Job-Redesign nach Maß: So gelingt eine neue Arbeitsgestaltung

Von Christina Holl on 18. Mai 2020

Job-Redesign ist nicht erst seit der Digitalisierung ein Thema. Vielmehr ist die Arbeitsgestaltung eine immer wiederkehrende Aufgabe für Unternehmen. Sie haben damit die Möglichkeit, Prozesse und Beschäftigte auf neue Gegebenheiten flexibel einzustellen - und sich damit zukunftssicher zu positionieren.

In diesem Artikel lesen Sie:

Wann Job-Redesign sein muss

Arbeit ist ein sich stets wandelnder Prozess. Beeinflusst und verändert wird er durch äußere Einflüsse, wie technische Aspekte (z. B. Digitalisierung), und durch interne Faktoren, wie personelle Fluktuationen. Darauf sollte sich das Management einstellen und bei Bedarf Organisation und Abläufe neu ausrichten. Ein Beispiel dafür ist die Arbeitsgestaltung, neudeutsch: Job-Redesign.

Nehmen Sie an unserer Umfrage teil

Nehmen Sie an unserer Umfrage teil

Wichtig wird das Thema zum Beispiel, wenn Mitarbeiter sich in eine Richtung entwickeln, die nicht mehr zu ihrer ursprünglichen Rolle im Betrieb passt. Oder wenn sich das Anforderungsprofil ändert. Dann kann es sinnvoll sein, die jeweilige Aufgabenstellung entsprechend anzupassen – vor allem bei Mitarbeitern, die sehr spezifische Aufgaben haben. Sie fühlen sich sonst schnell unterfordert und nicht ausreichend wertgeschätzt. Beides ist nicht gut für die Produktivität, die Motivation und die Bindung ans Unternehmen. Dienst nach Vorschrift oder Abwanderungsgedanken sind mögliche Folgen.

Weitsichtige Vorgesetzte erkennen solche Tendenzen und reagieren darauf, um diese Mitarbeiter zu halten. Gelingen kann das mit einer bedarfs- und leistungsgerechten Arbeitsgestaltung, auch Aufgabengestaltung genannt. Die betrifft nicht zwangsläufig nur einzelne Personen, sondern oft auch ganze Abteilungen oder sogar die komplette Belegschaft – etwa wegen eines neuen Geschäftsmodells oder anderer Change-Prozesse.

Was die Neugestaltung von Arbeit bewirkt

Eine gute Arbeitsgestaltung fördert die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen. Das ist beispielsweise in der Finanzbranche ein großes Thema. Dort, aber auch in ähnlichen Sparten, wird künstliche Intelligenz (KI) zunehmend mehr Funktionen übernehmen und automatisieren. Damit ändert sich die Aufgabenstellung für die Beschäftigten. Statt Routinearbeiten wird mehr kreative Leistung von ihnen verlangt. Vorgesetzte müssen dafür die Voraussetzungen schaffen. Ohne eine angepasste Arbeitsgestaltung ist das nicht möglich.

Gelingt diese Art der Neuausrichtung, dann sind sowohl das Unternehmen als auch seine Mitarbeiter für die digitale Transformation gerüstet. Doch neben der Zukunftsfähigkeit gibt es noch weitere Vorteile eines flexiblen, bedarfsgerechten Job-Redesigns:

  • Langeweile vermeiden: Dauerhaft gleichförmige Arbeit ermüdet. Abwechslung bei den Anforderungen hingegen kann die Aufmerksamkeit erhöhen und den Ehrgeiz anstacheln. Geht Arbeitsgestaltung im Büro in diese Richtung, kann sie frustrierte Beschäftigte neu motivieren und beispielsweise einem Burnout oder Boreout entgegenwirken.
  • Effizienz steigern: Entsprechen Arbeitsabläufe nicht mehr den aktuellen Anforderungen, leidet die Wertschöpfung darunter. Deshalb sollten sämtliche Prozesse regelmäßig auf ihre Wirksamkeit überprüft und gegebenenfalls einer neuen Aufgabengestaltung unterzogen werden.
  • Anpassungsfähigkeit stärken: Ändern sich geschäftliche Ziele, müssen sich die Strukturen im Unternehmen danach ausrichten. Die Neugestaltung von Jobs kann das nicht nur unterstützen, sondern auch die Fähigkeiten der Mitarbeiter erweitern. Mögliche Folge: Die Beschäftigten entwickeln neue oder bislang nicht genutzte Qualifikationen und erweitern damit auch die Möglichkeiten des Unternehmens.

