Willkommen an Bord: Checkliste fürs Freelancer-Onboarding

Von Alenka Mladina on 11. März 2020

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist zeit- und kostenintensiv. Da überrascht es nicht, dass ein strukturiertes Onboarding bei Freelancern häufiger unter den Tisch fällt. Schließlich sind die freien Mitarbeiter in der Regel nur für begrenzte Zeit im Unternehmen und oft noch nicht einmal direkt vor Ort. Doch das ist zu kurz gedacht.  

Warum sich das Onboarding von Freelancern rechnet

Keine Frage: Je besser und zügiger die Einarbeitung neuer Mitarbeiter verläuft, desto schneller profitiert das Unternehmen von deren Fähigkeiten. Klar ist aber auch, dass ein gutes Onboarding Zeit kostet.

Nachvollziehbar, dass sich Unternehmen fragen, ob sich dieser Aufwand für Freelancer, die für einen begrenzten Zeitraum für sie tätig sind, überhaupt rechnet. Doch es gibt gute Gründe dafür, einen Onboarding-Prozess für freie Mitarbeiter zu entwickeln.

Unsere Onboarding-Checkliste hilft Ihnen dabei.

  • Je mehr Infos Sie dem Freelancer an die Hand geben, desto schneller kann er mit seiner eigentlichen Arbeit beginnen.
  • Freelancereinsätze nehmen zu. Ist ein entsprechender Onboarding-Prozess erst einmal aufgesetzt, sparen Sie sich künftig Arbeit.
  • Ist ein Freelancer gut integriert und fühlt sich seinem Auftraggeber verbunden, profitieren Sie oft stärker von seinem Wissen und seinen Fähigkeiten als von jemandem, der lediglich seinen Auftrag erfüllt.
  • Sie bleiben positiv im Gedächtnis und erhöhen Ihre Weiterempfehlungsrate als Auftraggeber. Das kann Ihnen die Suche nach passenden Freelancern bei zukünftigen Aufträgen deutlich erleichtern.

Relevante Unterlagen frühzeitig vorbereiten

Im Idealfall beginnt das Onboarding neuer freier Mitarbeiter bereits direkt, nachdem der Vertrag unterzeichnet ist.

Lassen Sie Ihrem Freelancer bereits vor dem ersten Arbeitstag alle relevanten Unterlagen zukommen. So kann er sich bereits vor Vertragsbeginn vorbereiten.

Weiterer Vorteil: Sie zahlen seinen Stundensatz nicht dafür, dass er an seinem ersten Tag vor allem damit beschäftigt ist, benötigte Unterlagen zusammenzutragen und sich über das Unternehmen zu informieren.

Relevant sind vor allem:

  • ein ausführliches Projektbriefing,
  • die Verschwiegenheitsvereinbarung,
  • alle relevanten internen Dokumente, die das Projektteam verwendet,
  • Beispiele ähnlicher Projekte aus der Vergangenheit,
  • interne Unternehmenspräsentationen,
  • der Onboarding-Guide für neue Mitarbeiter (Wo finde ich was? An wen wende ich mich, wenn...?),
  • und falls noch nicht geschehen: die detaillierte Projektbeschreibung inklusive Anforderungsprofil, Zeitplan und Lieferfristen. 

Gute Arbeitsbedingungen schaffen

Arbeiten Freelancer onsite bei Ihnen vor Ort, sollten Sie sie nicht anders behandeln als Ihre Festangestellten. Geben Sie Freiberuflern nicht das Gefühl, Mitarbeiter zweiter Klasse zu sein.

Händigen Sie einen Mitarbeiterausweis aus und sorgen Sie dafür, dass am ersten Arbeitstag ein eingerichteter Arbeitsplatz bereitsteht. 

Freelancer, die nicht vor Ort arbeiten, sollten spätestens am ersten Arbeitstag alle benötigten Zugänge und Anwendungen erhalten.

Idealerweise sind bereits alle erforderlichen Accounts (E-Mail, Slack, Projektmanagement-Tool, Cloud etc.) eingerichtet. Das gilt natürlich auch für Freelancer vor Ort. Denken Sie auch an gegebenenfalls nötige VPN-Lösungen.

