Multitasking als Beruf: So sehen die Assistenz-Jobs von heute aus

Von Alenka Mladina 16. April 2015

Diktate aufnehmen oder dem Chef seinen Kaffee bringen – dieses Sekretärinnenbild ist passé. Heute übernehmen Assistentinnen und Office-Managerinnen oft Führungsverantwortung und sind die rechte Hand ihres Chefs. Dafür müssen sie natürlich auch die nötigen Qualifikationen mitbringen – und die sind gar nicht ohne.

Statt Post zu verwalten und Briefe zu tippen, übernehmen Sekretärinnen heutzutage immer öfter Tätigkeiten des mittleren Managements: Sie organisieren eigenverantwortlich Projekte oder erstellen und halten Präsentationen. Für Assistenzprofis bedeutet das: Noch nie waren die Aufstiegschancen so gut wie heute. Und auch die Titel haben sich geändert: Die neuen Allrounder im Büro heißen Assistentin und Office-Managerin. Wie sich die klassische Sekretärin zur heutigen Office-Managerin gemacht hat, lesen Sie in diesem Blog.

Der Wandel im Sekretariatsbereich

Die Kompetenzen einer Assistentin bauen auf den klassischen Sekretariatsaufgaben auf, mit denen sie dem Chef Entlastung verschaffen. Typische Beispiele aus diesem Bereich sind: Meetings- und Geschäftsreisen planen und den Bürobedarf kontrollieren. Doch zu diesen Aufgaben sind einige hinzugekommen: In den vergangenen Jahren ist der Verantwortungsbereich in vielen Unternehmen so stark gewachsen, dass Office-Mitarbeiter in diesen Positionen sogar Aufgaben ihres Chefs übernehmen. Dazu zählt, dass sie Mitarbeitern briefen und anstelle ihres Chefs an Meetings teilnehmen. Die konkreten Aufgaben hängen jedoch immer stark von Größe und Struktur des Unternehmens ab - und auch von der hierarchischen Stellung des Chefs.

Selbstständigkeit

Während Sekretärinnen meist stark weisungsgebunden arbeiten, führen Assistentinnen viele Tätigkeiten eigenverantwortlich aus und leiten ganze Projekte. Noch eigenständiger arbeitet eine Office-Managerin. Sie ist die rechte Hand des Chefs, leitet die Büroorganisation und hat oft selbst eine eigene Sekretärin.

Beratungsfunktionen

Der größere Kompetenzbereich bringt es mit sich, dass Assistentinnen und vor allem Office Managerinnen ihre Chefs bei manchen ihrer täglichen Aufgaben beraten: Je nach Unternehmen und Chef kann sich das auf operative Entscheidungen beschränken, aber auch bis hin zu strategischen Entscheidungen reichen In einigen Bereichen haben sie gar den besseren Überblick und ihre Vorgesetzten setzen darauf, dass sie sie mit relevanten Informationen versorgen.

Teamarbeit

Assistentinnen und Office Managerinnen sind nicht nur Einzelkämpfer. Sie arbeiten einerseits direkt mit ihrem Chef zusammen, koordinieren oder leiten andererseits auch Teams und Projektgruppen. Außerdem erstellen und halten sie Präsentationen, in denen sie Geschäfts- und Projektergebnisse aufbereiten und vorstellen.

Repräsentation

Assistentinnen sind oft auch bei Besprechungen mit Kunden dabei und repräsentieren ihre Firma nach außen. Gerade in global agierenden Unternehmen sind deshalb Fremdsprachenkenntnisse Pflicht. Neben Englisch wird oft noch eine weitere Fremdsprache vorausgesetzt. Kann der Chef einen Termin nicht wahrnehmen, springt so manche Assistentin auch ein. Egal ob bei der Präsentation vor Kunden oder in einem Vorstellungsgespräch.

Führungsaufgaben

Je höher der Chef in der Firmenhierarchie steht, umso wahrscheinlicher nimmt eine Assistentin Führungsaufgaben wahr und kümmert sich um das Büromanagement. Sie kann beispielsweise Aufgaben an eine Sekretärin oder Azubis delegieren. Office Managerinnen leiten meist ein ganzes Büro.

Das passende Know-how: Weiterbildung ist ein Muss

Mitarbeiter im administrativen Bereich verfügen in der Regel über eine kaufmännische Ausbildung. Allerdings haben viele Assistentinnen und Office Managerinnen zusätzlich ein Studium der Wirtschaftswissenschaften oder in einem verwandten Bereich absolviert. Da sie eng mit dem Management zusammenarbeiten und selbst Management-Tätigkeiten übernehmen, sind unternehmerische Grundkenntnisse eine der Hauptvoraussetzungen. Selbstverständlich können sich die Anforderungen je nach Arbeitgeber unterscheiden.

Wer mit einer kaufmännischen Ausbildung startet, erhält dort in der Regel die nötige Basisqualifikation und Einsicht in unternehmerische Abläufe im Arbeitsalltag. Es gibt auch spezifische Weiterbildungskurse, Vollzeitlehrgänge und Studiengänge. Robert Half bietet für viele Einzelqualifikationen kostenlose Online-Kurse an.

Der Rollenwandel im administrativen Bereich bietet ambitionierten Arbeitnehmern gute Gelegenheiten zum Aufstieg. Alles, was Sie brauchen, sind Ehrgeiz, Führungstalent und ein Auge für die Gelegenheiten, die sich Ihnen bieten. Aus Assistentinnen und Assistenten der Geschäftsleitung werden nicht selten die Führungskräfte von morgen rekrutiert.

Bildquelle: © Syda Productions - Fotolia.com

Das könnte Sie auch interessieren