„Ich bin dann mal weg“: So verfassen Sie die perfekte Abwesenheitsnotiz

Von Alenka Mladina 25. November 2016

Endlich ist er da: Der letzte Arbeitstag vor Ihrem wohlverdienten Urlaub. Jetzt noch schnell den Schreibtisch aufräumen und rasch eine automatische Antwort im E-Mail-Programm einstellen.

Wobei, dass Sie nicht erreichbar sind hilft dem Empfänger nicht wirklich weiter. Welche Fehler Sie in Ihrer Out-Of-Office-Notiz vermeiden sollten und wie Sie eine gelungene Abwesenheitsnotiz verfassen, erfahren Sie hier.

1. Fehler: Die Höflichkeit hat sich bereits in den Urlaub verabschiedet.

Abwesenheitsnotiz: "Ich bin derzeit nicht erreichbar. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.“

Was daran schlecht ist: Die Nachricht enthält keine einzige Vokabel, die Höflichkeit ausdrückt, wie „danke“ oder „leider“. Noch stellt der Verfasser dem Absender in irgendeiner Weise Hilfe in Aussicht. Er muss denken, dass sein Anliegen dem Empfänger egal ist. Das kann Sie Sympathiepunkte kosten – und bei dringenden Anfragen sogar einen Kunden.

Besser: Seien Sie höflich, verweisen Sie an Kollegen. Weiter unten finden Sie ein Beispiel für eine gelungene Abwesenheitsnotiz.

2. Fehler: Die Rückkehr ist ungewiss.

Abwesenheitsnotiz: „Vielen Dank für Ihre E-Mail. Leider bin ich derzeit nicht im Büro und kann Ihr Anfrage nicht bearbeiten. Ich werde mich persönlich um Ihr Anliegen kümmern, sobald ich wieder zurück bin. Mit den besten Grüßen XYZ“

Was daran schlecht ist: Der Verfasser ist zwar höflich und stellt Hilfe in Aussicht. Allerdings erfährt der Empfänger nicht, wann der Verfasser zurück ist und er mit einer Antwort rechnen kann.

Besser: Geben Sie ein konkretes Datum an, zu dem Sie wieder erreichbar sind.

3. Fehler: Weder Freund noch Helfer.

Abwesenheitsnotiz: „Vielen Dank für Ihre E-Mail. Leider bin ich vom 10. bis 21.08.2015 nicht im Büro und kann Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Sollte Ihr Anliegen bei meiner Rückkehr noch aktuell sein, werde ich mich umgehend bei Ihnen melden. Mit den besten Grüßen XYZ“

Was daran schlecht ist: Der Empfänger erfährt zwar, wann der Verfasser zurück ist, allerdings wird ihm für dringende Anliegen kein alternativer Ansprechpartner genannt. Ein Vertreter sorgt nicht nur dafür, dass dringende Anfragen beantwortet werden, er reduziert auch die Arbeit, die bei Ihrer Rückkehr aus dem Urlaub auf Sie wartet.

Besser: Einen konkreten Ansprechpartner benennen, mit Kontaktdaten und dem Hinweis, dass die Mail nicht automatisch an ihn weitergeleitet wird. Sprechen Sie sich aber vorher auf jeden Fall mit Ihrem Kollegen ab.

4. Fehler: Humor ist, wenn man trotzdem lacht.

Abwesenheitsnotiz: „Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich habe mich mit unserer Portokasse aus dem Staub gemacht und bin erst wieder zurück, wenn das Geld zur Neige geht, voraussichtlich am 24.08.2015. Wenden Sie sich bei dringenden Anfragen gern an meinen Kollegen Ernst Müller (Telefonnummer, E-Mail-Adresse). Mit den besten Grüßen aus Mexiko XYZ“

Was daran schlecht ist: Humor ist Geschmacksache. Nicht jeder Witz reizt den Lachmuskel des Empfängers. Gerade im beruflichen Umfeld sollte die Abwesenheitsbenachrichtigung eher seriös als originell sein.

Besser: Bleiben Sie bei den Fakten und fassen Sie sich kurz.

5. Fehler: Schöne Grüße vom Strand!

Abwesenheitsnotiz: „Ich liege derzeit mit einem leckeren Gelato in der Hand an einem traumhaften Sandstrand an der Adria und kann auf Ihre E-Mail leider nicht antworten. Wenn ich am 24.08.2015 braun gebrannt aus dem Urlaub zurück bin, melde ich mich gern bei Ihnen. Bis dahin kümmert sich mein Kollege Ernst Müller (Telefon, E-Mail-Adresse) gern um dringende Anliegen. Sonnige Grüße XYZ“

Was daran falsch ist: Urlaubsbeschreibungen sind etwas für Postkarten. In der Abwesenheitsnotiz geht es um die harten Fakten. Kollegen und Kunden, zu denen Sie ein enges Verhältnis haben, können Sie nach Ihrer Rückkehr persönlich von Ihrem Urlaub erzählen.

Besser: Bleiben Sie sachlich.

So schreiben Sie eine gelungene Abwesenheitsnotiz

Bevor Sie Ihre Abwesenheitsbenachrichtigung aktivieren, prüfen Sie unbedingt, ob Sie die folgenden Punkte berücksichtigt haben:

  • Wann sind Sie wieder am Arbeitsplatz erreichbar?
  • Wer bearbeitet möglicherweise die E-Mails während Ihrer Abwesenheit?
  • Wer ist der alternative Ansprechpartner und wie kann man ihn erreichen?
  • Werden Sie die E-Mails nach Ihrer Rückkehr bearbeiten?

Eine gelungene Abwesenheitsnotiz könnte also wie folgt aussehen:

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Leider kann ich Ihnen derzeit nicht persönlich antworten. Ich bin erst ab 24.08.2015 wieder an meinem Arbeitsplatz und habe bis dahin keinen Zugriff auf meine E-Mails. Sobald ich zurück bin, werde ich mich um meine unbeantworteten E-Mails kümmern. Ich bitte um Ihr Verständnis, dass es aufgrund der hohen Zahl eingegangener E-Mails einige Tage dauern kann, bis ich Ihnen antworte. Während meiner Abwesenheit dient mein Kollege Ernst Müller (Telefon, E-Mail-Adresse) in dringenden Angelegenheiten als Ansprechpartner. Mit den besten Grüßen XYZ.

Tipp: Wenn Sie viel mit Kollegen oder Kunden aus dem Ausland kommunizieren, sollten Sie die Abwesenheitsnotiz auch auf Englisch (oder einer anderen Sprache) verfassen.

Sie müssen in der Abwesenheitsnotiz übrigens nicht erwähnen, dass Sie sich im Urlaub befinden. Die Begründung, dass man Sie für einen bestimmten Zeitraum nicht erreichen kann, genügt.

Natürlich können Sie Ihre Out-of-Office-Benachrichtigung individuell gestalten – oder die obige als Vorlage verwenden. Solange Sie Ihren Kontakten alle wichtigen Informationen (siehe oben) mit auf den Weg geben, können Sie Ihren freien Tage genießen. Viel Spaß dabei!

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