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Wie zufrieden sind Ihre Mitarbeitenden? Fühlen sie sich wertgeschätzt und können sie eigene Ideen einbringen? Wenn Sie diese Fragen nur auf Basis von Vermutungen beantworten können, wird es vielleicht Zeit für eine Mitarbeiterbefragung. Dadurch gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse und steigern die Motivation.
Erfahren Sie, wie eine Mitarbeiterbefragung erfolgreich wird:
Warum eine Mitarbeiterbefragung so effektiv ist
Bei einer Mitarbeiterbefragung holen Unternehmen die Meinung ihrer Belegschaft ein. Sie erfahren, was gut läuft und wo Unzufriedenheit herrscht. Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung dienen als Basis für Veränderungen, um besser auf die Bedürfnisse der Teams einzugehen. Durch den wachsenden Fachkräftemangel wird es immer wichtiger, Talente im Unternehmen zu halten. Das gelingt nur, wenn Probleme rechtzeitig auf dem Radar der Führungsebene auftauchen. Dann kann sie reagieren und die Bedingungen verbessern. Die Befragung ist also eine Art Frühwarnsystem für Unzufriedenheit und mögliche Kündigungen.
Doch die Befragung dient nicht nur dazu, drohendes Übel abzuwenden. Sie kann auch dafür sorgen, die Motivation der Mitarbeitenden zu steigern und dadurch bessere Ergebnisse zu erreichen. Das Gefühl, gehört zu werden und mitbestimmen zu dürfen, wirkt sich positiv auf die Stimmung in den Teams aus und steigert das Engagement der Mitarbeitenden. Die Befragung vermittelt Wertschätzung und zeigt, dass die Führung die Meinung der Belegschaft berücksichtigen möchte. Das steigert die Identifikation mit dem Arbeitgeber und kann dazu führen, dass Mitarbeitende ihn weiterempfehlen, auf Plattformen positiv bewerten und dadurch sein Employer Branding stärken.
Oft kommt es durch die Umfrage außerdem zu neuen Ideen, wie sich Prozesse im Unternehmen verbessern lassen. Da die Mitarbeiter*innen von ihrer Praxis ausgehen und diese meist besser kennen als die Führungsebene, können sie vielversprechende Ansätze liefern – sofern sie gefragt werden.
Ziele und Zeitpunkt der Befragung festlegen
Vor jeder Personalbefragung sollte klar sein, was das Unternehmen damit erreichen möchte:
- Handelt es sich um eine allgemeine Umfrage, die regelmäßig stattfindet?
- Oder geht es um ein bestimmtes aktuelles Thema, zum Beispiel die Zufriedenheit mit der Ausstattung im Home-Office?
- Soll die Führung verbessert werden?
- Oder möchte der Arbeitgeber herausfinden, wie stark die Unternehmenskultur im Alltag gelebt wird?
Die Zielsetzung entscheidet über die genaue Gestaltung der Befragung und sorgt dafür, dass sie nicht ins Leere läuft.
Der geeignete Zeitpunkt liegt weder in der Sommerferienzeit noch um den Jahreswechsel, weil viele Mitarbeitende dann nicht arbeiten. Auch sind Phasen zu meiden, die im Unternehmen traditionell besonders stressig sind. Sie lassen die Umfrage als zusätzlichen Stressfaktor erscheinen und führen möglicherweise zu einem negativeren Ergebnis. Sinnvoll ist zum Beispiel eine regelmäßige Befragung zur allgemeinen Zufriedenheit halb- oder vierteljährlich. Wenn konkrete Themen relevant werden, kann dazwischen eine darauf fokussierte Umfrage erfolgen.
Rahmenbedingungen der Mitarbeiterbefragung
Für die Durchführung der Befragung sind Online Tools empfehlenswert, weil die Auswertung darüber deutlich vereinfacht wird. Besonders wichtig bei der Mitarbeiterbefragung ist die Anonymität. Kein Teammitglied sollte befürchten, dass seine Angaben ihm zugeordnet werden können. Ehrliche Antworten und Kritik wären dann kaum zu bekommen.
Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, sollte dieser den Fragebogen vorab prüfen und freigeben. Vielleicht kann er sich bereits bei der Erstellung einbringen und wertvollen Input liefern. Der Befragungszeitrum beträgt idealerweise mehrere Wochen. Andernfalls werden Urlauber und Kranke schnell ausgeschlossen.
