Mehr Zeit, weniger Stress: Das 1x1 des erfolgreichen Delegierens

Von Alenka Mladina 30. August 2016

Das Delegieren von Aufgaben ist eine hohe Kunst. In vielen Fällen könnten Führungskräfte viel mehr an ihre Mitarbeiter abgeben – und dadurch mehr Zeit für Management-Aufgaben gewinnen. Welche Aufgaben delegiert werden können und wie man die richtigen Mitarbeiter dafür findet.

Das Kernproblem ist den meisten Vorgesetzten bewusst: Sie verbringen zu viel Zeit mit operativen Aufgaben. Dadurch bleibt weniger Zeit für Führungsaufgaben und Strategie. Nur fünf Stunden pro Woche widmen beispielsweise CFOs in Deutschland ihren strategischen Aufgaben. Das ergab unsere Arbeitsmarktstudie.

Auch die Lösung ist den meisten bekannt: Sie müssen mehr Aufgaben an ihre Mitarbeiter übertragen. In der Praxis ist das dann aber leichter gesagt als getan. Welche Aufgaben lassen sich delegieren? Welche Mitarbeiter eignen sich dafür?

Mehr Delegieren: Die drei großen Hindernisse überwinden

Wenn Sie beginnen wollen, mehr Aufgaben zu delegieren, sollten Sie sich mit den drei größten Hindernissen auf Ihrem Weg vertraut machen:

1. Mikromanaging

Auch wenn sie Teamleiter sind, heißt das noch lange nicht, dass Sie jede Aufgabe im Detail kennen müssen. Sie müssen es schaffen, sich nach und nach aus Routineprozessen zurückziehen. Nur dann werden Sie dauerhaft entlastet und Ihre Mitarbeiter profitieren ebenfalls:

  • Sie haben mehr Zeit für den Austausch mit anderen Abteilungen.
  • Ihre Mitarbeiter liefern bessere Ergebnisse, weil sie Problemlösungsstrategien entwickeln können, die zu ihren Fähigkeiten passen.
  • Sie können sich wichtigen Führungsthemen widmen und so Ihre Mitarbeiter auch fördern.

2. Ungeeignete Mitarbeiter

Viele Führungskräfte handeln getreu dem Motto „Wenn es gut sein soll, muss man es selbst machen“. Doch warum ist das so? Jeder Manager sollte sich fragen:

  • Fehlen meinen Mitarbeitern tatsächlich die Fähigkeiten oder hatten sie bisher nur keine Gelegenheit sich zu beweisen? (siehe „Mikromanaging“)
  • Kann ich meine Mitarbeiter Schritt für Schritt auf den richtigen Weg bringen? Zum Beispiel, indem ich die Aufgaben zunächst gemeinsam mit ihnen erledige und dann kontinuierlich mehr Verantwortung abgebe?
  • Fehlen grundlegende Fähigkeiten und muss ich nach geeigneten Mitarbeitern suchen?

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3. Fehlende Routine

Auch erfolgreiches Delegieren erlernt man nicht über Nacht. Es braucht Übung und Routine, um die richtigen Aufgaben und geeignete Mitarbeiter zu erkennen. Vier Faktoren spielen im Prozess eine große Rolle:

  • Vertrauen: Sie müssen darauf vertrauen können, dass Mitarbeiter die Arbeit in der gewünschten Qualität ausführen. Aber auch die Mitarbeiter müssen Ihr Vertrauen spüren. Wer sich ständig kritisch beäugt fühlt oder den Lösungsweg vom Chef schon mitgeliefert bekommt, leistet selten bestmögliche Arbeit.
  • Transparenz: Mitarbeiter brauchen von der Führungskraft alle Informationen, die für den Erfolg der Tätigkeit wichtig sind. Ebenso sollten Mitarbeiter auf Sie zukommen, wenn ihnen im Prozess fehlende Informationen auffallen.
  • Kommunikation: In welchen Stadien der Tätigkeit ist ein Austausch sinnvoll oder sogar notwendig? Auf welchem Weg erfolgt er am effizientesten? Klären Sie diese Details beim Delegieren einer Aufgabe.
  • Feedback: Nur durch gegenseitiges Feedback können erfolgreiche Strukturen geschaffen werden.

Vom Mikromanager zum Delegier-Profi in fünf Stufen

So machen Sie aus Befehlsempfängern selbstständige Mitarbeiter, an die Sie gern Aufgaben abgeben.

Delegier-Stufe 1: Der Mitarbeiter setzt um

Sie geben dem Mitarbeiter genaue Vorgaben, wie die Arbeit zu erledigen ist. Er muss sie nur noch ausführen.

Delegier-Stufe 2: Der Mitarbeiter denkt über Alternativen nach

Der Mitarbeiter überlegt sich alternative Herangehensweisen, die er Ihnen vorschlägt. Sie sind noch nicht ausgearbeitet.

