Managed Solutions: Großes gemeinsam meistern

Von Christina Holl on 21. Juni 2021

Unerwartete Ereignisse können die Ressourcen von IT- und Finance-Abteilung überstrapazieren. Hilfe finden unter Druck stehende Unternehmen mit Managed-Solutions-Anbietern. Sie bieten Projektberatung und stellen dafür maßgeschneiderte Teams zusammen, die mit breitgefächertem Know-how akute Krisen überwinden.

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Kompetente Kräfte für die Krise

Mehr Aufträge = mehr Umsatz – diese Gleichung ist das Ziel aller Unternehmen. Erreichen sie es, ist das in der Regel ein Grund zur Freude. Aber nicht immer. Denn geschäftlicher Erfolg kann unter ungünstigen Umständen die IT, Buchhaltung oder Finanzabteilung enorm unter Druck setzen. Das geschieht beispielsweise dann, wenn ein großes Auftragsvolumen unerwartet kommt, dessen Umsetzung die vorhandenen Ressourcen eines Unternehmens übersteigt.

Oft trifft es ausgerechnet besonders effizient aufgestellte Organisationen. Sie besitzen straffe, gut ausbalancierte personelle Strukturen, die sich im geschäftlichen Alltag hervorragend bewähren. Steigt die Arbeitsbelastung in Spitzenzeiten, dann ziehen sie flexibel Berater und Interim-Experten hinzu.

Im Normalfall funktioniert dieser schlanke Ansatz. Doch es können plötzlich Ereignisse eintreten, die die Möglichkeiten des Unternehmens übersteigen. Neben einer überraschend starken Auftragslage gibt es auch folgende Auslöser für kritische Situationen:

  • ein stark ansteigendes Transaktionsvolumen
  • ein großer Rückstand beispielsweise bei Rechnungen
  • Leistungsprobleme durch Engpässe oder Terminüberschreitungen
  • Aufbau neuer Abteilungen

In diesen und ähnlichen Fällen steigt der Bedarf an Know-how und Kapazitäten erheblich. Können Unternehmen diesen Anforderungen nicht mehr aus eigener Kraft genügen, sollten sie auf Managed Solutions zurückgreifen.

So arbeiten Managed-Solutions-Anbieter

Managed Solutions gibt es in vielen Bereichen. Besonders bekannt ist das Konzept im Zusammenhang mit IT- und Cloud-Strukturen (Managed IT-Services). Doch auch im Finance-Metier existieren Anbieter, die sich darauf spezialisiert haben. Dazu gehört beispielsweise eine Kooperation zwischen Robert Half und der konzerneigenen Beratungsgesellschaft Protiviti.

Die beiden Partner bieten strategische Beratung sowie effizientes Projektmanagement und ermitteln, welche Kompetenzen benötigt werden. Sie machen die erforderlichen Fachkräfte ausfindig und stellen sie zu einem Team zusammen, das dann mit vereinten Kräften die aktuellen Herausforderungen des Unternehmens angeht. Das muss nicht zwingend vor Ort im Kundenunternehmen geschehen. Auf Wunsch kann sich die Crew auch in einem Shared-Service-Center organisieren, von dem aus es seinen Auftrag erfüllt. Je nach Erfordernis und individuellen Ansprüchen bietet das externe Personal beispielsweise Fachwissen in: 

  • Buchhaltung
  • Finanzen
  • Cloud
  • IT-Security
  • Analyse
  • Risiko und Compliance

Die eingesetzten Fachleute sind innerhalb kürzester Zeit eingearbeitet und unterstützen die Funktionen eines Unternehmens, wie und wo es erforderlich ist. Außerdem stellen sie dem auftraggebenden Unternehmen detaillierte Reportings und Kennzahlen zur Verfügung, um genau zu zeigen, was gelöst oder verbessert wurde.

An der Spitze der Teams steht eine Führungskraft, die das gesamte Projekt konzipiert und überwacht. Zu ihren Aufgaben gehört:

  • Planung
  • Onboarding
  • Schulung
  • Qualitätskontrolle

Best Practice: 3 Beispiele für Managed Solutions

Unerwartete Entwicklungen können Unternehmen jeder Größe und Branche treffen. In welcher Weise sich überraschende Impacts auswirken, ist jedoch stets eine individuelle Frage. Deshalb müssen Managed Solutions auf möglichst viele Anwendungsfälle vorbereitet sein. Aus diesem Grund heraus bieten sie oft Know-how in:

  • Digitale Transformation
  • Kreditorenbuchhaltung,
  • Organisationsunterstützung
  • IT-Entwicklung
  • Projektmanagement
  • IT-Sicherheit und Datenschutz

Wie sich die Fähigkeiten von Managed Solutions einsetzen lassen, zeigen folgende praxisnahe Beispiele:

  • Projektmanagement Finance – Behörde: Aufgrund einer Zentralisierung in der Buchhaltung ist in einer deutschen Behörde ein Rückstau von etwa 25.000 buchhalterischen Vorgängen entstanden. Durch einen schnell aufgestellten Notfallplan und Unterstützung bei der Prozessoptimierung durch die Schwesterunternehmen Robert Half und Protiviti konnten innerhalb von vier Wochen 80 Projektmitarbeiter rekrutiert, geschult und eingesetzt werden. Innerhalb von nur zwei Monaten war der Rückstau vollständig abgebaut.
  • Organisationsunterstützung – Staatsbank: In einer Staatsbank unterstützen Robert Half und Protiviti dabei, neu aufgesetzte Förderprogramme zu beschleunigen. Sie konnten innerhalb eines Monats 150 Mitarbeiter für die professionelle Abwicklung finden und haben kurzfristig eine externe Infrastruktur mit entsprechenden Arbeitsplätzen aufgebaut (Shared Service Center). Mittlerweile unterstützen die beiden Unternehmen acht von 16 Förderbanken bei ihren Projekten.
  • PHP-Entwicklung – Medienunternehmen: Einem Medienunternehmen helfen Robert Half und Protiviti bei der KI-Implementierung. Durch die Zusammenarbeit konnten die Einführung eines mobilen Finanzportals, von Chatbots, Algorithmus-Analysen und die Weiterentwicklung der Website beschleunigt werden. Das alles war möglich mit einem guten Projekt-Setup und der Bereitstellung erfahrener, spezialisierter Fachkräfte.

Robert Half bietet in Kooperation mit seiner Schwestergesellschaft Protiviti Managed Solutions an. Möchten Sie mehr über unsere strategischen Komplettlösungen für Ihre Projekte und Business-Herausforderungen erfahren, dann besuchen Sie unsere Website zu diesem Angebot

Bildquelle: © Guille Álvarez - unsplash.com