Die richtigen Fragen auswählen
Die Zusammenstellung der Fragen richtet sich nach der Zielsetzung der Befragung. Formal lohnt sich häufig eine Mischung aus offenen und geschlossenen Fragen:
- Geschlossene Fragen geben die Antwortmöglichkeiten vor. Sie sind dadurch leichter auszuwerten. Beispiel: „Wie zufrieden bist du mit der Ausstattung deines Arbeitsplatzes? Sehr zufrieden – zufrieden – unzufrieden.”
- Offene Fragen verlangen eine selbst formulierte Antwort. Sie sind deshalb schwerer auszuwerten, liefern in der Regel aber wertvollere Ergebnisse, weil die Mitarbeitenden eigene Gedanken teilen können. Beispiel: „Was würdest du an der Ausstattung deines Arbeitsplatzes gerne verbessern?“
Die Verständlichkeit der Fragen sollte vorab von mehreren Personen geprüft werden, die nicht an der Erstellung des Fragebogens beteiligt waren. Verwirrende Fragen führen zu einer niedrigeren Antwortquote oder zu verfälschten Ergebnissen. Bei den offenen Fragen lohnt es sich, in der Mitarbeiterbefragung konkrete Verbesserungsvorschläge abzufragen und nicht nur die Zufriedenheit oder Unzufriedenheit zu ermitteln. Die zweite Variante birgt die Gefahr, dass die Befragten nur Dampf ablassen, aber keine Ideen äußern.
Bei demografischen Angaben ist Vorsicht geboten. Sie sollten nur erfragt werden, wenn sie für die Auswertung relevant sind. Zum Beispiel ergibt eine Abfrage des Geschlechts Sinn, wenn die Mitarbeiterbefragung Themen wie Diskriminierung und Gleichstellung beinhaltet. In anderen Fällen ist sie dagegen wahrscheinlich nicht nötig. Zu bedenken ist auch, dass demografische Fragen oft Rückschlüsse auf die Identität der Teilnehmenden erlauben. Vielleicht gibt es nur wenige Menschen einer bestimmten Altersgruppe in der Belegschaft und in Kombination mit dem Geschlecht bleiben nur eine oder zwei Personen übrig.
Auswertung der Mitarbeiterbefragung
Beim Auswerten der Ergebnisse gibt es zwei Möglichkeiten:
- Die deskriptive Auswertung gibt die Ergebnisse wieder und zeigt zum Beispiel, wie viele Mitarbeitende zufrieden mit ihrem Gehalt sind oder wie zufrieden die Mitarbeitenden im Mittelwert sind.
- Die multivariate Auswertung stellt Verbindungen zwischen mehreren Aspekten her. Beispielsweise ermöglicht sie Rückschlüsse auf den Zusammenhang zwischen Gehaltszufriedenheit, Betriebszugehörigkeit und Motivation.
Eine multivariate Auswertung ist komplexer, aber sehr viel aussagekräftiger und hilfreicher, um Hintergründe zu verstehen und Verbesserungen zu finden.
Ergebnisse der Befragung präsentieren und nutzen
Nach der Auswertung der Mitarbeiterbefragung sollte eine Präsentation für die Belegschaft stehen. Sie kann als Termin mit der Geschäftsführung erfolgen oder in großen Unternehmen als Veröffentlichung über die internen Kanäle. So zeigen Arbeitgeber, dass sie die Ergebnisse ernst nehmen und nicht verstecken wollen. Bei schlechten Resultaten sollten nicht nur Rechtfertigungen erfolgen. Stattdessen können Führungskräfte aus der Mitarbeiterbefragung direkt Maßnahmen ableiten und sie vorstellen. Wichtig ist, dass diese dann auch umgesetzt werden. Sonst leidet die Glaubwürdigkeit.
Haben die Maßnahmen Wirkung gezeigt und haben sich kritische Punkte verbessert? Eine Weile nach der Mitarbeiterbefragung kann ein kurzes Follow-up sinnvoll sein, um das zu ermitteln. Unternehmen erkennen dadurch, ob sie auf dem richtigen Weg sind. Gleichzeitig demonstrieren sie den Teams, dass die Themen nicht vergessen wurden.
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