E-Mails: Ohne sie geht im Job nichts - und mit ihnen viel falsch

Von Alenka Mladina 6. Juni 2016

Der Großteil unserer Kommunikation im Büro läuft per E-Mail: Pro Tag werden 112 Milliarden verschickt. Angesichts dieser Fülle ist es nicht erstaunlich, dass sich an der einen oder anderen Stelle der Fehlerteufel einschleicht und die Verständigung kompliziert macht. Und sicherlich haben Sie sich auch schon manchmal gedacht: Was soll ich mit dieser Nachricht eigentlich machen?

Wann hat Sie das letzte Mal eine E-Mail ratlos zurückgelassen? Vermutlich müssen Sie gar nicht so weit zurückdenken. Keine Signaturen, fehlende Betreffzeilen, falsche Empfänger oder unpassende Vertraulichkeiten können beim Empfänger im besten Fall Erheiterung erzeugen - im schlimmsten Fall aber auch ein Menge Ärger.

Mittlerweile verfassen wir täglich so viele geschäftliche E-Mails, dass sich kleine Ausrutscher in der Alltags-Hektik nicht immer vermeiden lassen. Die meisten Empfänger verzeihen kleine Pannen. Aber treten Fehler gesammelt oder regelmäßig auf, erschwert das die Kommunikation maßgeblich. Das wiederum führt zu Verzögerungen und Missverständnissen und eine kleine Frage kann sich so zu einer langwierigen Diskussion mit dem Kollegen entspinnen.

Damit Sie Ihre Geschäftspartner und Kollegen nach Ihren Nachrichten nicht ratlos zurücklassen, sind hier 8 Fehler, die Sie aus Ihren geschäftlichen E-Mails verbannen sollten.

1. Sie setzen Ihre gesamte Abteilung CC

Wussten Sie das CC ausgeschrieben Carbon Copy bedeutet? Zu Deutsch: Durchschlag. Bei der (inzwischen fast ausgestorbenen) Vervielfältigung mit Durchschlagspapier musste man mit Kopien sparsam umgehen. Die CC-Leiste von E-Mails wird hingegen oft großzügig bestückt. Vom Azubi bis zum Abteilungsleiter können alle die Projektkommunikation mitverfolgen – und das E-Mail-Postfach füllt sich.

Das Sichten von Nachrichten, die einen nur am Rande oder auch überhaupt nicht betreffen, frisst viel Zeit - laut einer Studie bis zu 3,5 Lebensjahre. Deshalb ist es besser, die Empfängerliste auf die wichtigsten Projektteilnehmer zu beschränken. Sie können relevante Informationen dann an ihre Kollegen und Mitarbeiter weiterleiten.

2. Sie lassen die Betreffzeile leer

Unnötig Zeit muss der Leser Ihrer E-Mail auch aufwenden, wenn er eine Nachricht ohne Betreff bekommt. Worum geht es überhaupt, ist sie dringend und muss ich überhaupt darauf reagieren? Um das zu erfahren, muss er die Nachricht auf jeden Fall öffnen. Außerdem findet man eine E-Mail ohne Betreffzeile später kaum wieder.

Suchen Sie deshalb nach einem aussagekräftigen Betreff, der dem Empfänger in wenigen Worten einen Eindruck gibt, worum es in der E-Mail geht.

3. Sie verbleiben grußlos

Ein Geschäftstreffen würden Sie wohl niemals ohne Begrüßung beginnen. Und auch das Händeschütteln zum Abschied gebietet die Höflichkeit. Nun ist eine E-Mail zwar kein persönliches Treffen, aber trotzdem gilt eine gewisse Etikette.

Ob Sie zur Einleitung ein förmliches „Sehr geehrte Frau Müller“ wählen und zum Abschied „mit freundlichen Grüßen“ verbleiben, hängt wiederum von Ihrem Verhältnis zum Empfänger ab. Sie sollten selbst einschätzen, wie vertraut sie miteinander sind und ob ein „Hallo“ und „liebe Grüße“ passender sind. Bei neuen Kontakten bleiben Sie lieber etwas förmlicher – und warten, wie sich das Verhältnis entwickelt.

