Fragen und Antworten: Nie mehr sprachlos im Mitarbeitergespräch

Von Christina Holl on 13. Juli 2021

Im Mitarbeitergespräch die richtigen Antworten und Formulierungen zu finden, ist gar nicht so schwer. Mit guter Vorbereitung können Sie es für die Eigenwerbung nutzen und Ihr Engagement beweisen. Im Idealfall verfolgen Sie damit erfolgreich Ihren weiteren Karriereweg.

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Pflichttermin ja, Pflichtübung nein

Sind Sie aufgeregt, weil Ihr Mitarbeitergespräch ansteht und Sie nicht sicher sind, wie Sie Ihre Forderungen durchsetzen können? Oder ist Ihnen der Termin egal, weil dabei sowieso nichts Vernünftiges herauskommt? Beide Haltungen gibt es, doch weder die eine noch die andere hilft weiter. Stattdessen sollten Sie Ruhe bewahren und sich gut auf das Treffen vorbereiten, das auch unter den Begriffen ...

  • Jahresgespräch,
  • Mitarbeiterjahresgespräch,
  • Personalgespräch,
  • Personalentwicklungsgespräch 
  • oder gendergerecht als Mitarbeitendengespräch geläufig ist.

Doch egal, wie es heißt – für viele ist das regelmäßige Treffen mit dem*der Chef*in nur ein Pflichttermin. Und damit haben sie auch recht, denn wenn Vorgesetzte dazu einladen, müssen die Beschäftigten daran teilnehmen. Aber wer das Treffen deshalb als lästige und überflüssige Übung abtut, liegt falsch. Denn der Austausch mit der oder dem Vorgesetzten kann wichtige Impulse für die weitere Karriere setzen. Schließlich geht es im Mitarbeitergespräch häufig um Fragen und Antworten zu folgenden Themen.

  • Feedback: Die Führungskraft beurteilt Ihre Leistung und übt dabei fachliche Kritik. Die kann sowohl positiv wie negativ ausfallen. Im letzteren Fall sollte das mit Verbesserungsvorschlägen verbunden sein, damit Sie die Chance haben, aus Ihren Fehlern zu lernen. Daraus können sich beispielsweise Weiterbildungsangebote ergeben, die Sie unbedingt wahrnehmen sollten oder auch selbst vorschlagen können.
    Haben Sie in einem vorherigen Mitarbeitergespräch gesetzte Ziele nicht erreicht, dürfte das sehr  wahrscheinlich auf den Tisch kommen. Legen Sie sich dafür Argumente zurecht, die Ihre Minderleistung erklären. Möglicherweise waren dafür Umstände und Rahmenbedingungen ausschlaggebend, für die Sie nicht verantwortlich sind.
    Rechnen Sie auch damit, dass Ihre Soft Skills thematisiert werden. Manche Menschen reagieren empfindlich darauf, wenn es um ihre persönlichen und sozialen Fähigkeiten im Arbeitsumfeld geht. Dennoch gehören diese Eigenschaften für den beruflichen Erfolg dazu und sollten deshalb ebenso sachlich erörtert werden wie fachliche Aspekte.
     
  • Arbeitssituation: Hier geht es um die Abläufe im Büroalltag. Für Sie ist das eine Möglichkeit, Verbesserungsvorschläge ins Spiel zu bringen oder auf Unzulänglichkeiten aufmerksam zu machen, die Ihre Produktivität mindern. Das können beispielsweise schlechte Sitzmöbel sein, organisatorische Hemmnisse (zu viele zeitraubende Meetings) oder eine veraltete technische Ausstattung. 
    Wichtig: Persönliche Probleme mit Kolleginnen und Kollegen gehören nicht in ein Jahresgespräch. Es sei denn, es geht um Schwierigkeiten, die sich berufsbedingt ergeben. Zum Beispiel, wenn jemand den Arbeitsplatz neben Ihnen hat und wegen eines neuen Projekts häufig Telefonate führen muss, die Sie in Ihrer Konzentration stören.
     
