Moderne Bewerberkommunikation: Fachkräfte leichter für sich gewinnen

Von Christina Holl on 11. Februar 2022
Geschätzte Lesedauer: 4 Minuten

Die Art der Bewerberkommunikation kann im Wettbewerb um Fachkräfte eine entscheidende Rolle spielen. Wer gegenüber Kandidat*innen den richtigen Ton trifft, ist einen großen Schritt weiter. Worauf es ankommt, erfahren Personalverantwortliche hier.

Kluge Bewerberkommunikation zahlt sich aus

Die Kräfte im Recruiting haben sich verschoben. Waren es früher die Unternehmen, die sich die Bewerbenden ausgesucht haben, so ist es heute häufig umgekehrt. Melden sich jetzt Fachkräfte initiativ oder auf eine Stellenanzeige und kommen anschließend in die engere Wahl, so sitzen meist sie am längeren Hebel. Das liegt am anhaltenden Mangel an qualifiziertem Personal für anspruchsvolle sowie leitende Funktionen.

Hinzu kommt, dass Kandidat*innen sich im Vorfeld ihrer Bewerbung oft über ihre potenziellen neuen Arbeitgeber*innen genau informieren. Sie studieren beispielsweise Online-Bewertungsportale, auf denen Betriebe von aktuellen und ehemaligen Mitarbeitenden beurteilt werden. Oder sie nutzen andere Internetquellen und recherchieren etwa über die allgemeine Marktlage der jeweiligen Branche sowie die individuelle Situation des infrage kommenden Unternehmens.

Das macht die Arbeit der Personalabteilungen einerseits leichter, weil sie es mit gut vorbereiteten Gegenübern zu tun haben. Andererseits wissen diese um ihre starke Position und sind durchaus anspruchsvoll, was beispielsweise Gehalt, Work-Life-Balance und Benefits betrifft. Auch möglich: Sie stellen kritische Fragen. So haken manche im Vorstellungsgespräch nach und wollen wissen, warum eine offene Stelle frei geworden ist. Darauf müssen sich Unternehmen einstellen.

Gefragt ist eine transparente und wertschätzende Bewerberkommunikation. Das bedeutet, Kandidat*innen nicht einfach als „Nummern” zu behandeln, sondern als Menschen mit individuellen Bedürfnissen zu begreifen und ihnen gegenüber respektvoll aufzutreten. Damit ist im andauernden War for Talents ein wertschätzender, professioneller Umgang mit Bewerber*innen gefordert. Professionell heißt heute sowohl sachlich als auch emotional auf die Kandidat*innen einzugehen und beispielsweise passive Kandidat*innen per Direktansprache ins Unternehmen zu locken.

Letztlich geht es um folgende Kausalkette: Eine bessere Bewerberkommunikation führt zu einer besseren Candidate Experience und die zu einem besseren Image als Arbeitgeber. Das kann bei der Entscheidung von Fachkräften für eine Position in Ihrem Unternehmen ausschlaggebend sein.

So wichtig ist die richtige Einstellung

Voraussetzung für eine zeitgemäße Bewerberkommunikation ist unter Umständen ein Umdenken in den Personalabteilungen. Wer dort arbeitet, muss sich darüber klar sein, dass für sie oder ihn Soft Skills wie Einfühlungsvermögen heute wichtiger sind denn je. Davon sollten gegebenenfalls auch sämtliche Führungskräfte überzeugt sein (oder werden).

Das gemeinsame Ziel muss es sein, …

  • Fachkräfte auf sich aufmerksam zu machen.
  • Fachkräften partnerschaftlich zu begegnen.
  • Fachkräfte während des gesamten Bewerbungsprozesses zu unterstützen.

Umgang mit Bewerbern: Seien Sie offen und transparent

Die wertschätzende Bewerberkommunikation beginnt mit der Formulierung Ihrer Stellenanzeige, Ihrer Präsentation als Unternehmen auf Online-Karriereseiten und Ihrem (digitalen) Austausch mit den Kandidat*innen. Oftmals spielen vermeintliche Kleinigkeiten eine große Rolle. So kann bereits eine Mitteilung im Stile einer Massenmail (und ohne persönliche Anrede) über den Eingang einer Bewerbung, manche Bewerber*innen abschrecken. Möglicherweise ziehen dann vielversprechende Kräfte ihre Bewerbung sogar zurück. Für das Unternehmen kann das eine verpasste Chance sein. Und es führt womöglich noch zu negativen Kommentaren und Beurteilungen in den Social-Media-Kanälen.

