Die perfekte Checkliste für Ihr Mitarbeitergespräch

Von Christina Holl 10. Februar 2015

Ihr Mitarbeitergespräch ist für Sie die perfekte Chance, sich beruflich weiterzuentwickeln und Ihren Karrierezielen näher zu kommen. Ohne eine gute Vorbereitung werden Sie es jedoch schwer haben, Ihren Chef von sich und Ihren Ambitionen zu überzeugen. Ich zeige Ihnen in sieben Schritten, wie Sie sich optimal auf das Mitarbeitergespräch vorbereiten können.

Wenn ich Sie fragen würde, welche beruflichen Erfolge Sie aus dem vergangenen Jahr vorweisen können, könnten Sie diese aus dem Stegreif beantworten? Und wie sicher sind Sie, dass Sie dabei keine wichtigen Details vergessen und sofort die richtigen Worte finden?

Ad hoc ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch zu führen ist schwierig – und auch absolut unnötig. Denn mit ein wenig guter Vorbereitung, machen Sie nicht nur beim Feedbackgespräch eine gute Figur, sondern gewinnen auch wertvolle Erkenntnisse über die eigene Arbeit. Im Folgenden habe ich Ihnen ein paar Tipps zusammengefasst, wie Sie das Mitarbeitergespräch optimal vorbereiten.

Schritt 1: Lernen Sie das Standard-Prozedere kennen

In den meisten Unternehmen gibt es gewisse Standards für Mitarbeitergespräche: 

  • Wer führt sie durch?
  • Wie lange dauern sie?
  • Wann finden sie statt?
  • Und worüber wird gesprochen?

Um Ihr Mitarbeitergespräch gut vorzubereiten, sollten Sie sich deshalb zunächst mit dem firmeninternen Prozedere vertraut machen – vor allem, wenn Sie neu im Unternehmen sind. Aber auch für langjährige Mitarbeiter, lohnt es sich zu überprüfen, ob sich der Ablauf verändert hat.

Schritt 2: Analysieren Sie die eigene Leistung

Als nächstes ziehen Sie Bilanz. Wenn Sie bereits ein Mitarbeitergespräch im Unternehmen hatten, nehmen Sie hierfür das Protokoll oder die Zielvereinbarungen des letzten Gesprächs zur Hand: 

  • Welche Ziele haben Sie erfüllt? Welche sogar übertroffen?
  • Wo sind Sie hinter den Vorgaben zurückgeblieben?
  • Warum haben Sie möglicherweise Zielvorgaben nicht voll erfüllt?

Vergleichen Sie außerdem Ihre aktuellen Aufgaben, mit denen aus Ihrem Arbeitsvertrag: Wenn sich diese stark erweitert haben und vielleicht auch Führungsverantwortung hinzugekommen ist, sind das beispielsweise gute Argumente für eine Gehaltserhöhung. Im Feedbackgespräch sollte diese zwar nicht ausgehandelt werden (ich empfehle Ihnen dafür ein separates Gespräch). Dort können Sie aber bereits argumentative Vorarbeit für das Gehaltsgespräch leisten.

Schritt 3: Bereiten Sie wichtige Punkte Ihrer Erfolge vor

Der jährliche Termin mit Ihrem Vorgesetzten ist die Chance, Themen anzusprechen, die Ihnen wichtig sind. Das sollten Sie beachten, wenn Sie das Mitarbeitergespräch vorbereiten. Beginnen Sie am besten mit Ihren wichtigsten Erfolgen.

Wenn Sie diese mit Zahlen belegen können und welche Auswirkungen (z.B. von welchen Einsparungen oder Effizienzsteigerungen das Unternehmen jetzt profitiert), umso besser. Hier beginnt die Vorbereitung schon früh. Um nicht den Überblick zu verlieren, führen Sie am besten bereits während des Jahres Protokoll. Meist ist es nicht erforderlich, erleichtert Ihnen aber das Gespräch, wenn Sie Ihre Erfolge in einer Präsentation schriftlich vorbereiten.

Schritt 4: Überlegen Sie sich Antworten auf kritische Fragen

Seien wir ehrlich: Selbst in guten Jahren hat man nicht nur Erfolge vorzuweisen. Das wissen Sie und ich – und das weiß auch Ihr Chef. Es macht deshalb wenig Sinn, Misserfolge im Feedbackgespräch zu verheimlichen.

Sie haben stattdessen zwei Möglichkeiten mit Ihnen umzugehen: Entweder Sie gehen direkt in die Offensive und sprechen sie selbst an. Dann sollten Sie betonen, was Sie aus den Misserfolgen gelernt haben. Oder Sie überlassen Ihrem Chef den ersten Schritt. Doch auch dann sollten Sie eine gute Antwort parat haben.

