Überstundenalarm! Wann Führungskräfte handeln müssen

Von Alenka Mladina 28. Mai 2015

Wir Deutschen sind in Sachen Überstunden Europameister. Länger als wir bleibt der EU-Kommission zufolge keiner der europäischen Kollegen im Büro. Dass dies auf Dauer weder für die Mitarbeiter noch für die Teamperformance gesund ist, versteht sich von selbst. Höchste Zeit also für Chefs, unnötige Überstunden ein für alle Mal abzuschaffen.

Überstunden fallen aus den unterschiedlichsten Gründen an und sind in gewissem Rahmen auch seitens der Mitarbeiter in Ordnung. Nehmen Sie jedoch überhand oder werden Sie zum Standard, stimmt etwas mit den Unternehmensprozessen nicht.

Vielmehr ist das eine Situation, die Chefs Sorgen bereiten sollten. Schließlich tragen sie die Verantwortung für Ihre Mitarbeiter und deren Gesundheit: Jede sechste Krankschreibung im ersten Halbjahr 2014 lässt sich laut einer Untersuchung der Krankenkasse DAK auf einen Burnout zurückführen.

Woran Führungskräfte zu viele Überstunden erkennen

Ein großer Kundenauftrag, Urlaubszeiten, die Einführung neuer Prozesse oder IT-Systeme, all das sind berechtigte Gründe für Überstunden. Chefs können diese unter Umständen sogar anordnen. Sie müssen jedoch auch einschätzen können, wann es zu viel wird. Deutliche Warnsignale für zu viele Überstunden sind:

  • Mitarbeiter sind oft krank. Dafür gibt es zwei Ursachen: Die Mitarbeiter nutzen Ausreden, um der Arbeit fernzubleiben, oder sie sind aufgrund einer zu hohen Arbeitsbelastung tatsächlich oft krank. Beides sind schlechte Signale. Suchen Sie ein klärendes Gespräch.
  • Teammitglieder sind gereizt und nervös. Wenn die Stimmung in den regelmäßigen Meetings sinkt, Mitarbeiter Arbeitsanweisungen nur abnicken und sich Konflikte häufen, müssen Sie handeln. Anhaltende Überlastung durch erhöhte Arbeitszeit schlägt sich meist in einer angespannten Atmosphäre nieder. Das ist ebenfalls ein wichtiger Anlass, Überstunden zu verhindern.
  • Kollegen vernachlässigen Ihr Erscheinungsbild. Erscheinen Mitarbeiter wiederholt mit schlampiger Garderobe zur Arbeit, ist auch das Grund zur Besorgnis. Sind sie bereits morgens so erschöpft, dass sie spät aus dem Bett kommen? Vereinbaren Sie ein Mitarbeitergespräch und erkundigen Sie sich nach der allgemeinen Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
  • Mitarbeiter meiden soziale Kontakte im Unternehmen. Längere Arbeitszeiten bedeuten weniger Zeit für Familie und Hobbys. Um das zu kompensieren, bleiben Mitarbeiter oft Firmenveranstaltungen oder Kollegentreffen außerhalb der Bürozeiten fern. Oft tun sie das nur, um nicht auch noch dann über die Arbeit reden zu müssen. Ein deutliches Zeichen, dass Sie zusätzliche Überstunden verhindern sollten.
  • Mitarbeiter beschweren sich. Das deutlichste Zeichen von allen. Wenn Mitarbeiter offen über zu viel Arbeit klagen, sollten Sie dem nachgehen. Spätestens jetzt sollten Sie weitere Überstunden verhindern und mit Ihrem Mitarbeiter eine Lösung erarbeiten.

Die Anzeichen von Überlastung oder eines aufkommenden Burnouts sind nicht immer einfach zu deuten. Das gelingt nur mit großer Aufmerksamkeit auf Seiten des Chefs. Legen Sie sich daher regelmäßige Mitarbeitergespräche auf Termin und zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie stets ein offenes Ohr für ihre Anliegen haben.

Wie Manager zu viele Überstunden verhindern können

Um zu entscheiden, welche Maßnahmen sinnvoll sind, um Überstunden zu verhindern, müssen Sie Ihre Mitarbeiter im Blick haben und gleichzeitig den Arbeitsaufwand gut einschätzen können. Folgende Tipps können dabei helfen:

  • Erkennen Sie die Regelmäßigkeiten. In den meisten Branchen gibt es über das Jahr verteilt immer wiederkehrende Belastungszeiten. Reflektieren Sie die vergangenen Jahre: Können Sie ableiten, wann der Arbeitsaufwand in diesem Jahr mit großer Wahrscheinlichkeit wieder hoch ist? Stehen neue Projekte an und kann das bestehende Team diese zusätzlich wirklich stemmen? Eine vorausschauende Planung hilft Ihnen bei der Einschätzung, ob Sie neue Mitarbeiter oder Zeitarbeitskräfte einstellen sollten, um unverhältnismäßige Überstunden zu verhindern.​​
  • Analysieren Sie die Überstunden. Warum leistet ein Mitarbeiter Überstunden? Hat er zu viel Arbeit auf dem Tisch oder arbeitet er nicht effizient genug? Wie lassen sich die Überstunden verhindern? Je nach Ursache sollten Sie verschiedene Lösungen abwägen: Neuverteilung der Aufgaben, Zeitmanagement-Coachings oder fachliche Trainings für den Mitarbeiter und gegebenenfalls eine Aufstockung des Personals.
  • Identifizieren Sie belastungsintensive Aufgaben. Welche Vorgänge im Betrieb erfordern die meiste Zeit – und muss das so sein? Oft lässt sich für Entlastung sorgen, indem an kleinen Stellschrauben gedreht wird: eine neue Rollenverteilung im Team, der Einsatz von Software, das Angebot von Home-Office.
  • Prüfen Sie, ob Ihr Team mit dem Wachstum mithalten kann.  Viele Unternehmen wachsen. Damit steigt auch die Arbeitsbelastung einzelner Mitarbeiter - und die Anzahl der Überstunden. So beklagten 41 % der Unternehmen im ersten Halbjahr 2015 einen Mangel an Personal. Temporär können Sie in diesem Fall Überstunden verhindern, indem Sie Zeitarbeitnehmer einstellen und so für Entlastung sorgen. Langfristig kann nur ein zusätzlicher oder bei Bedarf mehrere neue Mitarbeiter für Abhilfe sorgen (Lesetipp: Wie Sie das Risiko einer Fehleinstellung vermeiden).

Bei gelegentlichen Überstunden ist der Ausgleich wichtig

Dauerhafte Überstunden im Team sollten Sie generell verhindern. Jede einzelne Überstunde werden Sie jedoch nicht vermeiden können und sollten daher für einen Ausgleich sorgen. Im Fall, dass in Ihrem Unternehmen kein finanzieller Ausgleich für Überstunden vorgesehen ist, erlauben Sie Ihren Mitarbeitern das Büro in entspannteren Zeiten etwas früher zu verlassen oder eine längere Mittagspause einzulegen. Diese kleinen Zeichen der Anerkennung für die geleisteten Überstunden bewirken sehr viel: Ihre Mitarbeiter werden Ihnen diese Geste mit höherer Motivation und Effizienz danken.

Uns interessieren auch Ihre Tipps, wie Sie Überstunden vermeiden und freuen uns über Ihre Erfahrungen im Kommentarfeld unten.

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