Wenn alles anders wird: Change-Prozesse souverän managen

Von Christina Holl on 30. April 2020

Die Corona-Pandemie hat in vielen Unternehmen für einschneidende Veränderungen gesorgt und sie zum digitalen Wandel im Zeitraffertempo gezwungen. Was vor dem Ausbruch von Covid-19 vielleicht noch ein mittelfristiges Ziel war, ist angesichts der aktuellen Situation zur Notwendigkeit geworden. Auch – oder gerade dann – wenn Veränderungsprozesse nicht geplant waren, ist Change-Management wichtig. Diese Fehler sollten Sie dabei vermeiden.

In diesem Beitrag lesen Sie:

Unternehmen, die am Markt erfolgreich sein wollen, müssen sich an stetig wechselnde Anforderungen anpassen. Veränderungen sind im Geschäftsleben unvermeidbar. Und im Idealfall werden diese Anpassungen nach Plan vollzogen. Größere Unternehmen unterhalten dafür eigens ganze Change-Management-Abteilungen, die sich ausschließlich mit Veränderungsprozessen beschäftigen.

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Doch auch für kleine und mittlere Unternehmen ist es wichtig, ihre Mitarbeiter richtig durch Zeiten des Wandels zu führen. Das gilt umso mehr, wenn ihre Arbeitswelt quasi über Nacht auf den Kopf gestellt wird, wie es angesichts der Corona-Pandemie in vielen Firmen der Fall ist. Denn Veränderungen verunsichern Arbeitnehmer häufig. Sie sorgen sich womöglich um ihren Arbeitsplatz, können neue Maßnahmen nicht nachvollziehen und verhalten sich unkooperativ. Das alles wirkt sich negativ auf die Produktivität aus.

Was ist Change-Management?

Grundsätzlich geht es beim Change-Management darum, ...

  • erforderliche Anpassungen frühzeitig zu erkennen,
  • entsprechende Maßnahmen zu planen sowie umzusetzen
  • und sie im Arbeitsalltag zu etablieren.

Unter dem Begriff lassen sich demnach alle Maßnahmen und Aktivitäten zusammenfassen, durch die eine nachhaltige Veränderung innerhalb einer Organisation erreicht werden soll. Mit der Einführung alleine ist es also längst nicht getan. Und auf dem Weg zu einer erfolgreichen Transformation lauern zahlreiche Fallstricke.


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Erfolgsfaktor Kommunikation

Kommunikation ist in Veränderungsprozessen ein entscheidender Faktor. Sie bestimmt, ob Ihre Mitarbeiter beim Wandel mitziehen oder sich gegen Veränderungen sperren, sie blockieren oder sogar das Unternehmen verlassen. Maßnahmen einfach zu beschließen und die Belegschaft vor vollendete – veränderte – Tatsachen zu stellen, wird in den wenigsten Fällen funktionieren.

Damit sie ihr Verhalten ändern, andere Arbeitsweisen und Aufgaben akzeptieren und neue Werte verinnerlichen, müssen Sie Ihre Mitarbeiter abholen und mitnehmen - und das den gesamten Change-Prozess hindurch. Das kann nur durch Kommunikation gelingen. Oft genug findet die jedoch nicht ausreichend oder nicht richtig statt. Und genau deshalb scheitern angestoßene Change-Prozesse häufig. Damit Ihnen das nicht passiert, verraten wir Ihnen im Folgenden, welche Kommunikationsfehler Sie vermeiden sollten.

Fehler Nr. 1: Zu spät – Verzögerte Kommunikation

Sie möchten Ihren Mitarbeitern unnötiges Kopfzerbrechen ersparen und vermeiden, dass Unruhe in der Belegschaft entsteht. Deshalb halten Sie Informationen über anstehende Veränderungsprozesse lieber erst einmal zurück. Das ist womöglich gut gemeint, doch Sie tun damit weder Ihren Mitarbeitern noch sich selbst einen Gefallen. Mitarbeiter wollen bei wichtigen Entscheidungen eingebunden werden. Je länger Sie Ihr Team im Unklaren lassen, desto stärker befeuern Sie die Gerüchteküche. Und ist die erst einmal am Brodeln, wird es schwieriger, mit Ihrer Botschaft zu den Mitarbeitern durchzudringen.

Besser: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig. Sobald Ziele festgelegt sind, sollte das Team darüber in Kenntnis gesetzt werden. Bitten Sie um Feedback, blocken Sie etwaige Bedenken und Einwände nicht ab und ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Fragen zu stellen.