In jedem Fall gilt: Stehen Sie zu Misserfolgen, wenn Sie selbst die Verantwortung tragen. Spielen Sie aber nicht den Sündenbock für die Fehler anderer. Bereiten Sie sachliche Erklärungen vor, ohne Kollegen zu beschuldigen oder bloßzustellen.

Schritt 5: Machen Sie eine Liste mit Wünschen und Verbesserungsvorschlägen

Wenn Sie schon die ungeteilte Aufmerksamkeit des Chefs genießen, sollten Sie dies in eigener Sache nutzen. Er wird im Mitarbeitergespräch ohnehin wissen wollen, ob Sie derzeit zufrieden mit Ihrem Job sind. Machen Sie sich deshalb vorab Gedanken darüber, was man ändern und verbessern könnte. 

  • Sind Sie mit den Aufgaben – auch was den Umfang betrifft – zufrieden oder haben Sie zu viel Arbeit?
  • Stimmt die Kommunikation mit Vorgesetzten und Kollegen?
  • Bekommen Sie die gewünschte Unterstützung von Ihrem Chef oder anderen Abteilungen?
  • Welche weiteren Verbesserungsvorschläge haben Sie?

Erwarten Sie nicht eine sofortige Antwort von Ihrem Chef, eventuell wird er etwas Bedenkzeit benötigen. Vereinbaren Sie in diesem Fall einen Folgetermin, der möglichst zeitnah sein sollte.

Schritt 6: Legen Sie Ziele für die Zukunft fest

Das Feedbackgespräch behandelt nicht nur Vergangenheit und Status Quo, sondern auch die zukünftige Entwicklung. Zum einen werden Sie gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten Ziele für das kommende Jahr festlegen. Es zeugt von Initiative, wenn Sie eigene Vorschläge einbringen. Zum anderen ist es eine gute Gelegenheit, um Ihre persönliche Entwicklung im Unternehmen anzusprechen. Überlegen Sie deshalb: 

  • Was sind Ihre Ziele?
  • Möchten Sie den nächsten Karriereschritt machen?
  • Wie kann Ihr Chef Sie dabei unterstützen?
  • Gibt es vielleicht sogar eine bestimmte Position die Sie anstreben?
  • Welche Fortbildung möchten Sie absolvieren?   

Schritt 7: Stimmen Sie sich auf Ihren Gesprächspartner ein

Jeder Vorgesetzte ist anders und legt Wert auf unterschiedliche Dinge. Das kennen Sie sicher auch aus dem Arbeitsalltag. Es schadet deshalb nicht, sich daran zu orientieren, wenn Sie das Mitarbeitergespräch vorbereiten.

Mancher Chef hört ungern Kritik. Kritische Äußerung sollten Sie in diesem Fall geschickter verpacken, als bei einem Vorgesetzten, der offene Worte besonders schätzt. Die Liste der Eigenheiten ist lang und ein allgemeiner Rat deshalb schwierig. Wenn Sie allerdings die Vorlieben des Chefs kennen, macht es Sinn, darauf Rücksicht zu nehmen, um ein konstruktives Gespräch zu erreichen.  

7 Tipps für die perfekte Vorbereitung: Die Mitarbeitergespräch-Checkliste

  1. Bringen Sie die Standards für ein Mitarbeitergespräch in Ihrem Unternehmen in Erfahrung: Zeitlicher Umfang, Inhalt, Gesprächspartner.
  2. Bilanzieren Sie die eigenen Leistung des vergangenen Jahres: Welche gesteckten Ziele haben Sie erreicht – welche nicht?
  3. Weisen Sie Ihre Erfolge nach: Konzentrieren Sie sich auf die größten Erfolge und belegen diese – wenn möglich – mit Zahlen.
  4. Stellen Sie sich kritischen Fragen: Erforschen Sie die Gründe für Misserfolge und erarbeiten Sie Verbesserungsvorschläge. Aber suchen Sie nicht nach Ausreden.
  5. Listen Sie Wünsche und Verbesserungsvorschläge auf: Lassen sich tägliche Arbeitsabläufe durch gezielte Maßnahmen verbessern? Das Gehalt sollten Sie in einem separaten Termin diskutieren.
  6. Definieren Sie Ziele für das kommende Jahr: An welchen Leistungen möchten Sie sich messen lassen und welche Karrierepläne verwirklichen?
  7. Bereiten Sie eine Gesprächsstrategie vor: Jeder Vorgesetzte legt Wert auf unterschiedliche Faktoren – nehmen Sie bei der Ausarbeitung der Argumente hierauf Rücksicht und achten Sie auf eine gute Gesprächsführung.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihr Mitarbeitergespräch und freuen uns, wenn Sie uns einen Kommentar hinterlassen, wie Sie sich auf Ihr Mitarbeitergespräch vorbereiten? Das könnte Sie auch interessieren: Warum Kritik im Feedbackgespräch positiv ist.

 

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