Schneller, besser, Digitalisierung? Was sich für Buchhalter verändert

Digitalisierung verändert Buchhaltung grundlegend

Die Digitalisierung hat Arbeitsprozesse grundlegend verändert – auch im Bereich Buchhaltung. Viele Prozesse laufen heute automatisch ab. Das stellt Mitarbeiter vor Herausforderungen – bietet aber auch Chancen.

Vor allem Interim Manager, die extern in Unternehmen geholt werden, profitieren von der neuen Flexibilität. So wie Hannelore Steeg.

Im Interview erzählt die Central Transition Managerin, wie sich die digitale Transformation auf ihren Beruf ausgewirkt hat – und warum es wichtig ist, den Menschen dabei nicht zu vergessen.

Buchhaltung früher und heute: Was hat sich durch die Digitalisierung verändert?

Wo früher Massen an Papier bewegt wurden, finden heute elektronische Workflows statt. Das hat die Arbeitsprozesse komplett verändert. Um Ihnen ein Beispiel aus der Praxis zu geben: Vor der Digitalisierung der Buchhaltung wurde musste der eine Rechnungseingangsprüfung manuell aufgeschrieben, in einer Tabelle erfasst und abgearbeitet werden. Heute läuft dieser Prozess automatisch ab.

Die Mitarbeiter werden von repetitiven und oftmals monotonen Aufgaben weggeholt – darin sehe ich einen der größten Pluspunkte der digitalen Transformation. Buchhalter übernehmen heute mehr denn je eine Kontrollfunktion. 

So lassen sich dank der Digitalisierung Prozesse viel schneller und besser nachvollziehen, auch über Abteilungsgrenzen hinweg. Zudem sinkt die Fehlerquote, wenn von Anfang an sorgfältig gearbeitet wird. Das macht Buchhaltung transparenter. Es ist die Chance, das altbackene Image abzulegen – hin zu mehr Offenheit.

Wie hat sich die digitale Transformation auf Ihren Beruf ausgewirkt?

Als freiberufliche Finanzexpertin werde ich von Unternehmen bei Projekten für einen gewissen Zeitraum an Bord geholt. Dabei eröffnet mir die Digitalisierung der Buchhaltung viele neue Möglichkeiten. Weil die Daten digital vorliegen, bin ich nicht mehr an einen Standort gebunden und muss nicht zwingend präsent im Unternehmen sein.

Dadurch bleibe ich flexibel, was meine Arbeitszeiten und den Ort angeht. Ich finde das einen sehr wichtigen Punkt – gerade vor dem Hintergrund, dass mittlerweile auch mittelständische Unternehmen immer internationaler werden und Buchhaltung über Landesgrenzen hinweg brauchen.

Gleichzeitig hat sich durch die digitale Transformation die Qualität der Anforderungen und Aufgaben geändert: Automatische Prozesse sorgen dafür, dass sich die Bearbeitungslast verringert. Deshalb müssen sich Buchhalter mehr denn je darauf konzentrieren, intelligente Kontrollen und Prozesse zu etablieren und auch beratend zu wirken.

Es geht darum, Wissen mit Anderen zu teilen, sich zu vernetzen – und das unabhängig vom eigenen Standort. Umso wichtiger ist es, dass Mitarbeiter bereit sind, neue Technologien und Tools kennenzulernen und am Ball zu bleiben. Das ist das A und O, denn durch die Digitalisierung der Buchhaltung ist unser Job einfach schnellebiger geworden. 

Wie wurden die neuen Prozesse von Ihnen und Ihren Finance-Kollegen anfangs angenommen – und umgesetzt?

Wenn ich für mich spreche, kann ich sagen, dass ich sehr neugierig bin und gerne Dinge dazulerne. Ich sehe aber, dass Mitarbeiter im Finanz-Bereich sich häufig schwer tun mit neuen Technologien. Da braucht es Fingerspitzengefühl und Geduld, um die Menschen abzuholen.

Viele Unternehmen machen den Fehler und wählen die Umstellungsdauer von analog auf digital viel zu kurz. Dabei braucht es einfach Zeit, Wissen zu vermitteln und neu Erlerntes zu festigen.

Digitalisierung ist ein toller Prozess, aber es muss auch gesteuert werden – und zwar von Menschen. Deshalb dürfen wir hinter all den automatisierten Prozessen den Mitarbeiter nicht vergessen. Digitale Transformation braucht Kommunikation. Dazu gehört auch, Ängste und Bedürfnisse Ernst zu nehmen und darauf einzugehen. So erzielen Unternehmen und Mitarbeiter am Ende bessere Ergebnisse.

Mit der Digitalisierung hat sich auch das Jobprofil des Buchhalters verändert. Welche Skills müssen Bewerber heute mitbringen?

Kenntnisse über Standardsoftware wie gängige Office-Programme oder Konferenz-Tools sind für die Bewerber im Finance-Bereich neben den fachlichen Skills heute einfach Pflicht.

Zudem haben Kandidaten, die eine zweite Sprache beherrschen, viel bessere Chancen auf dem Arbeitsmarkt. Unternehmen werden vernetzter und internationaler – da reicht Deutsch alleine in der Regel einfach nicht mehr aus. Vor allem Buchhalter, die fließend Englisch sprechen, werden händeringend gesucht. 

Neben diesen Anforderungen sind auch Soft-Skills wie die Kommunikationsfähigkeit der Bewerber wichtig. Um mit alten Klischees aufzuräumen: Den klassischen Buchhalter gibt es nicht mehr – die kleine graue Maus, die sich hinter ihren Eingaben versteckt.

Heute nimmt der Buchhalter die Rolle eines Business-Partners ein, der über den Tellerrand schaut, aktiv mit anderen Abteilungen spricht und Bedürfnisse erkennt. Dafür braucht es eine ordentliche Portion Neugier und die Bereitschaft, sich der neuen Schnellebigkeit anzupassen.

Gibt es Dinge, die Sie persönlich von früher – vor der Digitalisierung – vermissen?

Nein. Ich sehe die vielen Möglichkeiten, wie etwa unabhängig vom Standort zu arbeiten und das eigene Privat- sowie Geschäftsleben optimal auszubalancieren.

Fakt ist: Die Digitalisierung bringt eine gewisse Schnelligkeit und ständige Verfügbarkeit mit sich. Hier muss jeder ganz klar für sich lernen, Grenzen zu setzen. Wenn das gelingt, dann sehe ich in der digitalen Transformation nur Vorteile.

Wie sich die Digitalisierung im Finance bis 2020 entwickeln wird und mit welchen Herausforderungen CFOs kämpfen, lesen Sie in der Robert-Half-Studie "Finance 2020". Gleich hier kostenlos herunterladen!

Bildquelle: ©  PureSolution / Fotolia.com & Hannelore Steeg