Ihre E-Mails verraten mehr über Sie als Sie denken

Von Alenka Mladina 19. Oktober 2018

Wussten Sie, dass die E-Mail das am weitesten verbreitete Kommunikationsmittel ist? Weltweit werden täglich über 281 Milliarden (!) Geschäfts-E-Mails verschickt. Kein Wunder, dass sich bei einigen E-Mails Fehlerteufel wie eine falsche Anrede oder Rechtschreibfehler einschleichen. Das wirkt unprofessionell und deshalb stellen wir Ihnen hier unseren ganz persönlichen E-Mail-Knigge vor.

Hier lesen Sie:

E-Mails in Massenproduktion 

Wenn Sie im Büro arbeiten, dann bekommen Sie vermutlich zwischen 30 und 50 E-Mails pro Tag, an manchen Tagen sogar deutlich mehr. Allein in Deutschland stieg die Anzahl der versendeten E-Mails von 2016 auf 2017 um 23 % und erreichte damit einen absoluten Rekordwert von 771 Milliarden. 

Bei dieser Masse an elektronischer Post verwundert es eigentlich nicht mehr, wenn der E-Mail-Knigge leidet. Hinzu kommt auch noch, dass immer mehr Arbeitnehmer über ihr Smartphone Nachrichten empfangen und versenden. Das kleine Display, die digitale Tastatur und blindes Vertrauen in die Autokorrektur begünstigen eine Häufung von Tippfehlern. Auch Dateianhänge lassen sich oft nicht gut lesen. Das ist fatal, denn schlampige E-Mails färben auch auf das berufliche Image des Absenders ab.

Der Knigge greift auch bei den neuen Medien 

Am meisten leiden Orthografie und Grammatik unter der Massenproduktion von E-Mails: Klein- und Großschreibung werden konsequent ignoriert, Kommasetzung findet selten statt und Wörter werden gern nach Lust und Laune abgekürzt. Das erschwert nicht nur das Lesen, sondern vermittelt dem Empfänger der E-Mail, dass sich der Autor keinerlei Mühe gegeben hat.

Eigentlich komisch, versucht man doch ansonsten, die Knigge-Regeln fürs Büro optisch mit einem schicken Outfit sowie seriösem Auftreten am Telefon zu befolgen. Die Erkenntnis, dass dies einen professionellen Eindruck auf Geschäftspartner und Kollegen macht, hat sich ja bereits herumgesprochen. Warum gilt Ähnliches nicht für die geschäftliche E-Mail?

Auch bei geschäftlicher, elektronischer Post an Menschen, mit denen Sie bereits seit Jahren zusammenarbeiten und deshalb eher formlos in beruflichem Kontakt stehen, sollten Sie auf die Regeln des E-Mail-Knigge achten. Aktivieren Sie die Rechtschreibprüfung in Ihrem E-Mail-Programm. Doch überprüfen Sie seine Hinweise und Änderungswünsche, denn auch diese Software funktioniert nicht immer perfekt.

Tempo, Tempo: Wie schnell sollten Sie auf eine E-Mail antworten? 

Die Gretchenfrage der digitalen Kommunikation ist: Wie schnell sollten Sie E-Mails beantworten? Oder anders gefragt: Wie lange dürfen Sie E-Mails im Posteingang warten lassen, ohne unhöflich zu sein? Manche meinen, man müsse sofort antworten. Aber das stört meist den Arbeitsfluss.

Statt bei jeder eingehenden E-Mail den Posteingang zu öffnen, reservieren Sie sich daher lieber am Vor- und Nachmittag jeweils 30 Minuten, in denen Sie die eingegangen E-Mails konzentriert prüfen. Sortieren Sie zunächst die dringenden von den weniger dringenden Anfragen aus und entscheiden Sie dann, für welche E-Mails Sie Zeit haben.

Im Sinne eines effizienten Zeitmanagements beantworten Sie E-Mails sofort, die keinerlei Recherche benötigen. Dauert die Bearbeitung länger, schicken Sie dem Empfänger einen kurzen Zwischenbericht, dass Sie sich um die Angelegenheit kümmern. Auf jeden Fall empfiehlt es sich, innerhalb von 24 Stunden zu antworten, nachdem die E-Mail im Posteingang eingetroffen ist.

Keine zu großen Dateien als Anhang 

Was Sie vielleicht auch immer wieder bei einer E-Mail ärgert, sind sehr große Attachments mit mehr als 10 MB. Sie verstopfen den Posteingang und es dauert sehr lange, bis sich die Anhänge öffnen lassen. Wenn Sie größere Dateien verschicken müssen, klären Sie mit dem Empfänger vorher ab, bis zu welcher Größe er E-Mail-Anhänge empfangen kann. Gegebenenfalls können Sie auch auf Cloud-Dienste wie Dropbox, Google Drive oder das T-Mobile Mediencenter ausweichen.

Gängige Dateiformate lassen sich besser öffnen

Benutzen Sie bei Anhängen in E-Mails außerdem gängige Formate wie PDF, JPEG oder ZIP. Word-Dokumente sind manchmal notwendig, beispielsweise, wenn der Empfänger das Dokument weiterbearbeiten soll. Ist das Word-Format nicht erforderlich, nutzen Sie das PDF-Format. So ersparen Sie dem Empfänger eine unschön verzerrte Formatierung, die durch nicht kompatible Word-Versionen oder besondere Schriftarten zustande kommt. Entsprechende kostenlose PDF-Converter-Programme finden Sie im Internet.

