Morgen haben Sie frei. Sie erledigen noch die letzten Aufgaben für den Tag, räumen Ihren Schreibtisch auf und dann: Nur noch schnell einen Text für die Abwesenheitsnotiz formulieren. Manch einer scheint dabei gedanklich schon in seinem freien Tag zu sein. Zumindest erwecken einige der Out-of-Office-Messages, die man selbst erhält, diesen Eindruck. Wie Sie es besser machen und was echte No-Gos sind, lesen Sie hier:
In diesem Artikel Lesen Sie, wie Sie die perfekte Abwesenheitsnotiz verfassen können:
Warum Abwesenheitsnotizen wichtig sind
Mit heißer Nadel: Oft werden Abwesenheitsnotizen noch schnell auf den letzten Drücker geschrieben – ohne groß über Inhalt und Form nachzudenken. Hauptsache, der Empfänger weiß, dass er so schnell nicht mit einer Antwort von Ihnen rechnen kann.
Doch die Abwesenheitsnotiz ist wichtiger als Sie vielleicht denken. Denn sogar dieser kurze, unscheinbare Text ist eine Art Visitenkarten Ihrer Firma. Sie kann Einfluss darauf haben, ob sich Kunden gut aufgehoben fühlen, und ob sie das Unternehmen als professionell und kompetent wahrnehmen.
Ist Ihr Out-of-Office-Text voller Fehler, unangemessen oder zweifelhaften Informationsgehalts, kann das negative Auswirkungen haben. Nehmen Sie sich also besser ein wenig Zeit, um einen guten, aussagekräftigen Text für Ihre Abwesenheitsnotiz zu formulieren, und vermeiden Sie typische Fehler.
Don’t: Die Höflichkeit ist schon abwesend
"Ich bin derzeit nicht erreichbar. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.“
Fehler: Kurz und knapp auf den Punkt zu kommen ist im Berufsleben grundsätzlich eine gute Sache, aber dieses Beispiel treibt es zu sehr auf die Spitze. Die Nachricht enthält keine einzige Vokabel, die dem Empfänger Höflichkeit und Wertschätzung entgegenbringt – kein „danke“ oder „leider“. Zudem wird ihm in keiner Weise Hilfe angeboten. Er muss denken, dass sein Anliegen dem Absender egal ist. Das kann Sie Sympathiepunkte kosten – und bei dringenden Anfragen sogar einen Kunden.
Besser: Seien Sie höflich, verweisen Sie an Kollegen. Weiter unten finden Sie ein Beispiel für eine gelungene Abwesenheitsnotiz.
Don’t: Rückkehr ungewiss
“Vielen Dank für Ihre E-Mail. Leider bin ich derzeit nicht im Büro und kann Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Ich werde mich persönlich um Ihr Anliegen kümmern, sobald ich wieder zurück bin. Mit freundlichen Grüßen XYZ“
Fehler: Der Verfasser ist zwar höflich und stellt Hilfe in Aussicht. Allerdings erfährt der Empfänger nicht, wann der Verfasser zurück ist und er mit einer Antwort rechnen kann.
Besser: Geben Sie ein konkretes Datum an, ab dem Sie wieder erreichbar sind.
Don’t: Hilf dir selbst, dann hilft dir Gott
„Vielen Dank für Ihre E-Mail. Leider bin ich vom 10. bis 24.08.2019 nicht im Büro und kann Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Sollte Ihr Anliegen bei meiner Rückkehr noch aktuell sein, werde ich mich umgehend bei Ihnen melden. Mit den besten Grüßen XYZ“
Fehler: Der Empfänger erfährt zwar, wann der Verfasser zurück ist, allerdings wird ihm kein alternativer Ansprechpartner genannt. Gut betreut fühlt es sich so nicht. In dringenden Fällen muss er sich möglicherweise durch die halbe Firma telefonieren, damit sein Anliegen bearbeitet wird.
Besser: Einen konkreten Ansprechpartner benennen, mit Kontaktdaten und dem Hinweis, dass die Mail nicht automatisch an ihn weitergeleitet wird. Wichtig dabei: Machen Sie vorab eine gute Urlaubsübergabe mit den Kollegen, die Sie vertreten werden. Nur so können sie bei Anfragen auch wirklich weiterhelfen.
