Bewerbung zurückziehen: So sagen Sie souverän ab

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Es gibt viele Gründe, um eine Bewerbung zurückzuziehen. Doch wie sollte die Absage formuliert sein? Mit dieser Frage tun sich Betroffene mitunter schwer, weil sie Nachteile befürchten. Doch diese Sorge ist meist unnötig. Wer die Absage souverän verfasst, kann damit sogar punkten.

Wann sollten Sie Ihre Bewerbung zurückziehen?

Meinungen ändern sich, Hoffnungen erfüllen sich nicht oder überraschende Ereignisse drängen lange verfolgte Ziele plötzlich aus dem Fokus. Solche Entwicklungen sind Teil des Lebens und stellen manchmal vieles auf den Kopf. Das gilt auch für berufliche Pläne. Deshalb ist es völlig normal, wenn Sie eine Entscheidung revidieren und eine bereits eingereichte Bewerbung zurückziehen.

Dennoch fühlen sich einige Menschen nicht wohl dabei und zögern deshalb eine Absage hinaus oder vermeiden diese völlig. Dahinter steht oft die Befürchtung, unzuverlässig, wankelmütig oder unsicher zu wirken. Doch diese Annahme ist in der Regel nicht richtig.

Im Gegenteil: In professionell arbeitenden Unternehmen beziehungsweise Personalabteilungen geht man mit diesem Thema sehr sachlich um und niemand wird Ihnen Ihre geänderte Meinung nachtragen. Schließlich schafft dort eine Absage Klarheit, sorgt für weniger Arbeit und lässt mehr Raum, sich mit anderen Bewerbenden eingehender zu beschäftigen.

Anders sieht die Reaktion womöglich aus, wenn Sie sich gar nicht melden und die Sache im Sande verlaufen lassen wollen. Das kann tatsächlich als nachlässig eingeschätzt werden. Dann hinterlassen Sie keinen guten Eindruck. Deshalb ist es stets sinnvoll, im Falle des Falles Ihre Bewerbung zurückzuziehen. Und das aus folgenden Gründen:

• Höflichkeit gegenüber dem Unternehmen bzw. den involvierten Personen sind eine Selbstverständlichkeit.
• Eine korrekte Absage wahrt Ihren Ruf unter den Beteiligten und ggf. in der Branche. Das ist beispielsweise wichtig, wenn Sie sich später an gleicher Stelle ein weiteres Mal bewerben sollten.
• Sie beweisen Souveränität und Fairplay. Davon profitiert nicht nur Ihr Ansehen. Damit verbessern sich auch die Chancen der anderen Kandidat*innen.
• Sie hinterlassen keine offenen Enden und können mit der Angelegenheit ohne ein schlechtes Gewissen abschließen. Das erlaubt es Ihnen, sich unbeschwert auf andere Bewerbungen oder Pläne zu konzentrieren.

Wichtig ist, dass Sie Ihre Absage möglichst früh mitteilen. Heißt: Sobald Sie merken, dass Sie kein Interesse oder keinen Bedarf mehr an der Stelle haben. Melden sollten Sie sich vor allem dann, wenn Sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden oder sogar schon eine Zusage erhalten respektive gegeben haben. Haben Sie Ihre Bewerbung hingegen erst kürzlich abgeschickt und noch keine Reaktion darauf erhalten, können Sie zunächst einfach abwarten: Möglicherweise sagt Ihnen das Unternehmen noch von selbst ab.

Sie brauchen sich grundsätzlich nicht weiter zu den Ursachen äußern, wenn Sie eine Bewerbung zurückziehen. Denn ob Sie dafür private Gründe haben oder berufliche, geht niemanden etwas an. Unter Umständen kann es aber doch sinnvoll sein, sich dazu zu äußern. Und zwar dann, wenn der Bewerbungsprozess fortgeschritten ist und Sie beispielsweise ein anderes Jobangebot angenommen haben.

Auf diesen Kanälen ziehen Sie Ihre Bewerbung zurück

Vor dem Inhalt müssen Sie sich über das Medium einig sein, mit dem Sie Ihre Bewerbung widerrufen. War das früher ausschließlich brieflich statthaft, so stehen Ihnen heute für eine Absage unterschiedliche Kanäle offen.