Fehler Nr. 2: Zu viel – Informations-Overkill

Dass Ihre Mitarbeiter mitgenommen werden wollen, heißt allerdings nicht, dass sie über jedes Detail informiert werden müssen. Wägen Sie genau ab, wie sehr Sie in die Tiefe gehen wollen und welche Details interessant sind. Das Team muss nicht alles erfahren. Es sollte nur wissen, dass im Hintergrund etwas passiert. Teilen Sie jeden noch so kleinen Fortschritt, laufen Sie Gefahr, dass Mitarbeiter abstumpfen und das Interesse verlieren.

Besser: Betrachten Sie den Prozess aus der Perspektive Ihrer Mitarbeiter. So erkennen Sie leichter, welche Informationen relevant und damit teilenswert sind und welche nicht. Mitarbeiter interessieren in der Regel primär die grundlegenden Fragen:

  • Was ändert sich wann?
  • Warum ist die Veränderung erforderlich?
  • Welche Auswirkungen hat das auf das Unternehmen und für sie persönlich?

Fehler Nr. 3: Zu negativ – Fehlender Fokus auf die Vorteile

Gewohnheiten und Routinen geben Sicherheit und machen das Leben leichter. Das gilt auch im Job. Deshalb können sogar eigentlich positive Veränderungen als störend empfunden werden und auf Ablehnung stoßen. Nur zu erklären, warum eine Anpassung erforderlich ist, reicht deshalb nicht aus. Stellen Sie explizit auch die Vorteile heraus, die eine Veränderung mit sich bringt. Ansonsten riskieren Sie, dass Mitarbeiter mit Ablehnung reagieren und die Arbeitsmoral sinkt.

Besser: Rücken Sie von Anfang an die Vorteile in den Fokus. Stellen Sie beispielsweise heraus, wie sehr die Einführung einer neuen Software die Arbeit erleichtern wird, sodass dadurch mehr Zeit für spannendere Aufgaben zur Verfügung stehen wird. Im Idealfall schaffen Sie damit nicht nur Akzeptanz für anstehende Veränderungen, sondern sorgen sogar für ein gewisses Maß an Vorfreude.

Fehler Nr. 4: Zu nebulös – Mangelnde Transparenz

Change-Prozesse verlangen allen Beteiligten einiges ab – auch der Belegschaft. Veränderungen sind mit großen Anstrengungen verbunden. Betroffene Mitarbeiter werden sich zum Beispiel in oben erwähnte neue Software erst einarbeiten müssen oder gezwungen sein, sich an veränderte Prozesse zu gewöhnen. Kehren Sie das nicht unter den Teppich. Die Kehrseiten der Medaille zu verschweigen macht Sie unglaubwürdig und kann Sie das Vertrauen Ihrer Angestellten kosten.

Besser: Kommunizieren Sie offen und ehrlich, welche Herausforderungen auf Ihr Team zukommen werden. Nehmen Sie Sorgen und Bedenken Ihrer Mitarbeiter ernst und stellen Sie sich der Diskussion. Wichtig: Versuchen Sie nicht, die Transformation schnellstmöglich durchzudrücken. Stellen Sie stattdessen realistische Pläne und Zielvorgaben auf, bei denen Sie der Belegschaft ausreichend Zeit einräumen, sich an die geänderten Bedingungen zu gewöhnen.

Fehler Nr. 5: Zu früh beendet – Nachbereitung vergessen

Die Veränderung ist implementiert – Mission accomplished! Leider nicht ganz. Um beim Beispiel der neu eingeführten Software zu bleiben: Dass das Programm jetzt genutzt wird, heißt nicht, dass all Ihre Mitarbeiter damit gut zurechtkommen. Im Gegenteil: Oft beginnt für Ihr Team die anstrengendste Phase gerade erst. Das Veränderungsmanagement jetzt schleifen zu lassen, kann dafür sorgen, dass der Change-Prozess auch nach der Implementierungsphase noch scheitert.

Besser: Intensivieren Sie die Kommunikation nach der Implementierung. Horchen Sie in die Teams hinein und holen Sie Feedback ein: Wie kommen Ihre Mitarbeiter klar? Haben sie alles, was sie benötigen? Gibt es Schwierigkeiten? Bieten Sie bei Problemen konkrete Lösungen an, beispielsweise interne Schulungen oder Unterstützung durch externe Dienstleister.

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Bildquelle: © rossf - unsplash.com