Delegier-Stufe 3: Der Mitarbeiter arbeitet Alternativen aus

Dieser Schritt baut direkt auf Stufe 2 auf. Der Mitarbeiter sollte mittlerweile einschätzen können, welcher Ansatz erfolgversprechend genug ist, um ihm mehr Zeit zu widmen. Stufe 2 und 3 können auch zusammenfallen.

Delegier-Stufe 4: Der Mitarbeiter entscheidet vorerst selbst

Nun trifft der Mitarbeiter seine Entscheidungen selbst. Hinterher evaluieren sie sein Vorgehen gemeinsam.

Delegier-Stufe 5: Der Mitarbeiter entscheidet endgültig selbst

Sie werden nur noch in Sonderfällen hinzugezogen. Der Mitarbeiter sollte nun seine Aufgaben selbstständig umsetzen. Doch sowohl bei Stufe 4 und 5 ist es wichtig, dass Sie als Vorgesetzter immer Ansprechpartner sind und in kritischen Situationen Hilfestellung geben können.

Die richtige Strategie: Wie Sie welche Aufgaben delegieren

Die richtige Strategie beim Delegieren hängt nicht zuletzt von der Aufgabe ab. Die häufigsten Kategorien helfen bei der Wahl der richtigen Strategie:

1. Regelmäßige Routineaufgaben

Aufgaben, die häufig auftreten, sind einfach zu delegieren. Einmal erstellte Briefings lassen sich mit leichter Anpassung wiederverwenden. Da Lerneffekt und Herausforderung nach mehrmaliger Bearbeitung stark schwinden, empfiehlt es sich, nicht immer dieselben Mitarbeiter mit der Aufgabe zu betrauen.

Allerdings können Sie Routineaufgaben dazu nutzen, neue Mitarbeiter zu testen. Sie müssen sie nicht einmal selbst delegieren. Das können Sie Mitarbeitern überlassen, die in der Bearbeitung bereits Erfahrung haben.

2. Einfache und einmalige Aufgaben

Diese Aufgaben finden sich häufig auf dem Chef-Schreibtisch. Sie erfordern zwar nicht die Kompetenz einer Führungskraft, sind allerdings auch keine Routineaufgaben, die ständig wiederkehren. Somit müssen Sie jedes Mal abwägen: Dauert das Briefing länger, als die Aufgabe selbst zu erledigen?

Unser Tipp: Bestimmen Sie einen verlässlichen Mitarbeiter, der solche Aufgaben von Ihnen abhält und sich selbstständig um die Erledigung kümmert.

3. Komplexe Aufgaben

Darunter fallen Aufgaben, die Sie selbst ausführen oder an denen Sie zumindest beteiligt sein sollten. Zum Beispiel, weil besonderes Fachwissen nötig ist, sie von großer Bedeutung für die Abteilung sind oder eine große Außenwirkung haben. Die Kunst besteht darin, eine komplexe Aufgabe in kleine Teilaufgaben zu unterteilen, von denen sich sicher einige delegieren lassen.

Unser Tipp: Wenn Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig über große Projekte auf dem Laufenden halten, verkürzt sich die Einarbeitungszeit erheblich.

4. Chef-Aufgaben

Das sind Aufgaben, die Ihre Präsenz erfordern: Zum Beispiel Außenauftritte oder Meetings mit anderen Führungskräften. Doch oft können Sie sich zumindest bei der Vorbereitung unterstützen lassen. Etwa durch die Recherche wichtiger Informationen oder die Vorbereitung von Präsentationen.

Diese Aufgaben eignen sich auch, um eventuelle Nachfolger zu testen. Schicken Sie Ihren besten Mitarbeiter zum Termin und sehen Sie, wie er sich macht.

5. Lieblingsaufgaben

Manche Aufgaben wollen wir nicht abgeben, weil sie uns selbst zu viel Spaß machen. Solche Aufgabe nicht immer zu delegieren ist wichtig, weil sie uns motivieren und dadurch über andere Aufgaben hinweghelfen, die wir nicht so gern erledigen. Trotzdem sollten sie nicht den Terminkalender füllen und uns von den wichtigen Dingen ablenken. Es empfiehlt sich deshalb ein Blick auf die mittelfristigen Ziele, wenn Sie entscheiden, ob sie eine Lieblingsaufgabe delegieren oder lieber selbst übernehmen.

Wie jede Maßnahme sollten Sie auch das Delegieren einer Ergebniskontrolle unterziehen. Nur so finden Sie heraus, ob Sie dadurch tatsächlich Zeit sparen, die Sie in strategische Aufgaben und Ihre Karriere investieren können.

Wie gehen Sie beim Delegieren vor? Haben Sie einen Tipp, der in unserem Artikel fehlt? Wir freuen uns über Ihren Kommentar!

Bildquelle: © adiruch na chiangmai / Fotolia.com

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