative Personen aus Ihrem Team vor, die Ihre Aufgaben genauso verlässlich übernehmen können. Erklären Sie, dass diese umfassend informiert sind und die Aufgaben so genauso zur Zufriedenheit des Chefs erledigt werden. Vergessen Sie nicht, eine umfassende Übergabeliste für den Urlaub zu erstellen und mit Ihrem Chef abzustimmen.
  3. Ihr Chef betraut Sie mit Arbeiten, die nicht zu Ihrem Aufgabenprofil gehören. Zeigen Sie, dass Sie das Vertrauen Ihres Chefs in Sie sehr schätzen. Machen Sie aber auch deutlich, dass der neue Arbeitsauftrag nicht zu Ihren eigentlichen Aufgaben gehört und Sie ihn ausnahmsweise übernehmen. Fehlt Ihnen das nötige Wissen oder die passende Erfahrung, bitten Sie am besten gleich um eine andere Lösung.
  4. Ihr Boss lädt ständig zu einem Feierabendgetränk ein. Sagen Sie ihm, wie nett der gemeinsame Abend letztens mit ihm und dem Team war. Sichern Sie ihm zu, dass Sie beim nächsten Mal wieder dabei sind, aber diesmal leider nicht teilnehmen können. Halten Sie dieses Versprechen. Wenn Sie generell den Feierabend mit Ihrer Familie genießen möchten, sollten Sie auch das ehrlich erklären.
  5. Ihr Vorgesetzter insistiert auf eine bestimmte Vorgehensweise, mit der Sie überhaupt nicht einverstanden sind. Erklären Sie, dass Sie bereits Erfahrung mit Projekten dieser Art haben. Legen Sie dar, warum sich Ihre Vorgehensweise bewährt hat.

Das Nein formulieren: Der Ton macht die Musik

Mit der richtigen Strategie und guten Argumenten kann es Ihnen gelingen, Zusatzaufgaben abzuwenden – oder zumindest von Ihrem Mehraufwand zu profitieren.

Im Optimalfall landen weniger Aufgaben auf Ihrem Tisch – und der Chef empfindet Sie trotzdem als äußerst hilfsbereit und leistungsstark. Voraussetzung: Sie begründen Ihr Nein und formulieren es professionell.

Ihr Chef akzeptiert Ihr begründetes Nein nicht? Vielleicht ist es dann an der Zeit, dass Sie sich nach einem neuen Job umsehen. In unserer täglich aktualisierten Stellenbörse finden Sie über 1.000 Jobs im Finanz-, IT- und kaufmännischen Bereich.

Bildquelle: pathdoc / Fotolia.com

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