  • Weiterentwicklung: Dieses Thema kann Ihre persönlichen Perspektiven betreffen, aber auch jene Ihrer Abteilung oder des gesamten Unternehmens. Je nach Schwerpunkt ergeben sich daraus für Sie eventuell gewisse Vorgaben, die Sie in einem bestimmten Zeitraum erfüllen müssen. Zweifeln Sie an deren Erreichbarkeit, sollten Sie die Gründe dafür ansprechen. Möglicherweise teilt die Führungskraft Ihre Sicht und passt die Zielvorgaben beziehungsweise die erforderlichen Rahmenbedingungen an. 

Punkte wie Gehaltserhöhung oder Beförderung gehören eher nicht in ein Mitarbeitergespräch. Es kann zwar die Grundlage dafür sein, etwa durch darin vereinbarte Zielvorgaben. Aber für Gehaltsverhandlungen und ähnliche Themen sollten Sie separate Termine vereinbaren.
Und denken Sie auch daran: Gespräche mit Ihrer Führungskraft haben zwar oft einen „direktiven Charakter“, wie es Kommunikationsprofis nennen. Das heißt, dass die oder der Vorgesetzte das Gespräch führt und dessen Verlauf bestimmt. Sie selbst besitzen relativ wenig Redeanteil und sind eher Zuhörer. Im Mitarbeitergespräch sieht das Machtverhältnis aber etwas anders aus: Ihr*e Chef*in führt zwar durchs Gespräch, aber man begegnet sich auf Augenhöhe. Das verlangt von beiden Seiten Offenheit, Ehrlichkeit und den Willen, sich in den anderen hineinzuversetzen.
Wenn Sie mit der entsprechenden Einstellung zur Gesprächsführung in das Mitarbeitergespräch gehen, haben Sie eine gute Grundlage geschaffen. Als Nächstes sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre Wunschthemen auch zur Sprache kommen.

Wunschthemen unterbringen 

Konstruktiv führende Vorgesetzte fragen Sie direkt, worüber Sie gern sprechen möchten. Wenn sie das nicht tun, sollten Sie von sich aus Themenvorschläge machen. Und zwar je früher, desto besser, denn dann kann sich auch Ihre Führungskraft angemessen auf das Mitarbeitergespräch vorbereiten.

Die erste Gelegenheit haben Sie bei der Vereinbarung des Termins. Wenn Sie ihn bestätigen, fügen Sie beispielsweise Folgendes einfach in der Zusage an oder senden es in einer separaten E-Mail: „Ich würde mit Ihnen bei dieser Gelegenheit gern über X, Y und Z sprechen.“

Die zweite Möglichkeit ist zu Beginn des Gesprächs. In der Regel gibt es dann eine kurze Vorausschau auf die Gesprächsinhalte, die Sie um eigene Wünsche ergänzen können. Die sozusagen „letzte Ausfahrt“ wäre am Ende des Mitarbeitergesprächs, vorausgesetzt, Sie finden zuvor keinen passenden Zeitpunkt oder Ihnen kommen im Verlauf noch weitere Ideen. Wenn keine Zeit mehr ist, bitten Sie unbedingt um ein weiteres Treffen. Sie wollen sich mit dringenden Themen doch nicht zum nächsten offiziellen Mitarbeitergespräch gedulden. 

Das richtige Verhalten im Mitarbeitergespräch

Die Inhalte eines Mitarbeitergesprächs sind das eine, Ihr Verhalten dabei das andere. Wichtig ist stets: Der Ton macht die Musik. Bleiben Sie während der gesamten Dauer besonnen, und lassen Sie sich nicht aus der Reserve locken. Mit einem Gefühlsausbruch werden Sie keinen guten Eindruck hinterlassen. Damit es gar nicht erst zu verbalen Ausrutschern kommt, sollten Sie folgende Tipps im Mitarbeitergespräch befolgen.

