Nie mehr sprachlos im Mitarbeitergespräch

Von Christina Holl 12. Februar 2015

Sind Sie aufgeregt, weil Ihr Mitarbeitergespräch ansteht und Sie nicht sicher sind, wie Sie Ihre Forderungen durchsetzen können? Die Lösung hierfür lautet: Der Ton macht die Musik! Mit diesen Tipps zur wirksamen Gesprächsführung bringen Sie die Themen unter, die Ihnen wichtig sind und reagieren professionell auf unangenehme Situationen.

Nehmen wir an, Sie haben sich gut auf Ihr Mitarbeitergespräch vorbereitet und wissen genau, über welche Punkte Sie sprechen möchten. Doch dann kommt alles anders. Der Chef lässt Sie kaum zu Wort kommen, Sie finden keinen guten Einstieg oder Ihnen fehlen schlichtweg die passenden Formulierungen? Dann kann Ihnen der ein oder andere rhetorische Kniff aus der Gesprächsführung weiterhelfen. Doch zunächst sollten Sie mit der richtigen Einstellung ins Mitarbeitergespräch gehen.

Grundlage der Gesprächsführung: Die richtige Einstellung zum Mitarbeitergespräch

Im Berufsalltag nehmen wir situationsbedingt verschiedene Rollen ein. Unsere Gesprächsführung unterscheidet sich zum Beispiel je nachdem, ob wir ein Team leiten oder jemandem zuarbeiten und ob wir mit einem Vorgesetzten oder Mitarbeiter sprechen.

Gespräche mit dem Chef können einen „direktiven Charakter“ haben, wie es Kommunikationsprofis nennen: Das heißt, der Chef übernimmt die Gesprächsführung und bestimmt den Gesprächsverlauf. Sie als Mitarbeiter haben wenig Redeanteil und sind eher Zuhörer. Im Mitarbeitergespräch sieht das Machtverhältnis etwas anders aus: Der Vorgesetzte führt zwar durchs Gespräch, aber die Gesprächspartner begegnen sich auf Augenhöhe. Das verlangt von beiden Seiten Offenheit, Ehrlichkeit und den Willen, sich in den anderen hineinzuversetzen.

Wenn Sie mit der entsprechenden Einstellung zur Gesprächsführung in das Mitarbeitergespräch gehen, haben Sie eine gute Grundlage geschaffen. Als nächstes sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre Wunschthemen auch zur Sprache kommen.

Wie Sie Ihre Wunschthemen im Mitarbeitergespräch unterbringen

Vorgesetzte, die konstruktiv führen, fragen Sie direkt, worüber Sie gern sprechen möchten. Wenn sie das nicht tun, gibt es aus meiner Sicht drei Zeitpunkte, an denen Sie von sich aus Themenvorschläge machen können. Dabei würde ich nach dem Prinzip „je früher, desto besser“ verfahren, denn dann kann sich auch Ihr Chef angemessen auf das Mitarbeitergespräch vorbereiten.

Die erste Gelegenheit haben Sie bei der Vereinbarung des Termins. Wenn Sie Ihn bestätigen, fügen Sie einfach in der Bestätigung an oder senden einen separate E-Mail: „Ich würde mit Ihnen bei dieser Gelegenheit gern über X, Y und Z sprechen.“

Die zweite Möglichkeit ist zu Beginn des Gesprächs. In der Regel gibt es dann eine kurze Vorausschau auf die Gesprächsinhalte, die Sie um eigene Wünsche ergänzen können. Die sozusagen „letzte Ausfahrt“ wäre am Ende des Gesprächs, vorausgesetzt, Sie finden zuvor keinen passenden Zeitpunkt oder Ihnen kommen im Gesprächsverlauf noch weitere Ideen. Wenn keine Zeit mehr ist, bitten Sie unbedingt um ein weiteres Gespräch. Sie wollen sich mit dringenden Themen doch nicht zum nächsten offiziellen Mitarbeitergespräch gedulden. 

Techniken der konstruktiven Gesprächsführung: Womit Sie Erfolg haben

Haben Sie sich schon einmal – direkt nachdem Sie etwas ausgesprochen haben – gedacht: Oh je, das klang jetzt gar nicht so, wie ich es gemeint habe. Derselbe Inhalt kann unterschiedliche Wirkung haben, je nachdem wie er sprachlich verpackt wird. Darauf zu achten, ist gerade in einem Mitarbeitergespräch wichtig. Mit ein paar Grundregeln lässt sich die Gesprächsführung ganz einfach optimieren. 

