Vorstellungsgespräch absagen – Tipps für Bewerbende

Von Christina Holl on 24. November 2021
Geschätzte Lesedauer: 7 Minuten

Es mag wie ein Luxusproblem wirken, doch das ist es nicht: Wer sich beworben hat und dann das Vorstellungsgespräch absagen möchte, kann sich schwertun. Welche Worte wählen? Welche Gründe nennen? Oder werden gar keine gebraucht? Hier erfahren Sie, wie Sie souverän mit der Angelegenheit umgehen.

Faire Sache: Vorstellungsgespräch absagen

Die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch ist das erste große Etappenziel auf dem Weg zum neuen Job. Schließlich zeigt das Angebot, dass Sie und Ihre beruflichen Qualitäten einem potenziellen Arbeitgeber gefallen. Es könnte also mehr daraus werden. Doch vielleicht haben sich Ihre Pläne mittlerweile geändert und der Job ist für Sie nicht mehr interessant, etwa aus folgenden Gründen:

  • Sie wurden bei Ihrem aktuellen Arbeitgeber befördert und möchten nicht mehr wechseln.
  • Sie ziehen weiter weg.
  • Sie befürchten, dass das Unternehmen doch nicht zu Ihnen passt.
  • Sie müssen Ihren geplanten Arbeitgeberwechsel verschieben, weil sich unerwartete Entwicklungen, etwa familiärer oder gesundheitlicher Art, ergeben haben.
  • Sie haben inzwischen ein anderes Jobangebot angenommen.

Auf keinen Fall sollten Sie unter diesen und ähnlichen Umständen das Vorstellungsgespräch trotzdem wahrnehmen. Das wäre unhöflich und unprofessionell. Denn früher oder später werden Sie die Stelle ja doch ablehnen. Auch nicht gut: sich nicht mehr bei dem Unternehmen zu melden. Das irritiert die andere Seite und lässt Sie unsouverän erscheinen. Und Sie selbst werden deswegen wahrscheinlich ein schlechtes Gewissen haben.

Respektvoller und fairer ist es, dass Sie die Einladung oder den Termin zum Vorstellungsgespräch absagen. Dafür gibt es gute Gründe:

  • Sie ersparen der betreffenden Personalabteilung viel Zeit und Arbeit.
  • Mit einer höflichen Absage bleiben Sie in dem Unternehmen in guter Erinnerung. Das ist wichtig, sofern Sie sich dort irgendwann erneut bewerben wollen.
  • Sie geben anderen Bewerbenden die Chance, den frei gewordenen Platz einzunehmen.

Absage früh mitteilen 

Natürlich kann es für Sie unangenehm sein, wenn Sie die Einladung zum Vorstellungsgespräch absagen oder auch ein Jobangebot ausschlagen. Aber lassen Sie sich davon nicht verunsichern: Die Personalabteilung wird Ihnen sogar dankbar sein, wenn Sie das Interview nicht einfach unentschuldigt ausfallen lassen. Schließlich kostet es viel Zeit und Mühe, ein Vorstellungsgespräch vorzubereiten. Oft sind daran Führungskräfte oder Teammitglieder in spe beteiligt. Diese können dann ihre Arbeitskraft anderweitig verplanen.

Aber wie sage ich ein Vorstellungsgespräch ab? Das Wichtigste ist: Melden Sie sich so früh wie möglich! Besonders dann, wenn Sie das Vorstellungsgespräch kurzfristig absagen müssen. Erst am Tag des Termins zu widerrufen, ist natürlich denkbar schlecht, aber manchmal auch unvermeidbar. Zum Beispiel dann, wenn Sie plötzlich erkrankt sind oder sich andere unvorhersehbare Hindernisse ergeben.

Stellen Sie zudem sicher, dass Ihre Absage die richtige Person im Unternehmen erreicht. Rufen Sie am besten an, auch wenn es Sie Überwindung kostet. Einen schriftlichen Rückzieher per E-Mail oder SMS sollten Sie nur schicken, wenn ein Telefonat nicht möglich ist. Außerdem zeugt eine persönliche Absage des Vorstellungsgesprächs von Charakter und Mut. Personaler*innen wissen nämlich, dass das niemandem leicht fällt.