  • Hören Sie aktiv zu und stellen Sie sicher, alles verstanden zu haben. Lassen Sie sich Aussagen, die Sie nicht komplett verstehen, erklären. Denn wenn Sie nicht wissen, wie das Feedback gemeint ist, können Sie nicht angemessen reagieren und mögliche Schwachstellen verbessern.
  • Formulieren Sie selbstbewusst: Verwenden Sie die Ich-Form, statt auf „man“ oder Passivkonstruktionen auszuweichen. Das verleiht Ihren Aussagen mehr Gewicht.
  • Argumentieren Sie lösungsorientiert und sachlich: Schlagen Sie Problemlösungen vor, anstatt nur Kritik zu üben. Machen Sie Probleme in der Zusammenarbeit nicht an einzelnen Kollegen fest, sondern konzentrieren Sie sich auf den jeweiligen Sachverhalt und bieten Sie Lösungen an.
  • Respektieren Sie andere Sichtweisen: Beschreiben Sie Sachverhalte aus Ihrer Perspektive, aber präsentieren Sie sie nicht als allgemeine Wahrheit. Fragen Sie Ihren Gesprächspartner stattdessen nach seiner Perspektive und fordern Sie Feedback ein.
  • Lassen Sie sich nicht zu schnellen Aus- oder Zusagen verleiten: Wenn Sie im Gespräch vor eine wichtige Entscheidung gestellt werden, sollten Sie sich Bedenkzeit erbitten.

Ihre Antworten und Fragen passend formulieren

Ein Mitarbeitergespräch ist immer ein individuelles Ereignis. Das heißt, dass es keine Musterantworten oder -formulierungen gibt. Aber es gibt einige (teils oben bereits angesprochene) Fragen, mit denen Sie rechnen und sich deshalb darauf vorbereiten können:

  • Haben Sie Ihrer Meinung nach die vereinbarten Zielvorgaben erreicht? Und wenn nicht, woran ist das gescheitert?
  • Sind Sie zufrieden mit Ihrer Arbeit? Fühlen Sie sich unter- oder überfordert?
  • Was sind Ihre Stärken? Welche Schwächen haben Sie, an denen wir arbeiten könnten?
  • Wie sehen Ihre weiteren Pläne in unserem Unternehmen aus?

Natürlich dürfen und sollen auch Sie Fragen stellen, die Sie während des Dialogs etwa wie folgt anbringen können.

  • Eigene Erfolge: Das Treffen bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre guten Leistungen herauszustellen. Erwähnen Sie es also, wenn Sie zusätzliche Aufgaben übernommen und etwa ein neues Projekt auf die Beine gestellt haben, obwohl es diese und jene schwierige Herausforderung dabei gab. Nennen Sie auch Learnings, die Sie daraus gezogen haben, und erklären Sie, was Sie deshalb nun anders umsetzen würden.
  • Mehr Verantwortung: Möchten Sie sich für anspruchsvollere Tätigkeiten empfehlen, dann sagen Sie das möglichst konkret: „Ich interessiere mich für diese Aufgabe oder jenes Projekt.“ Oder: „Um meine Erfahrungen zu erweitern, strebe ich Position X an.“
  • Persönliche Wünsche: Was würden Sie gern in Ihrem Arbeitsalltag ändern? Jetzt ist die Gelegenheit, um darüber zu sprechen. Und zwar möglichst konkret. Beispiele: „Um mich besser auf meine Aufgabe konzentrieren zu können, würde ich gern meinen Arbeitsplatz wechseln. Ich stelle mir dafür das Büro X vor, weil es dort leiser ist.” „Bitte üben Sie künftig Ihre Kritik an mir vor dem Team sachlicher. Andernfalls verliere ich an Autorität. Probleme können wir gern im Dialog klären.”

Unterm Strich: Sehen Sie das Mitarbeiter- oder Jahresgespräch nicht als lästige Pflicht an, sondern als Chance für Ihre weitere Karriere. Das vertrauliche Treffen mit Ihrer Führungskraft kann beiden Seiten überraschende Einsichten vermitteln und Ihnen neue Horizonte eröffnen. Bereiten Sie sich deshalb gut auf diesen Termin vor. Nutzen Sie dafür beispielsweise unsere Checkliste.

Ein Mitarbeitergespräch zeigt mit seinen Fragen und Antworten auch, ob Sie sich in dem Unternehmen noch wohlfühlen und dort weiterhin eine Perspektive für sich sehen. Ist das nicht mehr so, sollten Sie Ihre Laufbahn womöglich anderweitig fortsetzen. Dabei sind wir Ihnen gern mit konkreten Vorschlägen für neue Arbeitgeber und Positionen behilflich. Laden Sie einfach Ihren Lebenslauf hoch und wir melden uns bei Ihnen.

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Bildquelle: @ Miguel Á. Padriñán - pexels.com