Das Unternehmen vorstellen

Ihre Mitarbeiter vor Ort lernen das Unternehmen und seine Vision und Mission von selbst kennen und verinnerlichen sie im Idealfall sehr schnell.

Weil dieses Wissen intern als selbstverständlich vorausgesetzt wird, wird oft vergessen, dass Freelancer diesen Blick auf Interna nicht haben und sie die Firmenkultur im Home Office nicht vorgelebt bekommen. 

Nehmen Sie sich daher Zeit für eine kurze Einführung in das Unternehmen, seine Philosophie und Ziele. Sie können dafür vorhandenes Material, beispielsweise Präsentationen und Willkommens-Videos, nutzen, das Sie für das Onboarding Ihrer Festangestellten verwenden.

Die Zeit, die der Freelancer dafür aufwendet, sollte er abrechnen dürfen – schließlich zahlt sich die Einführung für seine künftige Arbeit aus.

Damit die Zeit optimal genutzt wird, ist es wichtig, dass Ihre Onboarding-Unterlagen und die Einführung auf dem aktuellen Stand sind und möglichst genau auf seinen Einsatzbereich zugeschnitten sind.

Freelancer ins Team einbinden

Für eine produktive Zusammenarbeit ist es wichtig, dass Freelancer gut in ihr Projektteam integriert sind – auch wenn sie nicht vor Ort sind.

Den Freien einfach per Rundmail an alle Projektbeteiligten vorzustellen und die Namen seiner Ansprechpartner zu nennen, ist ein Schritt in die richtige Richtung.

Aber es geht besser: Persönlicher wird der Kontakt, wenn Sie einen Video-Call per Skype oder Google Hangouts mit allen Beteiligten organisieren. Das ist auch für künftige Meetings eine gute Alternative zu Telefonkonferenzen.

Laden Sie Freelancer auch in relevante Team- und Projekt-Channels auf Ihren Kommunikationsplattformen ein. Damit fühlen sie sich nicht nur willkommener, sondern bleiben auch auf dem aktuellen Stand.

Positiver Nebeneffekt: Durch die Einbindung in möglichst viele Kanäle adaptieren Freelancer Unternehmenskultur und -ziele oft viel schneller.

Ansprechpartner bereitstellen

Gibt es einzelne Mitarbeiter, mit denen ein Freelancer besonders eng zusammenarbeiten wird? Dann organisieren Sie möglichst zeitnah ein Kennenlerngespräch und setzen Sie regelmäßige Calls zwischen den beiden an.

Im Idealfall stellt sich dieser Mitarbeiter auch als fester Ansprechpartner für alle Fragen des Freelancers zur Verfügung.

Ermutigen Sie freie Mitarbeiter explizit, Fragen zu stellen. Viele von ihnen sind es gewohnt, sehr selbstständig zu arbeiten. Nachfragen liegt Freelancern daher oft fern – kann die Zusammenarbeit jedoch deutlich fruchtbarer und effizienter machen. 

Feedback geben und einholen

Mit Ihren festangestellten Mitarbeitern führen Sie regelmäßig Feedbackgespräche, um sie weiterzuentwickeln. Warum nicht auch mit Ihren Freelancern?

Auch wenn diese nur für kurze Zeit für Ihr Unternehmen tätig sind, sind sie dennoch wertvolle Mitarbeiter – das sollten Sie ihnen zeigen. Und durch ein konstruktives Feedbackgespräch können Sie möglicherweise noch stärker von der externen Unterstützung profitieren.

Gleichzeitig können Freelancer durch ihren frischen Blick auf interne Abläufe und Prozesse auch Ihnen wertvolles Feedback geben. Das gilt auch für den Onboarding-Prozess für freie Mitarbeiter. Haken Sie nach:

Was hat ihnen gefehlt?
Sind Fragen unbeantwortet geblieben?
Haben sie verstanden, worum es dem Unternehmen geht?

 

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