Willkommen zurück im Büro: Re-Onboarding nach dem Home-Office

Von Christina Holl on 13. November 2020

Die Corona-Pandemie hat viele Beschäftigte in Kurzarbeit und ins Home-Office versetzt. Doch irgendwann kehrt die Belegschaft in die Unternehmen zurück. Dort ist manches nicht mehr so wie vorher. Re-Onboarding und Re-Skilling bereiten die Mitarbeiter auf geänderte und neue Aufgaben am Arbeitsplatz vor.

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Fit machen für den Job nach der Krise 

Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache: Viele Büros in Deutschland sind nach wie vor weitgehend verwaist. Laut einer aktuellen Studie von Robert Half lassen 60 % der Unternehmen ihre Mitarbeiter aus dem Home-Office arbeiten. Und knapp 3,3 Millionen Beschäftigte waren im Oktober 2020 nach Schätzungen des Ifo-Instituts in Kurzarbeit.

Hauptverantwortlich für diese  hohen Zahlen sind die Maßnahmen zur Bekämpfung der Corona-Pandemie. Und je länger sie andauern, desto schwerer wird es, die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an die – gegebenenfalls veränderten – Abläufe im Büro zu gewöhnen. Denn klar ist: Irgendwann kehren viele wieder dorthin zurück.

Um die Rückkehr erfolgreich zu gestalten, ist die Unternehmensführung gefordert. Schließlich verlangt die Pandemie nicht nur nach teils neuen Kompetenzen. Auch ursprünglich nur auf die Notlage angepasste Arbeitsabläufe werden die Krise überdauern. So hat die Digitalisierung zwecks Vermeidung von persönlichen Kontakten so enorm an Verbreitung und Bedeutung gewonnen, dass sich in vielen Bereichen das Rad nicht zurückdrehen lässt. Auf diese veränderten Arbeitsbedingungen müssen die Rückkehrer vorbereitet werden: Stichwort Re-Onboarding.

Vor allem – aber längst nicht nur – für Fachkräfte spielt Re-Skilling eine große Rolle. Damit ist lebenslanges Lernen im Job gemeint. Auch das ist vor allem angesichts einer mehr und mehr digitalisierten Arbeitswelt mit ihren ständigen technologiebasierten Veränderungen wichtig. Unternehmen müssen für das Re-Onboarding die entsprechenden Voraussetzungen schaffen. Wann das jeweils sinnvoll ist und wie es am besten umgesetzt wird, erfahren Sie im Folgenden.

Re-Onboarding bei geänderten Arbeitsabläufen und Aufgaben

Mit der Digitalisierung halten nicht nur ganz neue Wege der Kommunikation Einzug. Ebenso krempelt sie viele Prozesse in Unternehmen in erheblichem Maße um. Plötzlich übernehmen Programme ganz oder teilweise automatisch Aufgaben, die zuvor nur von Menschen bewältigt werden konnten. Die müssen sich auf die geänderten Arbeitsbedingungen einstellen und beispielsweise lernen, die Software zu beherrschen und sie optimal einzusetzen.

Das ist nicht nur erforderlich, wenn sich im ganzen Betrieb etwas tut. Auch beim Wechsel von Mitarbeitern in eine andere Abteilung kann Re-Onboarding helfen, sie schnell einzuarbeiten. In jedem Fall kommt auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine für sie bislang fremde Aufgabe zu. Das kann zu Ängsten und Hemmungen führen. Auch der umgekehrte Fall ist möglich: Die Beschäftigten wollen sich vor den Kollegen keine Blöße geben und tun so, als ob sie schon alles wüssten.

Die Auswirkungen von Um- und Restrukturierungen sind deshalb nicht zu unterschätzen. Ziel von Re-Onboarding muss es sein, Unsicherheiten zu nehmen und die Teams zu einen. Das passiert nicht von selbst beziehungsweise kann lange dauern – sogar wenn es “nur” um interne Wechsel geht. Deshalb sollten Vorgesetzte die soziale und fachliche Einbindung unterstützen. Entweder indem sie sich selbst um die betreffenden Kräfte kümmern oder deren neue Kolleginnen und Kollegen damit beauftragen.

Ein Mentor ist auch sinnvoll, wenn jemand erstmals Führungsaufgaben übernimmt und in seine neue Funktion eingearbeitet werden muss. Andernfalls kann es zu Reibungsverlusten, Missverständnissen und Anpassungsschwierigkeiten im Team kommen.

Re-Onboarding nach längerer Abwesenheit

Waren Angestellte länger nicht am Unternehmensstandort tätig, können sie sich von ihrem Arbeitgeber entfremden. Etwa nach länge Phasen von 

  • Home-Office,
  • Kurzarbeit,
  • Elternzeit,
  • Krankheit und nach
  • Sabbaticals.