Absage begründen oder nicht?

Es ist also sinnvoll ein Bewerbungsgespräch abzusagen und das im Idealfall auch persönlich zu tun. Aber mit welcher Begründung? Sollen Sie die Wahrheit sagen? Grundsätzlich schon. Haben Sie beispielsweise schon anderweitig zugesagt, ist das nicht ehrenrührig. Und natürlich ist Personalverantwortlichen bewusst, dass Sie sich in der Regel auch bei anderen Arbeitgebern bewerben. Das Unternehmen fährt schließlich ebenso mehrgleisig und lädt mehrere Bewerbende zum Vergleich ein.

Auch wenn Sie plötzlich erkranken und deshalb ein Vorstellungsgespräch kurzfristig absagen, ist Ehrlichkeit durchaus angebracht. Ins Detail zu gehen brauchen Sie aber nicht. 

Heikel wird es auch, wenn das Unternehmen für Sie als Arbeitgeber nicht mehr infrage kommt, weil Sie Schlechtes darüber gehört haben. Falls Sie das offen sagen, lassen sich Ihre Vorbehalte vielleicht aus der Welt schaffen. Gerüchte müssen schließlich nicht stimmen. Doch auch andere Reaktionen sind denkbar, wenn Sie das Thema ansprechen. Ihr Gegenüber könnte beleidigt sein, mit Unverständnis reagieren oder Sie für leicht beeinflussbar halten. Wägen Sie daher gut ab, bevor Sie etwas sagen.
Machen Sie sich in derartigen Situationen vor allem klar: Sie sind nicht dazu verpflichtet, die Absage eines Vorstellungsgesprächs zu begründen. Keine Erklärung ist sogar manchmal besser als eine schlechte. Haben Sie zum Beispiel einen parallelen Termin übersehen, sollten Sie das lieber für sich behalten. Sonst wirken Sie leicht unorganisiert und unzuverlässig.

Wichtig indes: Sie sollten ein Vorstellungsgespräch höflich absagen. Erklären Sie, dass es Ihnen leid tut und Sie sich sehr über die Einladung gefreut haben. Zwischenzeitlich hätte sich aber eine neue Situation ergeben, die Sie bei Bedarf kurz erläutern, und aufgrund derer Sie Ihre Bewerbung zurückziehen.

Absage richtig formulieren

Wie bereits erwähnt, ist eine Absage per Telefon immer besser als eine per E-Mail. Möchten Sie trotzdem den Vorstellungstermin lieber schriftlich ablehnen, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Mail so früh wie möglich vor dem Termin eintrifft. Inhaltlich können Sie sich an folgenden Eckpunkten orientieren:

  • Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff. Zum Beispiel: „Absage des Bewerbungsgesprächs am XX.XX.XXXX“.
  • Bedanken Sie sich für die Einladung: „Vielen Dank für Ihre freundliche Einladung zum Vorstellungsgespräch.“
  • Drücken Sie deutlich aus, worum es geht, beispielsweise: „Ich ziehe meine Bewerbung bei Ihnen zurück.“
  • Denken Sie an die Grußformel: „Ich hoffe auf Ihr Verständnis und wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg."

Ansonsten kommt es natürlich darauf an, die Begründung gut zu vermitteln. Dazu einige Beispiele.

