„Die Digitalisierung der Buchhaltung braucht Zeit, Geduld und Überzeugungsarbeit“

Von Christina Holl 2. Februar 2017

Die Digitalisierung setzt in den Finanzabteilungen viele Veränderungsprozesse frei. Deshalb ist seitens der Unternehmen ein gutes Change Management gefragt.

Diese Situation kennt auch Führungskraft Björn Siecken: Im Interview erzählt der Senior Vice President Finance and Administration, warum die digitale Transformation Zeit braucht – und viel Überzeugungsarbeit.

Buchhaltung früher und heute: Was hat sich durch die Digitalisierung verändert?

Björn Siecken: Die Digitalisierung der Buchhaltung macht es einfacher, Prozesse zu verschlanken. Buchführung besteht ja immer aus verschiedenen Büchern, wie dem Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbüchern.

Dank der elektronischen Workflows ist es möglich, dabei viel effizienter zu arbeiten: Buchungen werden schnell und fehlerfrei. Gleichzeitig sind sie revisionssicher: Vom Eingang eines Dokuments bis hin zu seiner endgültigen Speicherung ist sichergestellt, dass Daten nicht verloren gehen.

Die digitale Transformation sorgt dafür, dass mehr Arbeit mit weniger Personal bewältigt werden kann. Für Unternehmen ist die Digitalisierung der Buchhaltung damit natürlich eine Win-Win-Situation. Das setzt allerdings entsprechendes Know-How über die neuen Tools und Prozesse bei den Mitarbeitern voraus.

Wie hat sich die digitale Transformation auf Ihren Beruf ausgewirkt?

Im Gegensatz zu früher stehen Informationen viel schneller zur Verfügung. Das macht Buchhaltung transparent – und erleichtert es allen Beteiligten, frühzeitig zu reagieren.

Die Digitalisierung setzt allerdings auch ein hohes Maß an Disziplin voraus. Nehmen wir zum Beispiel das Thema E-Mails: Die Flut unwichtiger Informationen, die täglich verschickt werden oder im eigenen Postfach landen, wirkt wie Sand im Getriebe und sorgt für einen deutlich höheren Aufwand.

Hier sind die Führungskräfte gefragt, ihre Teams wieder „umzulernen“. Wenn man nicht aufpasst, erlebt man eine wahre Inflation von unnötigen Informationen, “cc“ Emails sind für mich ein Albtraum. Ähnlich dem Medienphänomen: Nur weil eine Schlagzeile durch alle Medien geht, ist sie nicht zugleich auch von großer Bedeutung.

Ich arbeite im ersten Schritt konsequent mit E-Mail Filtern und zeige meinen Kollegen, wie man hierüber schneller zum Ziel kommt. Dann beginnt das “Umlernen“ der Umgebung im zweiten Schritt. Nur so können alle die Vorteile der Digitalisierung auch nutzen: Effizient zu arbeiten – ohne sich in Informationen zu verlieren.

Wie wurden die neuen Prozesse von Ihnen und Ihren Kollegen anfangs angenommen – und umgesetzt?

Die Digitalisierung der Buchhaltung braucht wie jede Veränderung vor allem eines: Zeit, Geduld und viel Überzeugungsarbeit. Denn nicht jeder Mitarbeiter ist von Anfang an begeistert und mit im Boot.

Seitens der Unternehmen und Führungskräfte setzt das ein gutes Change Management voraus, um die Mitarbeiter abzuholen und nachhaltig an das Thema digitale Transformation hinzuführen. Dabei ist es für alle Beteiligten wichtig, am Ball zu bleiben bis das Neue gefestigt ist und nicht stehen zu bleiben.

Stichwort Change Management: Was hat sich an Ihrem Führungsverhalten geändert?

Allein die bereits angesprochene Kommunikation per E-Mail schafft eine ungewollte Distanz zum Mitarbeiter. Im Zeitalter der digitalen Kommunikation ist es deshalb noch wichtiger geworden, miteinander zu sprechen. So können Missverständnisse vermieden werden, die in Stresssituationen oder bei unklaren Formulierungen leicht entstehen.

Meetings werden oft als unangenehmes Übel angesehen, sind aber aus meiner Erfahrung heraus extrem wichtig, um sich mit dem gesamten Team auszutauschen – und damit auch für den für den gemeinsamen Erfolg. In meinen Teams halte ich jeden Morgen sogenannte “Performance Dialoge” ab. Das schafft Nähe, ein gemeinsames Verständnis von Problemen und deren Lösungen. Außerdem zeige ich als Führungskraft so, dass ich präsent bin und für alle Mitarbeiter ein offenes Ohr habe.

Mit der Digitalisierung hat sich auch das Jobprofil des Buchhalters verändert. Welche Skills müssen Bewerber heute mitbringen?

Bewerber im Finance-Bereich sollten heute eine ausgeprägte IT-Affinität aufweisen: Wer nichts mit Pivot-Tabellen, dem S-Verweis in Excel oder vielleicht sogar von data cubes versteht – der logischen Darstellung von Daten als Elemente eines mehrdimensionalen Würfels – hat es schon jetzt auf dem Arbeitsmarkt schwer.

Durch die Digitalisierung der Buchhaltung ist der Informationsbedarf enorm geworden. Er kann über die klassischen Wege nicht mehr befriedigt werden.

Gibt es Dinge, die Sie persönlich von früher – vor der Digitalisierung – vermissen?

Die Buchhalternase – und damit die Sperrlinie, die früher nachträgliche Eintragungen unmöglich gemacht hat (lacht). Ich denke, sie wird tatsächlich aussterben. Unsere Nachwuchskräfte von morgen werden die Buchhalternase nicht mehr kennenlernen. Schon heute wird die Sperrfunktion durch das Buchhaltungsprogramm anonym übernommen, nicht mehr sichtbar im Hintergrund. Damit geht ein wenig Nostalgie verloren.

Herzlichen Dank für das spannende Interview, Herr Siecken!

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