In 5 Schritten zum perfekten Mitarbeiter

Von Alenka Mladina 10. April 2015

Stellen Sie sich vor, Sie müssten Ihr geliebtes Auto austauschen, das Ihnen viele Jahre so gut gedient hat. Würden Sie das identische Modell wieder nehmen? Zumindest würden Sie sich über neuere Modelle und Funktionalitäten informieren und sich für das Auto entscheiden, dass Ihren aktuellen Vorstellungen am besten entspricht. Was genau hat Ihr Autokauf aber mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters zu tun?

Wie beim Kauf eines Autos müssen Sie auch bei der Einstellung eines Mitarbeiters eine Entscheidung treffen: Welche Qualifikation muss der Bewerber mitbringen, welcher Bewerber passt am besten ins Team usw. In der Recruiting-Praxis passiert aber leider häufig etwas anderes. Denn viele Personalentscheider versuchen, Mitarbeiter “eins-zu-eins” zu ersetzen, wenn diese das Unternehmen verlassen. Insbesondere auch dann, wenn die Mitarbeiter einen hervorragenden Job gemacht haben.

Das kann hin und wieder ganz gut funktionieren. In der Regel stellen Personaler mit dieser Strategie aber nicht den richtigen Mitarbeiter ein. Sie missachten ein paar wichtige Schritte im Definieren ihres Personalbedarfs und in der Vorbereitung ihrer Personalsuche. Wir stellen die wichtigsten fünf Schritte hier vor.

Schritt 1: Bedenken Sie saisonale Schwankungen

In den meisten Unternehmen liegt zu bestimmten Jahreszeiten besonders viel oder besonders dringende Arbeit an. In der Finanz- und Rechnungswesenabteilung ist das beispielsweise der Zeitraum um den Jahresabschluss. Unternehmen, die hauptsächlich vom Weihnachtsgeschäft leben, werden zum Jahreswechsel hohe Arbeitsspitzen haben.

Die täglichen und die künftigen Anforderungen in Ihrer Abteilung sollten Sie daher, auch wenn Sie aktuell nicht auf Mitarbeitersuche sind, im Blick haben.

Wappnen Sie sich mit einem Notfallplan für den Fall, dass in diesem Zeitraum einer Ihrer Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Sie setzen Zeitarbeitskräfte ein, um genügend Zeit zu haben, den richtigen Mitarbeiter einzustellen. Oder Sie bauen sich sukzessive eine Bewerberpipeline auf, um schnell auf möglichen Personalbedarf reagieren zu können.

Schritt 2: Was sind die aktuellen Anforderungen in Ihrem Team?

Suchen Sie nicht wie selbstverständlich nach einem exakten Ersatz für einen Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt. Gerade wenn Mitarbeiter schon länger im Unternehmen beschäftigt sind, weicht der aktuelle Aufgabenbereich immer von der ursprünglichen Stellenbeschreibung ab.

Überprüfen Sie, inwiefern sich die Anforderungen an die Stelle und Strukturen im Team mittlerweile verändert haben. Vielleicht hilft ein Mitarbeiter mit anderen Qualifikationen Ihrem Unternehmen in der aktuellen Lage besser weiter. Befragen Sie Ihr Team. Welche wichtigen Aufgaben bleiben liegen und welche neue Ideen können nicht umgesetzt werden, weil das Know-how fehlt?

Schritt 3: Ist die aktuelle Teamstruktur noch optimal?

Dass Geld motiviert, ist unbestritten. Dennoch wechseln Top-Mitarbeiter hauptsächlich aufgrund besserer Karriereperspektiven ihren Job (Quelle: Arbeitsmarktstudie 2015 von Robert Half). Was wäre also, wenn Sie einem anderen Mitarbeiter aus Ihrem Team die offene Stelle und damit eine Weiterentwicklungsmöglichkeit anbieten? Der Mitarbeiter wird Ihnen für diese Anerkennung mit sehr großer Wahrscheinlichkeit mit hoher Motivation und Loyalität danken.

Wichtig ist, dass Sie diese Übung für alle Mitarbeiter durchführen. Sind diese in Ihrem Job möglicherweise unterfordert? Oder hat einer Ihrer Mitarbeiter eine Weiterbildung absolviert, so dass er einen neuen Bereich oder sogar erste Führungsverantwortung übernehmen kann?

