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Zu chaotisch, unproduktiv oder zu geringe Beteiligung der Mitarbeitenden aus dem Home-Office: Immer wieder sind hybride Meetings unbefriedigend für alle Anwesenden. Sie brauchen besondere Strukturen, um erfolgreich zu sein. Diese fünf Tipps sorgen für Effizienz und gewinnbringenden Austausch.
Mit diesen Tipps gelingen hybride Meetings
Hybride Meetings: Gekommen, um zu bleiben
Die Pandemie hat viele Unternehmen gezwungen, ihre Meetings vollständig remote oder aber hybrid abzuhalten – also mit einem Teil der Mitarbeitenden im Büro und dem Rest im Home-Office. Es wird aber immer deutlicher, dass dies kein vorübergehender Zustand ist. Hybrides Arbeiten gehört zum “New Normal” und wird in vielen Unternehmen die Regel sein.
So zeigen die Daten der aktuellen Arbeitsmarktstudie von Robert Half aus dem Juli 2021, für den 300 Entscheider*innen bei deutschen Unternehmen verschiedener Größen befragt wurden, recht eindeutig, wohin die Reise geht: Nur 12 % gehen davon aus, dass nach dem Ende der Pandemie die Belegschaft wieder komplett vor Ort im Unternehmen arbeitet. 62 % erwarten, dass 10 bis 50 % der Mitarbeiter dauerhaft remote arbeiten werden. Zahlreiche Umfragen belegen zudem, dass viele Angestellte nicht bereit sind, die Vorzüge des Home-Offices komplett wieder aufzugeben. Gleichzeitig schätzen sie aber auch den persönlichen Austausch mit den Kolleg*innen im Büro und favorisieren deshalb flexible Lösungen. Hybrid Work scheint der einzige Weg zu sein, diesen beiden Bedürfnissen gleichermaßen gerecht zu werden.
In der Praxis stellen aber besonders hybride Meetings Unternehmen vor Herausforderungen: Teammitglieder im Home-Office fühlen sich als Teilnehmende zweiter Klasse, kommen weniger zu Wort und können Flipchart-Notizen nicht sehen, die Moderation ist überfordert. Das kann für Resignation sorgen und dazu führen, dass ein Teil sich auf die Rolle von Zuhörenden zurückzieht. Ihr wertvoller Input bleibt auf der Strecke. Hybride Teams brauchen für ihre Meetings ein klares Konzept, die passenden Tools, eine gute Moderation und einige Regeln. Die folgenden fünf Tipps helfen dabei, hybride Treffen für alle Beteiligten gewinnbringend zu gestalten.
1. Meeting-Konzept überdenken
In vielen Unternehmen ist die Meeting-Struktur auch im hybriden Alltag unverändert geblieben. Dabei ist sie für die neuen Umstände vielleicht gar nicht mehr geeignet. Es lohnt sich, für regelmäßige Meetings Frequenz, Länge oder Teilnehmerkreis zu hinterfragen: Brauchen sie mehr oder weniger Zeit? Finden sie zu oft oder zu selten statt? Gibt es immer viele stille Zuhörende aus dem Home-Office, die nicht anwesend sein müssen?
Durch ein paar strukturelle Veränderungen kann der Alltag für die Mitarbeitenden angenehmer werden: Kürzere Meetings und meetingfreie Tage können helfen, die viel beschworene Zoom Fatigue einzudämmen. Manche Treffen lassen sich vielleicht durch andere Formate ersetzen. So muss zum Beispiel ein Status-Meeting nicht immer per Videocall stattfinden, sondern Teammitglieder können ihre Updates auch in einem Chat-Programm teilen. Und eine Information der Geschäftsführung oder Teamleitung könnte alternativ per E-Mail oder Videobotschaft erfolgen.
2. Technik und Tools richtig auswählen
Es muss nicht gleich die Hologramm-Technologie sein, an der das Unternehmen Cisco für hybride Meetings arbeitet. Aber einige technische Änderungen in den Meetingräumen sind definitiv sinnvoll. Beamer und Leinwand sorgen dafür, dass auch Remote-Mitarbeitende gut zu sehen sind. Umgekehrt können 180-Grad-Kameras mit automatischem Zoom auf die sprechende Person eine bessere Übertragung aus dem Konferenzraum an die heimischen Schreibtische gewährleisten.
Statt Flipchart oder Whiteboard im Raum sind digitale Tools empfehlenswert, die sich von allen Beteiligten gemeinsam in Echtzeit bedienen lassen. Digitale Whiteboards oder kollaborativ genutzte Dokumente stärken die Verbindung der Teilnehmenden und lassen sich über die Videokonferenz-Software leicht teilen.
3. Termine gut vorbereiten
Jedes Meeting sollte gut vorbereitet sein, für hybride Treffen gilt das aber ganz besonders. Sowohl die Einladenden als auch alle Gäste können durch gründliche Vorarbeit viel zum Erfolg des Meetings beitragen. Purpose und Zieldefinition sorgen dafür, dass alle das große Ganze im Blick behalten und die Diskussion nicht aus dem Ruder läuft. Eine klare Agenda steckt den Rahmen ab und hilft der Moderation.
Wer virtuell dabei ist, bekommt durch die Agenda die Gelegenheit, die eigenen Punkte vorzubereiten und zum richtigen Zeitpunkt zu platzieren. Das kann aus dem Home-Office oft schwieriger sein als im Konferenzraum. Hat eine Person einen besonders wichtigen Beitrag zu einem Thema, kann sie vorab auch die Moderation informieren und um einen Part bitten.
4. Durch Moderation alle einbeziehen
Die Rolle der Moderation ist in einem hybriden Meeting noch deutlich wichtiger als bei Vor-Ort-Terminen. Sie schafft Struktur und stellt sicher, dass auch Teilnehmende aus dem Home-Office zu Wort kommen. Klare Regeln sorgen für ein ausgewogenes Verhältnis der Redeanteile. So können zum Beispiel immer abwechselnd digital und physisch Anwesende zu Wort kommen. Oder es gilt zumindest in größeren Runden für alle die Regel, dass sie vor einer Wortmeldung die Hand heben sollen, entweder persönlich oder über die Videokonferenz-Software.
Damit diese Aufgaben nicht überfordern, können mehrere Co-Moderierende eine gute Lösung sein. Eine Person kann beispielsweise den inhaltlichen Fokus behalten und die andere kümmert sich darum, dass alle einbezogen werden.
5. Hybride Meetings auflockern
Bei vielen physischen Meetings ist der Raum schon einige Minuten vorher offen und die Teilnehmenden finden sich nach und nach ein, haben etwas Zeit für Small Talk oder tauschen sich locker über das Thema aus. Das Konzept ist bei einem hybriden Event ebenfalls möglich, indem auch der virtuelle Raum frühzeitig offensteht. Während des Meetings können Umfragen oder kurze assoziative Brainstormings für Abwechslung sorgen, damit alle Teilnehmenden engagiert dabei bleiben.
Optimierung ist ein Prozess
Um hybride Meetings immer besser werden zu lassen, ist es vor allem wichtig, aufmerksam zu bleiben und aus Fehlern zu lernen. Teamleitungen und Moderierende können zum Beispiel regelmäßig um Feedback bitten, ob neue Ideen gut ankommen und wie sie die Treffen noch besser machen können.
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