Welche Variante von Job-Redesign sinnvoll ist

Im Personalwesen bedeutet Arbeitsgestaltung in der Regel zweierlei: Arbeitserweiterung (Job-Enlargement) und Arbeitsbereicherung (Job-Enrichment). Beide können je nach Situation sinnvoll sein. So grenzen sich die Maßnahmen voneinander ab:

  • Bei der Arbeitserweiterung bekommen Beschäftigte zusätzliche Aufgaben, die eng mit den bisherigen zusammenhängen. Man kann es als horizontale, quantitative Ausdehnung eines Jobs verstehen. Beispiel: Ein Analyst erhält einige neue Aufgaben (etwa die Erstellung komplexerer Berichte oder die direkte Präsentation von Daten für die Geschäftsleitung), die seine Arbeit abwechslungsreicher machen. Grundsätzlich aber bleibt er im angestammten Wirkungsbereich.
  • Bei der Arbeitsbereicherung bekommen Beschäftigte mehr Verantwortung und Autonomie. Dies ist eine vertikale, qualitative Erweiterung eines Jobs, die den Mitarbeiter näher an die Managementebene heranführt. Beispiel: Ein Analyst wird mit anspruchsvolleren Aufgaben als bisher betraut (etwa ein neues Projekt, das die Zusammenarbeit mit dem IT-Team bei Verbesserungsprojekten, wie der erweiterten Datenerfassung oder der KI-Implementierung erfordert). Diese Aufwertung ermöglicht es dem Analysten, neue Fähigkeiten zu entwickeln, die ihn auf eine Führungsrolle vorbereiten.

Tipps zur Arbeitsgestaltung

Die Neugestaltung von Jobs ist anspruchsvoll und verlangt viel Fingerspitzengefühl. Schließlich müssen die betreffenden Mitarbeiter dabei mitziehen. Führungskräfte sollten deshalb wissen, ob ihre Mitarbeiter dafür offen sind und wie sie sie mit ins Boot holen.

  • Offene Gespräche führen: Manche Teammitglieder haben sich womöglich bereits eigene Gedanken zu dem Thema gemacht. Ihre Hinweise können sehr wertvoll sein, weil sie die aktuellen Erfordernisse aus der Praxis kennen. In Einzel- und Gruppenrunden können Vorgesetzte viel darüber erfahren. Sie sollten beispielsweise danach fragen, welche Veränderungen den größten positiven Effekt haben würden.
  • Unterstützung anbieten: Für die Mitarbeiter können Übergangszeit und Eingewöhnungsphase schwierig sein. Besonders dann, wenn sie einer Arbeitsbereicherung gegenüberstehen, die sie nicht aus dem Stand bewältigen können. In solchen Fällen sollte ihnen das Unternehmen Coaching, Mentoring und zusätzliche Schulungen anbieten.
  • Strategisch planen: Job-Redesign ist ein Prozess. Es geht also nicht immer um den großen Wurf, sondern um permanentes Justieren. Verantwortliche sollten die Aufgabenverteilung ständig überdenken, weil sie nicht jede Position für alle Zeiten zukunftssicher machen können. Sie müssen sich also immer wieder fragen, wie sich technologische Fortschritte oder eine neue Geschäftsausrichtung auf eine Position auswirken.
  • Überlegt handeln: Es ist nicht immer sinnvoll, eine Arbeitsgestaltung stark auf einzelne Personen zu fokussieren. Verlässt ein solcher Mitarbeiter das Unternehmen, zieht das unter Umständen große organisatorische Eingriffe nach sich, weil er viele Funktionen auf sich vereint hat. Deshalb sollte ein Job-Redesign auch die Auswirkungen auf das gesamte Team berücksichtigen und nicht nur die Arbeitszufriedenheit von Einzelnen in den Mittelpunkt stellen.

Sie suchen neue Mitarbeiter für Ihr Unternehmen? Unsere Personalberater unterstützen Sie dabei, Ihre offenen Stellen zu besetzen – schnell und unkompliziert. Stellen Sie uns einfach eine Personalanfrage.

Personalanfrage senden

Bildquelle: © sernarial - unsplashed.com