Deine E-Mails verraten mehr über Dich als Du denkst

Von Alenka Mladina 27. November 2014

Ich kommuniziere ja am liebsten persönlich. Trotzdem schätze ich den schnellen Austausch per E-Mail, der die unmittelbare Erreichbarkeit des Empfängers obsolet macht. Manchmal lasse ich mir mit der Antwort Zeit, oft muss es auch schnell gehen – doch immer professionell. Denn E-Mails voller Rechtschreibfehler, falscher Anrede oder fehlender Betreffzeile verraten so einiges.

E-Mail-Knigge: So bitte nicht!

Im Laufe des Tages gestern habe ich 43 E-Mails bekommen. Eine davon ist bei mir besonders hängen geblieben. Darin ging es um ein Produktangebot einer Firma, das nach eigenen Angaben bereits von 500 Kunden und 70 Agenturen genutzt wird. Pikanterweise lautete der Jobtitel des Absenders „Head of Marketing“.

Nun zur E-Mail: Als erstes fiel mir die Betreffzeile auf „Herr Mladina – Frage zu Ihrer Meldung“. Mit einem kurzen Check auf Xing, Twitter oder LinkedIn hätte der Absender sehr schnell festgestellt, dass ich eine Frau bin. Diesem ersten Fauxpas folgten dann zwei Rechtschreib- und ein grammatikalischer Fehler (bei 102 Wörtern bzw. sechs Sätzen). Mal ehrlich, glaubt der Absender wirklich, dass er mir das Produkt so verkauft?

E-Mails in Massenproduktion

Ich bekomme zwischen 30 und 50 E-Mails pro Tag, und manchmal schaffe ich es nicht, alle am gleichen Tag zu beantworten. Was mich aber verblüfft hat, war das Ergebnis einer kleinen Recherche: Das Marktforschungsunternehmen The Radicati Group schätzt, dass 2013 täglich über 123 Milliarden (!) Geschäfts-E-Mails verschickt wurden. Was für eine gigantische Zahl.

Bei dieser Masse an E-Mails verwundert es eigentlich nicht mehr, wenn der Geschäftspartner den E-Mail-Knigge vernachlässigt. Hinzu kommt auch noch, dass immer mehr Arbeitnehmer über ihr Smartphone Nachrichten empfangen und versenden. Das kleine Display, die digitale Tastatur und die Autokorrektur begünstigen aus meiner Erfahrung Tippfehler. Auch Dateianhänge lassen sich oft nicht gut lesen. Das ist fatal, denn schlampige E-Mails färben bei mir auch auf das berufliche Image des Absenders ab.

Der Knigge greift auch bei neuen Medien

Ich stelle fest, dass die Rechtschreibung und Grammatik am meisten unter der Massenproduktion von E-Mails leiden: Klein- und Großschreibung werden konsequent ignoriert, Kommasetzung findet selten statt. Das erschwert nicht nur das Lesen, sondern vermittelt mir als Leser, dass sich der Autor keinerlei Mühe gegeben hat. Eigentlich komisch, versucht man doch ansonsten die Knigge-Regeln fürs Büro mit einem schicken Outfit und seriösem Auftreten am Telefon zu befolgen.

Die Erkenntnis, dass dies einen professionellen Eindruck auf Geschäftspartner und Kollegen macht, hat sich ja bereits herumgesprochen. Ich plädiere dafür, dass man selbst wenn man mit Menschen seit Jahren zusammenarbeitet, sich duzt und den „sehr geehrten“ weglassen kann, auf die Regeln des E-Mail-Knigge nicht verzichtet. Mein erster Tipp deshalb: Aktivieren Sie die Rechtschreibprüfung in Ihrem E-Mail-Programm.

Tempo, Tempo: Wie schnell sollte man auf eine E-Mail antworten?

Die Gretchenfrage der digitalen Kommunikation für mich ist: Wie schnell beantworte ich E-Mails? Oder anders gefragt: Wie lange darf ich E-Mails im Posteingang warten lassen, ohne unhöflich zu sein? Manche meinen, man müsse sofort antworten. Das Gefühl habe ich auch öfter. Aber ich finde, das stört den Arbeitsfluss.

Statt bei jeder eingehenden E-Mail den Posteingang zu öffnen, reserviere ich mir jetzt am Vormittag und am Nachmittag je 30 Minuten in denen ich die eingegangen E-Mails konzentriert prüfe. Je nach Dringlichkeit entscheide ich dann, ob ich sofort darauf antworten muss oder ob die Bearbeitung noch Zeit hat. Im Sinne eines effizienten Zeitmanagements beantworte ich E-Mails sofort, wenn sie keinerlei Recherche benötigen. Dauert die Bearbeitung länger, schicke ich dem Empfänger zumindest einen kurzen Zwischenbericht, dass ich mich um die Angelegenheit kümmere. Zum E-Mail-Knigge gehört für mich, innerhalb von 24 Stunden zu antworten, nachdem die E-Mail im Posteingang eingetroffen ist.

Bitte keine zu großen Dateien als E-Mail-Anhang

Was mich auch immer wieder bei einer E-Mail ärgert sind Attachments mit mehr als 5 MB. Sie verstopfen den ganzen Posteingang und es dauert sehr lange bis sich die Dateien öffnen lassen. Wenn ich größere Dateien verschicken muss, kläre ich mit dem Empfänger immer vorher ab, bis zu welcher Größe er E-Mail-Anhänge empfangen kann. Gegebenenfalls kann man auch auf Cloud-Dienste wie Dropbox, Google Drive oder das T-Mobile Mediencenter ausweichen.