Erst wenn Ihre neue ideale Teamstruktur steht, können Sie abschätzen, wie viele Mitarbeiter Sie tatsächlich in naher Zukunft benötigen und welches Profil die richtigen Mitarbeiter ausmacht.  

Schritt 4: Gut Ding will Weile haben

Ein Mitarbeiter, der kündigt, hinterlässt immer eine Lücke. Die liegengebliebene Arbeit müssen die ohnehin schon voll ausgelasteten Kollegen mittragen und Ihre Personalsuche gerät noch mehr unter Zeitdruck. Doch nicht immer muss dem Druck mit einer unmittelbaren Festanstellung begegnet werden.

Lässt sich der aktuelle Workload auch mit Zeitarbeitern auffangen? Das verschafft Ihnen für das Recruiting mehr Zeit und erhöht die Wahrscheinlichkeit, auf lange Sicht den richtigen Mitarbeiter einzustellen. Oder Sie finden heraus, dass der Zeitarbeitnehmer der richtige Mitarbeiter für den Job ist.

Schritt 5: Schauen Sie über den Tellerrand hinaus

Damit Sie den richtigen Mitarbeiter einstellen können, müssen Sie nicht nur die kurzfristigen, sondern auch die langfristigen Anforderungen beachten. Welche Qualifikationen werden Sie in Ihrem Team benötigen, um künftige Anforderungen zu meistern? Wird sich der Arbeitsaufwand in den nächsten Jahren stark erhöhen, weil wichtige neue Projekte anstehen? Vermeiden Sie, freie Stellen vorschnell zu besetzen. Nehmen Sie sich Zeit, die Anforderungen an die Stelle auch mit Blick auf die Zukunft zu definieren.

Bei der Einschätzung des Personalbedarfs und auch bei der Personalsuche ist es wichtig, die veränderten Marktbedingungen und aktuelle Entwicklungen in Betracht zu ziehen. Dazu gehört es, die gewohnten Pfade zu verlassen und neue Ansätze auszuprobieren. Am besten gelingt Ihnen das, wenn Sie sich bei der Personalsuche folgende Fragen stellen: 

  1. Haben sich die internen Abläufe geändert, seit die Position das letzte Mal besetzt wurde?
  2. Müssen die Teamkollegen Überstunden leisten, nachdem ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat?
  3. Sind Teammitglieder überfordert oder gelangweilt?
  4. Vermeiden Sie hastige Entscheidungen: Welche Lösung hilft Ihrem Unternehmen sowohl kurz- als auch langfristig weiter?
  5. Können Sie Zeitarbeiter in besonders arbeitsreichen Zeiten als Unterstützung einsetzen? Das reduziert den Stress Ihrer aktuellen Mitarbeitern, ohne dass Sie sofort einen Ersatz einstellen müssen.
  6. Wie werden Sie das Tagesgeschäft abwickeln, wenn Ihrer Abteilung nach einer Kündigung weniger Mitarbeiter zur Verfügung stehen?
  7. Analysieren Sie das Tagesgeschäft und Arbeitspensum in Ihrer Abteilung während der letzten Jahre: Gibt es wiederkehrende Hoch- oder Tiefphasen?
  8. Gibt es Projekte, die Sie zurückstellen können, bis der richtige Kandidat gefunden ist?

Genauso, wie Sie bei anderen (Kauf)Entscheidungen viele Faktoren einbeziehen und auch prüfen, ob Ihr zukünftiger Bedarf damit auch gedeckt wird, sollten Sie bei der Personalsuche vorgehen. Am besten, Sie beantworten die acht Fragen für sich, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Das könnte Sie davor abhalten, jemanden einzustellen, der dem Team nur auf den ersten Blick nutzt.

Weitere Tipps finden Sie übrigens in unserer kostenlosen Broschüre "Gute Wahl! Wie Sie das Risiko einer Fehlbesetzung minimieren".

Welche Überlegungen beziehen Sie mit ein, wenn Sie auf Personalsuche sind?

Bildquelle: © Frank Boston - Fotolia.com

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