4. Sie sind ziemlich oft :-)

Gefühle lassen sich schriftlich nicht so leicht ausdrücken wie in einem persönlichen Gespräch. Deshalb bauen viele stellvertretend für ein Lächeln ein entsprechendes Smiley oder Emoji in Ihre E-Mail ein.

Mancher Empfänger findet das albern, mancher freut sich über das Symbol. Auch hier sollten Sie abschätzen: Lockern Smileys die Kommunikation auf oder untergraben sie eher Ihre Seriosität? Im Zweifel verzichten Sie lieber darauf.

Mit grafische Symbolen möchten Absender Aussagen abschwächen oder ihnen einen ironischen Ton verleihen (vor allem mit dem Zwinker-Smiley: ;-)). Mit Sarkasmus und Ironie bewegen Sie sich in E-Mails allerdings immer auf sehr dünnem Eis. Selten werden sie richtig verstanden.

5. Sie schreiben Einzeiler oder Briefromane

Im Gegensatz zum gesprochenen Wort können Sie E-Mails überarbeiten, bevor Sie sie abschicken. Von dieser Möglichkeit sollten Sie unbedingt Gebrauch machen. Denn es wirkt sich meist positiv auf die Länge, den Inhalt und die Verständlichkeit der E-Mail aus. Wenn Sie die Nachricht vor dem Absenden noch einmal durchlesen, können Sie schwer verständliche Passagen etwas ausführlicher erklären und unnötige Wiederholungen streichen. Damit sparen Sie dem Leser Zeit – und sich selbst Folge-E-Mails mit Fragen.

6. Sie hüten Ihre Kontaktdaten wie einen Schatz

Die Signatur ist in geschäftlichen E-Mails kein optionales Beiwerk, sondern ein absolutes Muss. Sie wollen Ihrem Geschäftspartner schließlich die Kommunikation so einfach wie möglich machen und ihm alle Kontaktdaten geben: von der Telefonnummer bis hin zur richtigen Adresse oder auch den Social-Media-Kontakten.

Eine gut gestaltete Signatur zeigt außerdem Ihre Professionalität und repräsentiert die Marke Ihres Unternehmens. Und das Beste: Einmal im E-Mail-Programm mit “automatisch einfügen” hinterlegt, brauchen Sie sich zukünftig nicht mehr damit zu beschäftigen.

7. Sie halten Rechtschreibprüfungen für überflüssig

Geschäftliche E-Mails müssen Sie nicht ins Lektorat schicken. Ob Sie alle Kommaregeln beherrschen, ist eher zweitrangig. Aber die gröbsten Grammatik-Schnitzer sollten Sie trotzdem ausmerzen. Schlampige E-Mails führen im schlimmsten Fall zu unerwünschten Rückschlüssen auf Ihre Arbeitsweise. Nehmen Sie sich also Zeit - man merkt es, wenn die E-Mail in Eile verfasst wurde.

Ein verlässlicher Freund ist die Rechtschreibprüfung, die die meisten E-Mail-Programme anbieten. Buchstabendreher erkennen Sie damit auf einen Blick. Die automatische Korrektur ist hingegen mit Vorsicht zu genießen: Namen, die ähnlich klingen wie Begriffe, werden so mitunter verfälscht. So wurde aus einem „Herr Langwieser“ schon ein „Herr Langweiler“ – und so wollen Sie doch weder Geschäftspartner noch Kollegen fälschlicherweise anreden.​

E-Mail oder doch lieber Anruf?

Bevor Sie sich jetzt in die nächste E-Mail stürzen, noch eine Frage: Was glauben Sie, wie viele E-Mails Sie schreiben müssen, um Ihr Ziel zu erreichen? Lässt sich vielleicht viel Zeit sparen, wenn Sie stattdessen zum Telefonhörer greifen oder mal schnell im Büro des Kollegen vorbeigehen? Eine Überlegung, die vor jeder E-Mail angebracht ist. Auf Nachfragen erhalten Sie so direkt eine Antwort.

Eine schnelle Antwort bekommen Sie übrigens auch, wenn Sie sich bei Robert Half für einen der zahlreichen Jobs aus unserer täglich aktualisierten Jobbörse bewerben.

Bildquelle: © pathdoc / Fotolia.com

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