Dann brauchen die Beschäftigten bei ihrer Rückkehr eine Neuorientierung. Und zwar je länger sie nicht mehr im Büro waren, desto dringender. Ähnlich wie beim Thema Umstrukturierungen sind sie wahrscheinlich mit neuen Aufgaben, Arbeitsabläufen und -mitteln konfrontiert. Aber nicht nur das. Hinzu kommt oft ein weiterer erschwerender Faktor: Ihre persönliche Befindlichkeit, die sich abhängig vom Grund der längeren Abwesenheit mal mehr, mal weniger stark geändert hat. Möglicherweise haben auch die Auswirkungen der Corona-Pandemie ihre Spuren in der Psyche hinterlassen. Das Ergebnis können Demotivation und mangelnde Arbeitsmoral sein. Damit trotzdem der Wiedereinstieg möglichst reibungslos gelingt, sollten Vorgesetzte beim Re-Onboarding nach längerer Abwesenheit folgende Faktoren von Rückkehrern besonders berücksichtigen:

  • die berufliche und private Situation,
  • die Neuerungen, die sich auf die wiederaufgenommene Tätigkeit auswirken,
  • alternative Einsatzmöglichkeiten und
  • die erforderliche Unterstützung.

Re-Onboarding bei Wiedereinstellungen

Kehren ehemalige Mitarbeiter in ein Unternehmen zurück, dann wird die Notwendigkeit einer Einarbeitung oft unterschätzt. Schließlich – so ein naheliegender Gedankengang – kenne sich die betreffende Person noch gut aus. Dabei wird aber schnell übersehen, dass sich sehr wohl viel im Unternehmen geändert haben kann. Darauf muss mittels Re-Onboarding Rücksicht genommen werden.

Hinzu kommt, dass es die vorhergehende Trennung Gründe gegeben hat. Deshalb sollte genau geklärt werden, ob diese noch von Bedeutung sind. Gegebenenfalls muss dieser Faktor auch beim Re-Onboarding berücksichtigt werden. 

Die wichtigsten Maßnahmen beim Re-Onboarding 

Auf jeden Mitarbeiter warten bei seiner Rückkehr ins Unternehmen andere Herausforderungen. Das macht es schwer, ihm individuell gerecht zu werden. Immerhin gibt es eine Art Maßnahmenpaket, aus dem sich Vorgesetzte für ein Re-Onboarding bedienen können. Dazu gehören diese Mittel für Führungskräfte:

  • Vorgespräche mit den einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, um die jeweiligen Anforderungen vorzustellen.
  • Mögliche Konflikte antizipieren und geeignete Gegenmaßnahmen vorbereiten.
  • Re-Onboarding-Leitfäden erstellen, die das Prozedere für einzelne Abteilungen zumindest grob beschreiben.
  • Aktives Fördern von sozialen Kontakten im Team.
  • Sensibilität und ein offenes Ohr für die Rückkehrer.
  • Eigene Erfahrungen in den Prozess einbringen.

Re-Skilling: Vorbereiten auf neue Herausforderungen

Re-Skilling, also das lebenslange berufliche Lernen, ist eng mit dem Thema Re-Onboarding verbunden. In beiden Fällen geht es um die Vorbereitung auf neue Aufgaben und Umstände. Und häufig ist auch der Anlass dafür derselbe: die Digitalisierung. Im Sinne der Weiterbildung und -entwicklung von Mitarbeitern ist hier das Management gefragt, entsprechende Voraussetzungen für Re-Skilling zu schaffen.

Abgesehen von konkreten Maßnahmen wie Lehrgängen, geht es dabei um den Abbau möglicher Ängste. Deshalb sollten Sie Ihren Mitarbeitern Befürchtungen vor dem Jobverlust wegen neuer Technologien nehmen. Das sollte bei der Planung von Re-Skilling-Programmen berücksichtigt werden. Deren Elemente können sein:

  • interne Präsenzveranstaltungen,
  • Onsite-Training von externen Anbietern im Unternehmen,
  • Online-Kurse oder
  • E-Learning-Angebote.

Vor allem die beiden zuletzt genannten, digitalen Formate sind angesichts der geltenden Kontakt- und Hygieneregeln eine sinnvolle Lösung. Umsetzen lassen sie sich beispielsweise über virtuelle Lernplattformen, die auf Wunsch an unternehmenseigene Re-Skilling-Maßnahmen andocken. Und Künstliche Intelligenz hilft, Lernziele mittels individueller Module zu erreichen.

Ist Ihr Team wegen der Corona-Krise geschrumpft? Und möchten Sie es jetzt dank einer besseren Geschäftslage wieder aufstocken? Dann helfen wir Ihnen gern bei der Rekrutierung von zusätzlichen Fachkräften. Senden Sie uns einfach eine Personalanfrage und wir melden uns bei Ihnen.

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Bildquelle: © Markus Spiske - unsplash.com

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