Besonders einfach ist es, wenn Sie Ihr Interesse an einer neuen Position über ein spezielles Online-Bewerbungsportal angemeldet hatten. Viele dieser Systeme bieten eigens eine Funktion zum Zurückziehen von Bewerbungen. In diesen Fällen genügt ein Klick und schon ist die Angelegenheit für Sie erledigt. Manchmal sollen Sie Ihre Absage noch begründen, doch sofern dies nicht obligatorisch ist oder Sie es gern möchten, können Sie das getrost ignorieren.

Wollen Sie schriftlich absagen, können Sie dies per klassischem Brief oder per E-Mail tun.

Den Weg über eine SMS, soziale Netzwerke oder WhatsApp sollten Sie eher meiden. Derlei Kanäle wirken auf manche Adressaten nämlich (noch) unprofessionell. Es sei denn, diese Art der Kontaktaufnahme ist ausdrücklich erwünscht.

Auch möglich: Die Bewerbung mit einem Anruf zurückziehen. Diese Variante fällt, je nach eigener Mentalität, mal leichter, mal schwerer. Vorteil: Sie haben die Absage schnell hinter sich. Und vielleicht entwickelt sich aus dem direkten Gespräch sogar eine unerwartete berufliche Option. Beispielsweise hat das Unternehmen zwischenzeitlich zusätzlichen anderweitigen Personalbedarf, der noch nicht öffentlich ist und der Ihren Vorstellungen eher zusagt.

So sagen Sie Ihre Bewerbung professionell ab

Jeder Kanal hat teils eigene Spielregeln hinsichtlich der formalen Art und Weise einer Absage. Doch abgesehen von diesen Details gelten einige grundsätzliche Gebote und Etikette, auf die Sie in jedem Fall achten sollten:

• Teilen Sie mit, worauf sich Ihre Mitteilung konkret bezieht.
• Seien Sie höflich, ehrlich und bleiben Sie sachlich.
• Halten Sie den Fokus auf das Thema.
• Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für ausgefeilte Formulierungen.
• Fassen Sie sich kurz. Bedanken Sie sich ggf. dafür, dass Sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen worden sind.
• Drücken Sie Ihr Bedauern darüber aus, dass es mit der Bewerbung nicht klappt.
• Bitten Sie um Verständnis für Ihre Absage.
• Bei Bedarf begründen Sie Ihre Entscheidung.

Nun zu den spezifischen Regeln, die Sie je nach Kanal einhalten sollten:

Bewerbung zurückziehen per Brief: Diese Variante mag angesichts der Digitalisierung etwas altmodisch wirken, beweist aber Stilsicherheit und belegt, dass Sie Zeit und Aufwand investiert haben. Schließlich müssen Sie den Schrieb aufsetzen, den Brief frankieren und ihn zum Postkasten bringen. Denken Sie an die üblichen Angaben wie beispielsweise Briefkopf, Adresse, Datum und Betreff. Halten Sie sich im weiteren Verlauf kurz und knapp, denn Personaler*innen sind meist sehr beschäftigt und mögen klare und übersichtliche Mitteilungen.

Bewerbung zurückziehen per E-Mail: Hier gelten weitgehend die gleichen Regeln wie bei der Absage per Brief. Allerdings können Sie auf formale Dinge wie Adresse und dergleichen verzichten. Denken Sie jedoch an eine abbindende Signatur, in der Sie Ihren Namen sowie Ihre Kontaktmöglichkeiten aufführen. Das hilft im Zweifel dabei, Ihre Mitteilung richtig zuzuordnen. Auch ein aussagekräftiger Betreff, der auf einen Blick zeigt, dass Sie Ihre Bewerbung zurückziehen, gehört dazu. Andernfalls könnte die E-Mail auch leicht im digitalen Papierkorb landen.

Bewerbung zurückziehen per Telefon: Das ist der direkteste Weg, um eine Bewerbung zurückzuziehen. Da er die Möglichkeit von Rückfragen zulässt, erfordert er allerdings etwas Mut. Vorteil: Die Angelegenheit ist schnell und ohne weitere Anstrengung erledigt. Länger als zehn Minuten sollte das Gespräch nicht dauern. Lassen Sie sich nicht zu Beteuerungen oder Entschuldigungen hinreißen. Schildern Sie einfach die Lage, wie sie ist. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, können Sie Gründe für Ihre Entscheidung nennen. Müssen Sie aber nicht.