E-Mail-Knigge: Die 9 wertvollsten Regeln

  1. CC-Funktion: Überlegen Sie, wen Sie in Kopie einer E-Mail setzen. Benötigt der Empfänger in Kopie diese Information wirklich? Das hilft, den Posteingang Ihrer Empfänger nicht unnötig zu belasten und spart wertvolle Zeit. (Kleine Übung: Schauen Sie doch mal nach, wie viele Ihrer E-Mails für Sie eigentlich gar nicht relevant sind.) 
     
  2. Betreffzeile: Der Kern Ihrer Anfrage sollte sich im Betreff widerspiegeln. So helfen Sie dem Empfänger, die Dringlichkeit der E-Mail auf einen Blick einzuschätzen. Das wirkt professionell.
     
  3. Anrede: Eine der wichtigsten E-Mail-Regeln: Achten Sie auf eine korrekte Anrede und eine höfliche Grußformel. Ist aus dem Namen nicht erkennbar, ob es sich um eine Frau oder einen Mann handelt, hilft ein Check auf Social-Media-Portalen oder auf der Kontaktseite der Unternehmenshomepage. Entsprechend sollte am Ende einer E-Mail ein entsprechender Abschiedsgruß eingefügt werden.
     
  4. Inhalt: Kommen Sie kurz und knackig auf den Punkt. Lässt sich Ihr Anliegen nicht kurz fassen, sollten Sie ein Telefonat oder ein persönliches Gespräch vorschlagen beziehungsweise vorziehen. Handelt es sich bei Ihren E-Mails um Terminanfragen, heben Sie den Termin entweder durch die Schriftgröße, Fettdruck oder farbig hervor. In manchen E-Mail-Programmen lässt sich sogar eine Erinnerungsfunktion für den Empfänger gleich mit einbauen.
     
  5. Bloß keine Emoticons: Verzichten Sie in geschäftlichen E-Mails unbedingt auf Smileys und Co. Emoticons wirken verspielt und unprofessionell. Feilen Sie lieber an Ihrem Text, bis er genau das aussagt, was Sie meinen.
     
  6. Verzichten Sie auf Abkürzungen: Benutzen Sie keine Abkürzungen, sofern diese nicht in Ihrem geschäftlichen Umfeld geläufig sind. Grußformeln wie VG für „Viele Grüße“ wirken, als würden Sie sich nicht ausreichend Zeit für den Empfänger nehmen, um die Worte auszuschreiben. Zudem können Sie nicht sicher sein, dass der Angeschriebene von Ihnen verwendete Abkürzungen überhaupt entschlüsseln kann. 
     
  7. Gegenlesen: Bei wichtigen oder kritischen Inhalten sollten Sie die E-Mail immer von einem Kollegen oder einer Vertrauensperson gegenlesen lassen. Oft kommt der Inhalt nämlich anders als beabsichtigt beim Empfänger der E-Mail an. Wägen Sie bei wichtigen Inhalten oder Informationen immer ab, ob die persönliche Kontaktaufnahme sinnvoller als eine E-Mail ist.
     
  8. Kontrolle: Fügen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers (der Empfänger) immer erst am Schluss ein. So verhindern Sie, dass Sie zu früh oder versehentlich Ihre E-Mail versenden. Überprüfen Sie sorgfältig ein letztes Mal die Rechtschreibung, die Grußformeln samt Anrede, ob alle wichtigen Fakten im Text erwähnt werden, der Termin angegeben ist und ob die Dateien angehängt sind.
     
  9. Zeitpunkt: Generell sollten dringende Anfragen zuerst beantwortet werden. Es gibt allerdings eine ganz wichtige Ausnahme: Wenn Sie sich beim Lesen einer E-Mail ärgern, weil zum Beispiel ein Kollege oder der Chef Ihnen etwas – aus Ihrer Sicht ungerechtfertigt – vorwirft, dann gilt es zunächst, Ruhe zu bewahren. Wenn das nicht geht, schreiben Sie sich erst einmal Ihren Frust von der Seele. Verschicken Sie diese E-Mail aber auf keinen Fall! Speichern Sie diese als Entwurf ab oder löschen Sie sie am besten gleich. Dann schlafen Sie eine Nacht darüber und setzen am nächsten Tag eine entsprechende Antwort auf.

Im stressigen Büroalltag schleichen sich bei uns allen immer wieder kleine Schludrigkeiten ein. Das ist menschlich. Dennoch sollten Sie darauf achten, E-Mails professionell zu schreiben.

Ganz besonders gilt das für die Bewerbung per E-Mail: Mit Ihrer Online-Bewerbung vermitteln Sie einen ersten Eindruck bei Ihrem potenziellen neuen Arbeitgeber. Prüfen Sie daher vor dem Versand, ob Sie die oben genannten Regeln (insofern relevant) befolgt haben. Weitere Tipps für die Online-Bewerbung finden Sie übrigens im Robert Half Karrierecenter.

 

Und falls Sie noch nicht wissen, an wen Sie Ihre Bewerbung richten können – hier finden Sie eine große Auswahl an Jobs im Finanz- und Rechnungswesen, der IT und im kaufmännischen Bereich:

 

Bildquelle: © rawpixel - Unsplash.com

Das könnte Sie auch interessieren