  • Hören Sie aktiv zu und stellen Sie sicher, alles verstanden zu haben. Lassen Sie Ihren Vorgesetzten Teile seiner Aussagen, die Sie nicht komplett verstehen, erklären. Wenn Sie nicht verstehen, wie das Feedback gemeint ist, können Sie nicht angemessen reagieren und mögliche Schwachstellen verbessern.
  • Formulieren Sie selbstbewusst: Verwenden Sie die Ich-Form anstatt auf „man“ oder Passivkonstruktionen auszuweichen. Das verleiht Ihren Aussagen mehr Gewicht.
  • Argumentieren Sie lösungsorientiert und sachlich: Schlagen Sie Problemlösungen vor anstatt nur Kritik zu üben. Machen Sie Probleme in der Zusammenarbeit nicht an einzelnen Kollegen fest, sondern konzentrieren Sie sich auf den jeweiligen Sachverhalt und bieten Sie Lösungen an.
  • Respektieren Sie andere Sichtweisen: Beschreiben Sie Sachverhalte aus Ihrer Perspektive, aber präsentieren Sie sie nicht als allgemeine Wahrheit. Fragen Sie Ihren Gesprächspartner stattdessen nach seiner Perspektive und fordern Sie Feedback ein.
  • Lassen Sie sich nicht zu schnellen Aus- oder Zusagen verleiten: Wenn Ihr Chef von Ihnen eine wichtige Entscheidung verlangt, sollten Sie sich Bedenkzeit erbeten.

Rettungsanker für schwierige Gespräche: Wenn die Stimmung kippt

Gespräche können aus verschiedenen Gründen schief laufen. Aus einigen verfahrenen Situationen können Sie sich mit ein paar Tricks befreien. Schwierig wird ein Mitarbeitergespräch zum Beispiel, wenn Sie Ihr Vorgesetzter nicht zu Wort kommen lässt. Eine Lösung kann sein, ihn höflich und mit gutem Timing zu unterbrechen.

Suchen Sie sich einen Punkt in seinen Ausführungen, an den Sie anknüpfen können und beginnen Sie mit einer Bestätigung: „Damit haben Sie recht. Ähnlich verhält es sich mit XYZ.“ Ein weiterer Gesprächskiller ist Zeitdruck.

Wenn Ihr Chef im Minutentakt auf die Uhr sieht und bereits seine Unterlagen für das nächste Mitarbeitergespräch sortiert, sollten Sie höflich nach einem neuen Termin fragen. Gleiches gilt, wenn sich im Gesprächsverlauf ein Konflikt entwickelt und die Gesprächspartner emotional werden. Bei einer solchen Stimmung ist vom Gespräch nichts Positives mehr zu erwarten und es sollte zu einer anderen Zeit fortgeführt werden, wenn Sie und/oder Ihr Chef Zeit hatten, sich zu beruhigen. Bitten Sie darum, das Gespräch zu beenden und einen neuen Termin in Kürze festzulegen.  

Checkliste für die wichtigsten Tipps zur Gesprächsführung im Mitarbeitergespräch

  • Nehmen Sie aktiv am Gespräch teil: Mitarbeitergespräche sind ein Austausch auf Augenhöhe, kein direktives Gespräch.
  • Bringen Sie eigene Themen möglichst früh ein: Informieren Sie Ihren Vorgesetzten am besten vorab, worüber Sie sprechen möchten.
  • Nutzen Sie erfolgsversprechende Gesprächstechniken:
    • Formulieren Sie selbstbewusst aus der Ich-Perspektive
    • Hören Sie aktiv zu und fragen Sie bei Verständnisproblemen nach
    • Schlagen Sie Lösungen vor anstatt nur Probleme anzusprechen
    • Vermeiden Sie es, Personen direkt zu kritisieren
    • Respektieren Sie andere Sichtweisen
    • Bitten Sie bei wichtigen Entscheidungen um Bedenkzeit.
  • Rettungsanker bei kritischen Situationen:
    • Wenn Sie nicht zu Wort kommen, versuchen Sie Ihren Vorgesetzten höflich und zum richtigen Zeitpunkt zu unterbrechen.
    • Bitten Sie darum, das Gespräch zu vertagen, wenn sich die Atmosphäre aufgrund von Zeitdruck oder Konflikten verschlechtert.

Nach dem Mitarbeitergespräch empfehle ich Ihnen, in Selbstklausur zu gehen. Haben Sie alle Themen untergebracht, die Sie vorbereitet haben und die Ihnen wichtig sind? Wie war die Reaktion Ihres Vorgesetzten? Hätte Ihre Gesprächsführung aktiver und optimaler sein können?

Am besten, Sie notieren sich die Erkenntnisse und heben diese für die Vorbereitung auf Ihr nächstes Mitarbeitergespräch auf.    Zuletzt noch: Keiner ist perfekt. Stellen Sie sich darauf ein, dass Ihr Chef auch den einen oder anderen Punkt kritisiert.

Warum Feedback im Mitarbeitergespräch positiv ist, können Sie hier nachlesen.

Finden Sie unsere Tipps für die Gesprächsführung im Mitarbeitergespräch hilfreich? Wir freuen uns, wenn Sie uns dazu unten einen Kommentar hinterlassen.

 

Bildquelle: @ DDRockstar - Fotolia.com

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