Don’t: Clown gefrühstückt
„Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich habe mich mit unserer Portokasse aus dem Staub gemacht und bin erst wieder zurück, wenn das Geld zur Neige geht, voraussichtlich am 24.08.2019. Wenden Sie sich bei dringenden Anfragen gern an meinen Kollegen Ernst Müller (Telefonnummer, E-Mail-Adresse). Mit den besten Grüßen aus Mexiko XYZ“
Was daran schlecht ist: Es sind zwar alle wichtigen Informationen enthalten, aber der Humor trifft sicherlich nicht jedermanns Geschmack. Das hat sich offensichtlich allmählich herumgesprochen, denn solche mehr oder minder launigen Out-of-Office-Notizen sind inzwischen seltener geworden. Bedenken Sie, dass möglicherweise auch Ihr Geschäftsführer in den Genuss solcher Zeilen kommt, sollte er Ihnen während Ihres Urlaubs eine Mail schreiben. Neukunden, die als Erstkontakt eine solche Antwort erhalten, ist es nicht zu verdenken, wenn sie sich mit ihrer Anfrage lieber an die Konkurrenz wenden.
Besser: Es versteht sich von selbst... bleiben Sie bei den Fakten und fassen Sie sich kurz.
Don’t: Grüße auf Balkonien
„Ich liege derzeit mit einem leckeren Gelato in der Hand auf meiner Sonnenliege auf Balkonien und kann auf Ihre E-Mail leider nicht antworten. Wenn ich am 24.08.2015 tiefenentspannt zurück bin, melde ich mich gern bei Ihnen. Bis dahin kümmert sich mein Kollege Ernst Müller (Telefon, E-Mail-Adresse) um dringende Anliegen. Sonnige Grüße XYZ“
Fehler: Auch wenn Sie ein enges Verhältnis zu Ihren geschäftlichen Kontakten haben: In der Abwesenheitsnotiz haben Urlaubsgrüße nichts zu suchen. Der Empfänger hat nämlich ganz offensichtlich gerade keinen Urlaub, sondern ein geschäftliches Anliegen, das er klären möchte. Kunden und Geschäftspartnern, mit denen Sie sich gut verstehen, können Sie nach Ihrer Rückkehr persönlich von Ihrem Urlaub erzählen. Und denken Sie auch hier an mögliche Anfragen von neuen Kontakten.
Besser: Bleiben Sie sachlich.
Kommen Ihnen diese Beispiele bekannt vor? Haben Sie sich auch schon mal über fehlende Ansprechpartner bei dringenden Angelegenheiten geärgert oder über schlechte Witze aufgeregt?
Eine gute, informative Abwesenheitsnotiz zu schreiben, ist eben doch nicht so selbstverständlich, wie Sie vielleicht dachten.
Do: So formulieren Sie eine gelungene Abwesenheitsnotiz
Die Beispiele haben es gezeigt: Eine gute Out-of-Office-Nachricht muss weder unterhaltsam noch sonderlich individuell sein. Wichtig ist in erster Linie, dass der Text alle für den Empfänger relevanten Informationen enthält. Das sind folgende:
- Wann sind Sie wieder am Arbeitsplatz erreichbar?
- Werden Ihre E-Mails automatisch an einen Kollegen weitergeleitet? Falls ja, geben Sie dessen Namen an.
- Falls es keine automatische Weiterleitung gibt: An wen kann sich der Empfänger wenden und wie erreicht er den alternativen Ansprechpartner? Geben Sie dessen Telefonnummer und E-Mail-Adresse an.
- Werden Sie die E-Mail nach Ihrer Rückkehr bearbeiten?
Ein Beispiel für eine vollständige, aussagekräftige Abwesenheitsnotiz:
Vielen Dank für Ihre E-Mail. Leider kann ich Ihnen derzeit nicht persönlich antworten. Ich bin ab [dd.mm.jjjj] wieder an meinem Arbeitsplatz und habe bis dahin keinen Zugriff auf meine E-Mails. Sobald ich zurück bin, werde ich mich um Ihr Anliegen kümmern. Bitte haben Sie Verständnis, wenn es etwas länger als üblich dauert, bis Sie eine Antwort erhalten.
Ihre Nachricht wird nicht automatisch weitergeleitet. Bei dringenden Angelegenheiten steht Ihnen mein Kollege XY (E-Mail-Adresse & Telefonnummer) als Ansprechpartner zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
XYZ
Tipp: Wenn Sie viel mit Kollegen oder Kunden aus dem Ausland kommunizieren, sollten Sie unterhalb der deutschen Versionen auch einen entsprechenden Text auf Englisch (oder in einer anderen Sprache) verfassen.
Stichwort Datenschutz: Sie müssen in der Abwesenheitsnotiz nicht erwähnen, aus welchem Grund Sie nicht im Büro sind. Die Information, dass man Sie für einen bestimmten Zeitraum nicht erreichen kann, reicht völlig aus.
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