Gängige Dateiformate lassen sich besser öffnen

Benutzen Sie bei Anhängen in E-Mails außerdem gängige Formate wie PDF, JPEG oder ZIP. Word-Dokumente sind manchmal notwendig, beispielsweise wenn der Empfänger das Dokument weiterbearbeiten soll. Ist das Word-Format nicht erforderlich, nutzen Sie das PDF-Format. So ersparen Sie dem Empfänger eine unschön verzerrte Formatierung, die durch nicht kompatible Word-Versionen oder besondere Schriftarten zu Stande kommt. Entsprechende PDF-Converter-Programme finden Sie kostenlos im Internet. Zusammengefasst gehören daher die folgenden drei Grundregeln zu meinem persönlichen E-Mail-Knigge:

  1. Sorgfältige Prüfung der Rechtschreibung, Grammatik, korrekter Anrede und höflicher Grußformel
  2. Beachtung der Dateiformate und -größe beim Versenden von E-Mail-Anhängen
  3. Feste Bearbeitungszeiten und Priorisierung der E-Mails

Neben diesen Grundregeln möchte ich Ihnen noch die folgenden 7 Regeln ans Herz legen, die für mich ebenfalls zu einem professionellen Auftritt gehören:

E-Mail-Knigge: Die 7 wertvollsten Regeln

CC-Funktion: Überlegen Sie, wen Sie in Kopie einer E-Mail setzen. Benötigt der Empfänger in Kopie diese Information wirklich? Das hilft, den Posteingang Ihrer Empfänger nicht unnötig zu belasten und spart wertvolle Zeit. (Kleine Übung: Schauen Sie doch mal nach, wie viele Ihrer E-Mails für Sie eigentlich gar nicht relevant sind.)

Betreffzeile: Der Kern Ihrer Anfrage sollte sich im Betreff widerspiegeln. So helfen Sie dem Empfänger, die Dringlichkeit der E-Mail auf einen Blick einzuschätzen. Das wirkt professionell.

Anrede: Achten Sie auf eine korrekte Anrede und eine höfliche Grußformel. Ist aus dem Namen nicht erkennbar, ob es sich um eine Frau oder einen Mann handelt, hilft ein Check auf Social-Media-Portalen oder auf der Kontaktseite der Unternehmenshomepage. Entsprechend sollte am Ende einer E-Mail ein entsprechender Abschiedsgruß eingefügt werden.

Inhalt: Kommen Sie kurz und knackig auf den Punkt. Lässt sich Ihr Anliegen nicht in kurze Worte fassen, sollten Sie ein Telefonat oder ein persönliches Gespräch der E-Mail vorziehen. Handelt es sich bei Ihren E-Mails um Terminanfragen, heben Sie den Termin entweder durch die Schriftgröße, Fettdruck oder farbig hervor. In manchen E-Mail-Programmen lässt sich sogar eine Erinnerungsfunktion für den Empfänger gleich mit einbauen.

Gegenlesen: Bei wichtigen oder kritischen Inhalten sollten Sie die E-Mail immer von einem Kollegen oder einer Vertrauensperson gegenlesen lassen. Oft kommt der Inhalt anders beim Empfänger der E-Mail an, als Sie es beabsichtigt hatten. Wägen Sie beiwichtigen Inhalten oder Informationen immer ab, ob Sie die persönliche Kontaktaufnahme in dem Fall einer E-Mail vorziehen sollten.

Kontrolle: Fügen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers (der Empfänger) immer erst am Schluss ein. So verhindern Sie, dass Sie zu früh oder versehentlich Ihre E-Mail versenden. Prüfen Sie sorgfältig ein letztes Mal die Rechtschreibung, die Grußformeln samt Anrede, ob alle wichtigen Fakten im Text erwähnt werden, der Termin angegeben ist und ob die Dateien angehängt sind.

Zeitpunkt: Generell sollten dringende Anfragen zuerst beantwortet werden. Es gibt allerdings eine ganz wichtige Ausnahme: Wenn Sie sich beim Lesen einer E-Mail ärgern, z.B. weil ein Kollege oder der Chef Ihnen etwas (aus Ihrer Sicht ungerechtfertigt) vorwirft, dann gilt es zunächst Ruhe zu bewahren. Wenn das nicht geht, schreiben Sie sich erst einmal Ihren Frust von der Seele. Verschicken Sie diese E-Mail aber auf keinen Fall! Speichern Sie diese als Entwurf ab oder löschen Sie sie am besten gleich. Dann schlafen Sie eine Nacht darüber und setzen am nächsten Tag eine entsprechende Antwort auf.

Im stressigen Büroalltag schleichen sich bei uns allen immer wieder kleine „Schludrigkeiten“ ein, das ist menschlich. Weil ich jedoch merke, welchen negativen Eindruck schlampige E-Mails oder schlechte Abwesenheits-E-Mails bei mir hinterlassen, fällt es mir nicht mehr schwer, hier diszipliniert zu sein. Probieren Sie es aus!

Zuletzt noch ein Hinweis für Bewerber: Mit Ihrer Online-Bewerbung vermitteln Sie einen ersten Eindruck bei Ihrem potenziellen neuen Arbeitgeber. Prüfen Sie daher vor dem Versand, ob Sie die oben genannten Regeln (insofern relevant) befolgt haben.

Weitere Tipps für die Online-Bewerbung finden Sie übrigens im Robert Half Karrierecenter.

Haben Sie weitere Tipps? Was gehört für Sie auf jeden Fall auch zu den Regeln des E-Mail-Knigge?

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