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Die Bedeutung eines umfassenden Onboardings für neue Mitarbeitende ist in den HR-Abteilungen heutzutage gemeinhin anerkannt. Weit weniger verbreitet, dabei ebenso wichtig: strukturiertes Offboarding, auch Exit-Management genannt. Denn wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, gilt es einiges zu beachten, um den Verlust abzufedern und den Abschied für beide Seiten möglichst wertschätzend zu gestalten.

Tipps fürs Offboarding:

Was ist Offboarding? Eine Definition

Der englische Begriff Offboarding bedeutet wörtlich übersetzt „aussteigen” oder „von Bord gehen”. Ebenso wie beim bekannteren Gegenstück, dem Onboarding, also der Eingliederung beziehungsweise dem An-Bord-Nehmen neuer Mitarbeitender, handelt es sich beim Offboarding um eine Arbeitswelt-Metapher aus dem Bereich der Seefahrt, in der das Unternehmen ein Schiff darstellt und die Belegschaft dessen Crew.

Direkt nach Bekanntwerden des Ausscheidens: Personalabteilung informieren, um die Formalia zu klären und so bald wie möglich das Recruiting für die Nachfolge zu starten. Offboarding-Checkliste an scheidende Mitarbeitende aushändigen. Dieses Dokument beinhaltet sämtliche abschließenden To-dos, zum Beispiel Termine für Übergabegespräche, Rückgabe von Firmeneigentum etc. Team und Kunden über Abgang informieren. Dabei offen sein, aber Datenschutz gewährleisten.

Das auch als Exit-Management bekannte Offboarding bezeichnet den bewusst organisierten Abschied, also den Prozess, an dessen Ende die formale Trennung eines Mitarbeitenden und eines Unternehmens steht. Das Offboarding umfasst sämtliche hierzu gehörenden Entscheidungen und To-dos auf beiden Seiten. Es sollte idealerweise klar strukturiert ablaufen – damit Sie betreffende Mitarbeitende nicht noch nach deren Ausscheiden kontaktieren müssen, um beispielsweise Dokumente zu finden, Zugriffsrechte oder anderes zu klären.

Vorteile eines durchdachten Exit-Managements

Egal, ob Mitarbeitende plötzlich kündigen oder nach langjähriger Betriebszugehörigkeit in den Ruhestand gehen, ein durchdachter Offboarding-Prozess bringt in jedem Fall Vorteile mit sich. Zum Beispiel diese:

  • Projekte werden sauber übergeben und können mit geringen Reibungsverlusten weiterlaufen.
  • Ehemalige Mitarbeitende können den Ruf des Unternehmens in der öffentlichen Wahrnehmung beeinflussen. Verläuft ihr Abschied wertschätzend, fungieren sie weiter im Sinne des Employer Branding als positive Markenbotschafter. Falls Sie mit scheidenden Mitarbeitenden im Guten auseinandergehen, bitten Sie um eine positive Bewertung auf entsprechenden Portalen.
  • Ein respektvoller Umgang kann bei Uneinigkeit helfen, gerichtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden.

Der Offboarding-Prozess: Das gilt es zu beachten

Die Kündigung oder der nahende Ruhestand setzen den Offboarding-Prozess in Gang. Um den Überblick zu behalten, erstellen Sie sich am besten eine Offboarding-Checkliste mit den wesentlichen Punkten, die Sie nach und nach abarbeiten. Ein solch standardisierter Offboarding-Prozess spart Zeit und Geld, da einige Punkte im Einzelfall lediglich angepasst werden müssen.

Direkt nach Bekanntwerden des Ausscheidens:

  • Personalabteilung informieren, um die Formalia zu klären und so bald wie möglich das Recruiting für die Nachfolge zu starten.
  • Offboarding-Checkliste an scheidende Mitarbeitende aushändigen. Dieses Dokument beinhaltet sämtliche abschließenden To-dos, zum Beispiel Termine für Übergabegespräche, Rückgabe von Firmeneigentum etc.
  • Team und Kunden über Abgang informieren. Dabei offen sein, aber Datenschutz gewährleisten.