Bewerbung zurückziehen per Online-Plattform: Dies ist die einfachste Art für Ihre Absage. Wie bereits erwähnt, genügt dafür oft ein einfacher Klick – ist aber nicht bei jeder Bewerbung möglich.

Die passende Formulierung wählen

Es gibt bei diesem Thema drei wesentliche Stadien, die wir hier näher betrachten und für die wir Ihnen beispielhafte Formulierungen vorschlagen, mit denen Sie Ihre Bewerbung zurückziehen können. Diese sind generell für jeden Kanal geeignet und lassen sich leicht anpassen.

Bewerbung zurückziehen vor einer Einladung zum Vorstellungsgespräch: Möchten Sie eine Reaktion seitens des Unternehmens nicht abwarten und möglichst schnell reinen Tisch machen, weil Sie sich zwischenzeitlich für eine andere Perspektive entschieden haben, dann können Sie wie folgt formulieren.

„... hiermit ziehe ich meine Bewerbung für die Stelle XYZ zurück. Ich habe mich mittlerweile für eine andere Aufgabe entschieden, die meinen beruflichen Vorstellungen eher entspricht. Es tut mir leid, wenn Ihnen durch meine Bewerbung Umstände entstanden sind. Ich bitte Sie um Verständnis für meinen Entschluss.”

Bewerbung zurückziehen nach einem Vorstellungsgespräch: Haben Sie bereits ein Vorstellungsgespräch geführt, sollten Sie unbedingt absagen. Das gebietet die Fairness. Unser Vorschlag, falls Sie in diesem Stadium Ihre Bewerbung absagen möchten:

„... vielen Dank für Ihr Vertrauen und das angenehme Vorstellungsgespräch bezüglich der Stelle XYZ. Allerdings möchte ich meine Bewerbung hiermit zurückziehen, obwohl mich die Position und das Team sehr interessiert haben. Jedoch hat sich für mich ein anderes Angebot ergeben, das besser zu meiner beruflichen Perspektive passt und das ich deshalb annehmen werde.”

Auch hier sollten Sie bedauern, wenn durch Ihre Bewerbung ein gewisser Aufwand entstanden sein sollte. Geben Sie zusätzlich Ihrer Hoffnung Ausdruck, dass die richtige Besetzung für die betreffende Stelle schnell gefunden wird.

Bewerbung zurückziehen nach einer Zusage: Dies mag besonders schwerfallen, gehört aber zum guten Ton und Miteinander auf jeden Fall dazu. „... vielen Dank für Ihre positive Rückmeldung auf unser gemeinsames Gespräch und das daraus erfolgte Jobangebot. Leider muss ich meine Bewerbung zurückziehen, da sich meine (beruflichen/privaten) Rahmenbedingungen geändert haben und eine andere Offerte für mich nun geeigneter ist. Ich bitte Sie um Verständnis für meine spontane Entscheidung, die mir nicht leichtgefallen ist. Vielen Dank für die Chance, die Sie mir gegeben haben.”

Ist der Bewerbungsprozess bereits so weit fortgeschritten, mag es sinnvoll sein, doch genauer auf die Gründe für Ihre Entscheidung einzugehen. So kann Ihr Gegenüber Ihre Motive besser nachvollziehen und verstehen. Schließlich hat diese Person viel Arbeit in Sie investiert und muss Ihre Absage gegebenenfalls der eigenen Führungskraft gut erläutern.

Im Sinne des Datenschutzes sollten Sie bei jeder Absage darum bitten, dass Sie Ihre Unterlagen zurückerhalten oder diese zusammen mit anderen entsprechenden Daten vernichtet werden.

Sonderfall „interne Bewerbung zurückziehen”: Hier gelten ebenfalls die oben genannten Formulierungen und Regeln. Allerdings spielen dabei die Gründe Ihrer Absage eine besondere Rolle, da Sie weiterhin im selben Unternehmen arbeiten und dort Kontakt mit den gewohnten Führungskräften und Ihrem Team haben werden. Können diese Ihre Entscheidung nicht nachvollziehen, führt das eventuell zu Missstimmungen. Deshalb sollten Sie sich bei den betreffenden Personen für Ihren Rückzieher entschuldigen und Ihre Motive dafür greifbar und transparent darlegen.

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