Gelassen in den Urlaub gehen: Die ultimative 8-Punkte-Checkliste für Chefs

Von Christina Holl 5. August 2015

Die Urlaubszeit ist für so manchen Chef eine Stresszeit. Läuft während ihrer Abwesenheit etwas schief, müssen sie die Verantwortung übernehmen. Diesen Gedanken können Manager auch im Urlaub nicht abstellen – es sei denn, Sie haben vorgesorgt. Dann steht ein paar entspannten Tagen nichts mehr im Wege.

Jedes Jahr wieder scheint Deutschland zur Jahreshälfte im Sommerloch zu versinken: Der Bundestag verabschiedet sich in die parlamentarische Pause, die beliebtesten Sportligen setzen für ein paar Monate aus und vermutlich schalten Sie im Sommer auch Ihren Fernseher vergeblich ein, um die nächste Folge Ihrer Lieblingsserie nicht zu verpassen.

Auch in Unternehmen nutzen Arbeitnehmer am häufigsten die Sommermonate für Ihren Jahresurlaub. Das jedoch stellt viele Chefs vor Herausforderungen. Sie befürchten, dass darunter die Leistung in der Abteilung leidet, insbesondere wenn Sie sich zu der Zeit selbst in den Urlaub verabschieden.

In der Arbeitsmarktstudie von Robert Half gab jeder dritte CFO an, die fehlende Führung wäre Ihre größte Sorge während der Sommermonate. Damit Sie dennoch unbesorgt in Urlaub fahren können, sind eigentlich nur ein paar einfache, aber wichtige Maßnahmen notwendig.

8-Punkte-Checkliste für den entspannten Urlaub

Bestimmen Sie einen Stellvertreter:

Ganz ohne Führung geht es auch im Sommer nicht. Bitten Sie einen Kollegen, Sie während dieser Zeit zu vertreten. Wenn das nicht möglich ist, wählen Sie einen Mitarbeiter, der für wichtige Fragen als Ansprechpartner fungiert. Nur in Notfällen darf diese Person Sie direkt kontaktieren. Schöner Nebeneffekt: Macht der stellvertretende Mitarbeiter einen tollen Job, haben Sie vielleicht schon einen potenziellen Nachfolger gefunden. Das schadet bestimmt nicht, wenn Sie sich für eine Beförderung ins Gespräch bringen möchten.

Planen Sie im Voraus:

Damit Sie und Ihre Mitarbeiter früh erkennen, wann die Personaldecke im Sommer dünner wird, müssen Sie die Urlaube rechtzeitig planen. Viele Chefs bitten Ihre Mitarbeiter schon zu Beginn des Jahres Ihre Urlaubsanträge abzugeben. Genehmigte Urlaubstage werden in einem gemeinsamen Kalender protokolliert. So sind alle Kollegen über die Situation informiert und können ihre Projekte entsprechend einteilen.

Sorgen Sie für Entlastung:

Sind mehrere Kollegen gleichzeitig wie Sie im Urlaub, wird der Workload für die verbleibenden Mitarbeiter schnell sehr belastend. Überlegen Sie daher frühzeitig, für welche Projekte qualifizierte Zeitarbeiter wertvolle Unterstützung leisten können.

Bieten Sie flexible Arbeitszeiten und Home-Office an:

Sofern es die Arbeitsbedingungen zulassen, sollten Sie die Anwesenheitspflicht im Büro etwas lockern. An heißen Tagen ist es für Mitarbeiter toll, wenn Sie eine längere Mittagspause einlegen dürfen und dafür in den Morgen- oder Abendstunden arbeiten. Oder Sie bieten Ihnen die Möglichkeit, auch einmal von zu Hause aus zu arbeiten. Geben Sie Ihrem Stellvertreter klare Regeln mit auf den Weg, damit sich während Ihrer Abwesenheit nicht alle Kollegen gleichzeitig ins Home-Office verabschieden.

Machen Sie das Sommerloch zur „Vision“:

Klare Perspektiven und Ziele für die Abteilung sind ein hervorragendes Mittel, um die Leistung auch in Ihrer Abwesenheit hochzuhalten. Vereinbaren Sie gemeinsam mit der reduzierten Mannschaft die Ziele für die Sommermonate, am besten nach dem Eisenhower-Prinzip.

Setzen Sie zusätzliche Anreize:

Zeigen Sie Ihre Anerkennung für alle „Nicht-Urlauber“, zum Beispiel in Form von Freikarten für Themenparks oder Konzertkarten, die Ihr Stellvertreter verteilen kann. Kleine Geschenke kosten nicht viel, haben aber eine große Wirkung auf die Mitarbeitermotivation. Packen Sie dafür schon frühzeitig einen Teil Ihres flexiblen Budgets auf die Seite.

„Walking Meetings“ und Outdoor-Arbeitsplätze:

Im Büro ist es zu heiß und draußen weht eine angenehme Brise? Schlagen Sie Ihren Stellvertreter vor, Meetings auch einmal im Freien abzuhalten. Das hat gleich mehrere Vorteile: Sauerstoff und Bewegung sind gesund und reduzieren Stress. Außerdem regt ein Wechsel des „Arbeitsplatzes“ die Synpsen an und Sie werden überrascht sein, wie kreativ und effizient diese Meetings sein können. Übrigens nicht nur während der Urlaubszeit.

Ziehen Sie ein Urlaubs-Resümee:

Den letzten Punkt der Checkliste heben Sie sich bis zu Ihrer Rückkehr auf: Ein paar Tage nach Ihrem Urlaub sollten Sie Feedback einholen. Nehmen Sie sich bewusst Zeit, um zu evaluieren, was während Ihrer Abwesenheit gut lief - und wo es noch Verbesserungspotenzial gibt. Sprechen Sie mit Ihrer Vertretung und tauschen Sie sich auch mit den jeweiligen Teammitgliedern aus. Sie bekommen dadurch einen paar wichtige Hinweise, auf was Sie beim nächsten Mal beachten müssen. Denn der nächste Urlaub kommt bestimmt.

Sie brauchen in den Sommermonaten temporäre Unterstützung durch gut ausgebildete Fachkräfte? Unsere Personalberater beraten Sie gern zum Thema Zeitarbeit. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

 

Bildquelle: @kurhahn - Fotolia.com

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