Bis zum letzten Arbeitstag des*der Beschäftigten:

  • Nachfolge regeln.
  • Projekte/Kund*innen übergeben.
  • Wissenstransfer gewährleisten.
  • Finanzielle Aspekte mit der Buchhaltung klären.
  • Verabschiedung vorbereiten.
  • Arbeitszeugnis verfassen.
  • Exit-Gespräch planen.

Am letzten Arbeitstag:

  • Arbeitszeugnis aushändigen.
  • Firmeneigentum zurücknehmen.
  • Zugänge sperren.
  • Exit-Gespräch führen.
  • Angemessene Verabschiedung.

Grund des Ausscheidens beeinflusst Ablauf des Offboarding

Mitarbeitende verlassen Unternehmen aus unterschiedlichen Gründen. Je nachdem, warum jemand geht, wirkt sich das unmittelbar auf die Gestaltung des Offboarding-Prozesses aus.

  • Eigene Kündigung des Mitarbeitenden: Je nachdem, wie lange die Person in Ihrem Unternehmen gearbeitet hat, gilt es, das Know-how weiterzugeben und die Nachfolge so schnell wie möglich zu klären. Idealerweise arbeitet die scheidende Person die neue Kraft ein. Kündigen Beschäftigte, sollten Sie vor allem auf ein Exit-Interview besonderen Wert legen und aus den Antworten Rückschlüsse ziehen. Jedenfalls dann, wenn keine privaten, sondern firmeninterne Gründe zur Kündigung beigetragen haben. Vielleicht gab es Probleme im Team oder mit Vorgesetzten, die Ihnen bislang unbekannt waren?
  • Kündigung durch das Unternehmen: Wenn Mitarbeitende fristlos wegen Fehlverhaltens gekündigt werden, sollten Sie als Unternehmen zuvor via Rechtsabteilung oder Anwaltsbüro sicherstellen, dass die Kündigung rechtmäßig ist. Zum Offboarding gehört in diesem Fall ein Notfallplan, um weiteren Schaden zu verhindern. Etwa direkt sämtliche Zugänge der betreffenden Person zu sperren und Schlüssel abzunehmen. Zudem beinhaltet das Offboarding in diesem Fall, das entsprechende Team über die plötzliche Kündigung zu informieren und das Geschehene aufzuarbeiten.
  • Einvernehmliche Trennung: Bisweilen möchten sich langjährige, bewährte Mitarbeiter*innen beruflich weiterentwickeln und kommunizieren das auch offen. Kann Ihr Unternehmen diesem Wunsch aktuell nicht nachkommen, ist ein Arbeitgeberwechsel die letzte Möglichkeit. Als Zeichen der Anerkennung der bisherigen Leistungen können Sie dem Mitarbeitenden einen Aufhebungsvertrag anbieten, sodass der*die Beschäftigte die neue Stelle früher antreten kann, als es mit der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist möglich wäre.
  • Mitarbeitender geht in den Ruhestand: Ist abzusehen, dass Mitarbeitende ihren Ruhestand antreten, können Sie das Offboarding entsprechend langfristig planen und zeitig damit beginnen. Vor allem, wenn langjährige Mitarbeitende gehen, verlässt mit ihnen auch viel Wissen das Unternehmen. Richten Sie daher beim Offboarding den Fokus besonders auf den Know-how-Transfer. Zudem sollte auf die Verabschiedung langjähriger Mitarbeitender besonderer Wert gelegt werden, um sich für ihre Leistung und Loyalität dem Unternehmen gegenüber zu bedanken.

Auch nach dem Abschied Kontakt halten

Formal ist das Offboarding beendet, wenn die*der scheidende Mitarbeiter*in den letzten Arbeitstag gehabt hat. Allerdings lohnt es sich für Unternehmen, gerade bei Top-Performer*innen weiterhin Kontakt zu halten. Hielt der neue Job doch nicht, was er zu versprechen schien, sind nicht wenige Mitarbeitende schon zu ihrem alten Arbeitgeber zurückgekehrt.

Gerade wenn Top-Mitarbeitende kündigen, hinterlassen sie oft eine schwer zu füllende Lücke im Unternehmen. Wir unterstützen Sie mit unserer Expertise gern bei der Suche nach fähigen neuen Beschäftigten.

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