  • Vorstellungsgespräch absagen wegen Krankheit: Sie können sich hier allgemein halten, denn welche Beschwerden Sie haben, geht Ihr Gegenüber grundsätzlich nichts an. Es genügt, sinngemäß zu sagen oder zu schreiben: “Ich bin erkrankt und muss deshalb mein Vorstellungsgespräch kurzfristig absagen.”
  • Vorstellungsgespräch absagen wegen Terminüberschneidung: Auch hier ist es überflüssig oder sogar ungünstig, Einzelheiten zu nennen. Teilen Sie stattdessen mit, dass Sie den Termin wegen unerwarteter Umstände nicht einhalten können. Allerdings sollten Sie einen Ausweichtermin oder mehrere konkret vorschlagen.
  • Vorstellungsgespräch absagen wegen weiter Anfahrt: Möglicherweise findet der Termin nicht dort statt, wo Sie es erwartet haben oder es ursprünglich abgesprochen war. Ist dann die Distanz für Sie zu groß, könnten Sie mitteilen: „Mir war nicht bewusst, dass der Termin an Ihrem Münchner Standort ist und nicht in Ihrer Zentrale in Hamburg. Deshalb muss ich ihn leider absagen.”
  • Vorstellungsgespräch absagen wegen Zusage: Sie haben bereits woanders unterschrieben? Dann wählen Sie eine Formulierung wie: „Ich habe mich für das Angebot eines anderen Unternehmens entschieden und kann deswegen den Termin zum Vorstellungsgespräch nicht annehmen.” 
  • Vorstellungsgespräch absagen wegen Todesfall: Hier können Sie zwar den Grund nennen, aber genauso gut im Ungefähren bleiben – wie bei anderen privaten Anlässen auch. Das vermeidet eventuelle Spekulationen über eine Ausrede oder darüber, dass Sie zu vertraulich sind. Ausreichend ist eine Formulierung wie: „Leider kann ich aus privaten Gründen den vereinbarten Termin zum Vorstellungsgespräch nicht wahrnehmen.”
  • Vorstellungsgespräch absagen wegen Urlaub: Auch das ist ein guter Grund. Jedenfalls, wenn der Urlaub seit längerer Zeit gebucht ist und mit dem erst danach anberaumten Bewerbungsgespräch kollidiert. Weil die Absage eines Urlaubs oft Stornogebühren kostet, kann ein Unternehmen nicht von Ihnen erwarten, dass Sie dafür aufkommen. Erklären Sie dann zum Beispiel: „Wegen eines parallelen Auslandsaufenthalts muss ich den Termin leider verschieben.” Geben Sie in dem Fall unbedingt alternative Termine an. 
  • Vorstellungsgespräch absagen ohne Begründung: Warum auch immer Sie sich mittlerweile gegen die Bewerbung entschieden haben – Sie müssen die Hintergründe nicht zwingend weiter erläutern. Äußern Sie sich stattdessen einfach wie folgt: „Ich möchte meine Bewerbung für die Stelle zurückziehen und damit das Vorstellungsgespräch absagen.”

Unnötige Absagen vermeiden 

Sie wissen nun, wie Sie ein Vorstellungsgespräch elegant absagen. Aber besser ist es, es erst gar nicht so weit kommen zu lassen. Überlegen Sie deshalb vorher gut, welche Einladungen Sie annehmen. Einen Termin bei einem Unternehmen zu bestätigen, obwohl Sie dort niemals arbeiten möchten, sollten Sie auch aus „Trainingsgründen" vermeiden. Konzentrieren Sie sich lieber auf die Jobs, die Sie wirklich interessieren.

Dabei unterstützen wir Sie gern. Laden Sie dafür einfach hier Ihren Lebenslauf hoch. Eine unsere Personalberater kommen schnellstmöglich mit interessanten Angeboten auf Sie zu.

Lebenslauf senden

Bildquelle: © C Technical - Pexels.com


Als Personaldienstleister haben wir uns die Aufgabe gestellt, Sie bei Ihrer Jobsuche eingehend zu unterstützen. Unsere Expertise umfasst nicht nur Hilfe bei der Suche nach dem richtigen Job, sondern auch Beratungen zu allen Stationen des Bewerbungsprozesses und darüber hinaus.

Dafür stehen wir Ihnen in ganz Deutschland zur Verfügung; unter anderem finden Sie unsere Personalvermittlung in Stuttgart, München und an weiteren Standorten. Als Bewerber können Sie von uns eine persönliche, kostenfreie und individuelle Betreuung erwarten.