Überarbeitet? Das liegt vielleicht daran, dass Sie niemals Nein sagen

Von Christina Holl 14. Januar 2016

Haben Sie das Gefühl, dass Kollegen immer nur zu Ihnen kommen, wenn sie bei einer Aufgabe Unterstützung brauchen? Dann ist es Zeit, den Wortschatz zu erweitern: Lernen Sie, Nein zu sagen. Dieses kleine Wörtchen wird Ihnen den Arbeitsalltag erheblich erleichtern.

„Können Sie mal kurz...“, ist ein verhängnisvoller Satzanfang. Der Chef nutzt ihn, wenn er Ihnen kurz vor Feierabend eine Bilanzierung zur Kontrolle auf den Tisch legt. Der Kollege verwendet ihn, wenn er Sie darum bittet, seinen Programmcode zu prüfen. Der Mitarbeiter leitet damit eine Bitte ein, wenn er bei einem schwierigen Projekt nicht weiter weiß. Die Anlässe für diesen Satzanfang sind unterschiedlich, die Konsequenzen für Sie immer gleich: Ihr Schreibtisch ist voll fremder Arbeit und Sie werden an diesem Tag nicht pünktlich Feierabend machen.

Fast intuitiv reagieren wir auf die freundlichen Anfragen mit einem unbedachten „Ja“. Dem Chef schlägt man ohnehin ungern etwas ab. Die Kollegen unterstützen? Im Sinne der Teamatmosphäre natürlich gern! Und dem Mitarbeiter etwas Neues beizubringen, macht Spaß. Der Rattenschwanz dieser verfrühten Zusage offenbart sich dann aber spätestens am Ende der Woche. Man hat zwar viele Kollegen glücklich gemacht, ist mit der eigenen Arbeit aber nicht fertig geworden. Das Ergebnis sind Überstunden oder schlimmstenfalls schlechte Leistungen. Und das alles nur wegen eines kleinen Wörtchens.

Warum wir zu selten Nein sagen

Egal, wer uns um einen Gefallen bittet, der Grund, warum wir nicht Nein sagen, ist meist derselbe: Wir haben Angst vor negativen Folgen. Wird der Chef uns bei der nächsten Leistungsevaluation schlechter bewerten? Leidet das Verhältnis zu den Kollegen darunter? Sinkt die Motivation des Mitarbeiters? In den meisten Fällen lautet die Antwort Nein!

Natürlich: Wer allen hilft, wird gemocht. Doch er betritt einen Teufelskreis. Die Kollegen kommen bei ähnlichen Problemen immer wieder. Und es spricht sich auch im Büro herum, dass Sie in solchen Fällen gern aushelfen. Die Folge: Sie werden um noch mehr Gefallen gebeten.

Die einzige erfolgreiche Exit-Strategie besteht darin, Grenzen zu ziehen. Zunächst müssen Sie entscheiden: Wo können und wollen Sie aushelfen? Welche Mehrarbeit nehmen Sie in Kauf, weil sie sich auszahlt? Oft genug denken wir Nein und sagen trotzdem Ja. Unser Kopf ist dabei klüger als unsere Zunge. Er weiß, welche Aufgaben wir nicht annehmen sollten. Das sind zum Beispiel Dinge, die der Kollege in derselben Zeit selbst erledigen kann. Es sind Probleme, die der Mitarbeiter mit etwas Eigeninitiative und Recherche selbst lösen kann. Und es sind nicht zuletzt Aufgaben, die der Chef genauso gut einem Kollegen geben kann, der nicht in einem zeitkritischen Projekt steckt.

Wie man lernt, Nein zu sagen

Wir wollen natürlich niemandem unterstellen, dass er die Gutmütigkeit von Kollegen ausnutzt. Die meisten gehen wohl davon aus, dass es für Sie vollkommen in Ordnung ist, auszuhelfen, wenn Sie so bereitwillig Ja sagen. In vielen Fällen reicht es deshalb schon, dem Kollegen freundlich zu sagen, dass man für diese Aufgabe keine Zeit hat. Es kann allerdings gut sein, dass besagter Kollege schon am folgenden Tag mit der nächsten Anfrage in der Tür steht.

Wenn Sie langfristig Ihre Ruhe haben möchten, müssen Sie deshalb ein bisschen mehr ins Detail gehen. Bitten Sie den Kollegen zum Gespräch und nennen Sie ihm Ihre Gründe. Sagen Sie ihm offen, dass Sie in einem wichtigen Projekt stecken, ihm aber gern aushelfen, wenn Sie wieder Zeit haben. Oder erklären Sie ihm höflich, dass die Aufgabe nicht in Ihrem Fachbereich liegt und er sich besser jemanden sucht, der sich mit der Materie tiefer beschäftigt hat.

Dem Chef abzusagen, finden viele Angestellte besonders schwierig. Doch so lange Sie höflich bleiben und die richtigen Argumente wählen, werden Sie auch hier in den meisten Fällen auf Verständnis stoßen. Es kommt vor allem darauf an, dass Sie Ihre Nachricht richtig verpacken. Ihr Vorgesetzter ist letztendlich für die Leistung seines Teams verantwortlich. Am besten erklären Sie ihm deshalb, dass der Erfolg Ihrer Arbeit davon abhängen, dass Sie Ihr die volle Aufmerksamkeit widmen. Nachdem das aktuelle Projekt abgeschlossen ist, sind Sie aber gerne bereit, weitere Aufgaben zu übernehmen.

Arbeit abzugeben oder abzulehnen wird von Arbeitnehmern immer wieder als Schwäche verstanden. Dabei ist es eine wichtige Kompetenz, die eigenen Grenzen zu kennen, Prioritäten zu setzen und zu wissen, wie der Erfolg eines Projekts sichergestellt wird. Wer sich durch diese Fähigkeit auszeichnet und den Kollegen seine Gründe höflich und nachvollziehbar darlegt, wird entgegen allgemeiner Befürchtungen im Ansehen steigen.

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