Um das zu vermeiden, sollten Sie folgende Grundregeln im Umgang mit Bewerbern einhalten:

  • Bestätigen Sie schnellstmöglich den Eingang einer Bewerbung.
  • Treten während der Bearbeitung Verzögerungen auf, so teilen Sie das mit.
  • Ergeben sich für Sie Fragen oder Unklarheiten hinsichtlich gewisser Punkte in der Bewerbung, dann klären Sie das besser direkt, anstatt möglicherweise falsche Schlüsse daraus zu ziehen.
  • Schaffen es Kandidat*innen in die nächste Runde oder engere Wahl, dann informieren Sie sie über die weiteren Schritte.
  • Schreiben Sie insbesondere Absagen nicht nach Schema F. Versuchen Sie persönlich und versöhnlich zu formulieren. Eventuell erstellen Sie zu diesem Zweck unterschiedliche Vorlagen, die nicht nach den üblichen Phrasen klingen.

Am besten versetzen Sie sich als Personalverantwortliche*r in die Jobsuchenden hinein. Überlegen Sie, welche Fragen diese haben könnten.

Stellenanzeige:

  • Um welche wesentlichen Aufgaben geht es bei der Position?
  • Handelt es sich eher um eine operative oder konzeptionelle/strategische Tätigkeit?
  • Wo liegt der Arbeitsplatz; z. B. innerhalb oder außerhalb einer Stadt?
  • Welche Tools und andere Arbeitsmittel sind wichtig?
  • Wie sieht das engere Umfeld (Kolleg*innen, Geschäftspartner*innen und Kund*innen) aus?

Karriereseiten:

  • Welche Art von Bewerbung ist erwünscht (per E-Mail oder Bewerbungsportal)?
  • Wer ist Adressat*in der Bewerbung?
  • Welche Unterlagen und Dokumente werden erwartet? Können fehlende nachgereicht werden?
  • Was passiert nach Eingang der Bewerbung?

Einladung zum Vorstellungsgespräch:

  • Wie lässt sich der Ort des Gesprächs am besten erreichen?
  • Werden Reisekosten übernommen?
  • Gibt es eine bestimmte Kleiderordnung?
  • Wer sind die Gesprächspartner*innen? Sind darunter auch potenzielle Teammitglieder?
  • Was sind die wesentlichen Themen?
  • Wird der künftige Arbeitsplatz gezeigt?
  • Wie lang dauert der Termin?

Wie gesagt: Es geht beim wertschätzenden Umgang mit Bewerber*innen auch um Sachlichkeit. Das bedeutet aber nicht, dabei steif aufzutreten. Formulieren Sie Anzeigen, E-Mails oder Briefe stattdessen eher locker. Idealerweise drücken Sie sich so aus, als würden Sie den Bewerber*innen nicht schreiben, sondern sich freundlich mit ihnen unterhalten. Das verringert die Distanz, nimmt eventuelle Ängste und schafft ein gewisses Vertrauen. Ein ähnliches Vorgehen empfiehlt sich neben der Gestaltung von Karriereseiten und Stellenanzeigen auch für Ihre Kommunikation über Social-Media-Kanäle, per E-Mail oder Brief sowie für Telefonate.

Ein hilfreiches Instrument kann hier ein digitales Bewerbermanagementsystem sein. Je nach Variante unterstützt es Personalverantwortliche unter anderem dabei, …

  • Bewerbungen entgegenzunehmen.
  • Kandidat*innen zu beurteilen.
  • Termine und Fristen einzuhalten.
  • Daten von Bewerber*innen zu speichern und zu analysieren.
  • Stellenausschreibungen zu formulieren und zu veröffentlichen.
  • Kontakte zu verwalten.

Das hat Folgen: Fehler in der Bewerberkommunikation

Unternehmen müssen sich also mehr um Bewerbende kümmern. Tun sie das nicht und begehen dazu noch typische Fehler im Recruiting, kann das auf Dauer unangenehme Konsequenzen haben:

  • Die Anzahl der Bewerber*innen sinkt.
  • Die Besetzung offener Stellen dauert länger.
  • Die Kosten fürs Recruiting steigen.
  • Das Image als Arbeitgeber leidet.

Stellen Sie diese oder vergleichbare Entwicklungen fest, sollten Sie in der oben beschriebenen Weise gegensteuern. Dabei hilft es auch, folgende häufigen Fehler zu vermeiden:

  • Nicht auf den Eingang einer Bewerbung reagieren.
  • Angekündigte Fristen immer wieder verschieben und die Bewerber*innen vertrösten.
  • Anreden und Namen verwechseln oder falsch formulieren.
  • Fragen von Kandidat*innen nicht beantworten.
  • Falsche Ansprechpartner*innen angeben.
  • Absagen nicht verschicken.

Denken Sie daran: In der aktuellen Situation des Fachkräftemangels ist es nicht selbstverständlich, dass sich jemand für Ihr Unternehmen interessiert und bei Ihnen arbeiten möchte. Und auch wer diesmal nicht zum Zuge kommt, könnte künftig gut auf eine offene Stelle passen. Deshalb sollte sie oder er Sie in guter Erinnerung behalten.

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