5 Gründe, warum Ihre Mitarbeiter ungern ins Feedbackgespräch gehen

Von Christina Holl 30. Mai 2016

Auf diesen jährlichen Pflichttermin könnten viele Angestellte getrost verzichten: das Mitarbeitergespräch. Da dieser Termin so unbeliebt ist, leidet nicht selten der Nutzen dieses Austausches, nämlich Motivation und Leistung auf einem hohen Level zu halten. Was Sie als Führungskraft tun können, um das Feedbackgespräch für alle erfreulich zu gestalten, erfahren Sie in unserem Blogtext.

Mindestens einmal pro Jahr sollte es soweit sein: Das Feedbackgespräch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter findet statt. Doch viele Angestellte wollen diesen Termin am liebsten schnell hinter sich bringen. Als Führungskraft liegt es an Ihnen, das zu ändern – indem Sie die fünf häufigsten Fehler, die Chef und Mitarbeiter im Jahresgespräch frustrieren, nicht begehen.

1. Fehler: Die Ziele bleiben unklar

Kommt Ihnen diese Szene bekannt vor? Sie sitzen Ihrem Mitarbeiter gegenüber und arbeiten sich Punkt für Punkt durch eine vorbereitete Checkliste. Es folgen ein paar offene Fragen, die der Kollege pflichtschuldig, aber mit wenig Enthusiasmus beantwortet. Als Sie den Pflichtteil hinter sich gebracht haben, atmen Sie beide verstohlen auf und unterhalten sich die restlichen 20 Minuten der veranschlagten Zeit über unverfängliche Themen: den neuen Kaffeeautomaten oder den nächsten Urlaub. Ihre Notizen über das Gespräch landen in einer Schreibtischschublade – bis Sie kurz vor dem nächsten Feedbacktermin wieder herausgekramt und kurz angeschaut werden.

Wenn Ihnen das nicht fremd ist, haben Sie sich bestimmt auch gefragt, warum Ihr Unternehmen solche Gespräche vorschreibt. Und Sie können sicher sein, dass der Mitarbeiter sich dieselbe Frage stellt. Die Antwort lautet: Das Gespräch soll das Vertrauen zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter fördern. Es soll das Leistungsbewusstsein des Angestellten steigern und die Bindung ans Unternehmen stärken. Sie können sich gegenseitig sagen, wo Sie in der Zusammenarbeit Verbesserungspotenzial sehen und welche Pläne Sie verfolgen. Daraus sollten Sie am Ende des Gesprächs eine Liste von Zielen zusammenstellen und Maßnahmen definieren, wie Sie sich gegenseitig beim Erreichen unterstützen.

Dieses Nutzens müssen Sie sich nicht nur selbst bewusst sein. Sie sollten vor dem eigentlichen Gespräch den Mitarbeiter darum bitten, sich darauf vorzubereiten, damit beide Seiten von Beginn an mit Fokus und Motivation bei der Sache sind.

2. Fehler: Die Vorbereitung fehlt

Das Wissen über den Nutzen des Gesprächs ist die eine Sache, gute Vorbereitung die andere. Wenn Sie sich als Führungskraft keine Gedanken darüber gemacht haben, wohin sich Ihr Mitarbeiter entwickeln kann und ob er dafür Weiterbildungen benötigt und er im Gegenzug keine Vorstellung von dem hat, was er erreichen möchte, werden Sie sich trotz guter Absichten schweigend gegenübersitzen.

Planen Sie deshalb genügend Zeit für die Vorbereitung ein. Unterhalten Sie sich mit anderen Führungskräften oder Kollegen, die mit ihm zusammenarbeiten, und finden Sie so mehr über die Stärken und Schwächen Ihres Mitarbeiters heraus.

Damit auch der Mitarbeiter die Chance hat, sich ausreichend vorzubereiten, sollten Sie ihn vorab informieren, worüber Sie mit ihm sprechen wollen. So kann er Belege für seine Erfolge sammeln und sich Gedanken über seine Ziele machen – und das Gespräch hat eine fundierte Grundlage.

3. Fehler: Sie listen ausschließlich Verfehlungen auf

Auch wenn wir uns am liebsten auf die positiven Dinge konzentrieren und über Erfolge sprechen: Nicht immer läuft im Büro alles rund. Deadlines werden verpasst, Zahlendreher schleichen sich in Bilanzen, Aufgaben verschwinden in der Kommunikationspipeline und bleiben unerledigt. Es gibt Versäumnisse, über die Sie sprechen müssen, um herauszufinden, wie man sie in Zukunft vermeidet.

Doch machen Sie das bitte immer konstruktiv und mit Fokus auf eine Lösung. Es gibt nichts Demotivierenderes, als wenn Sie dem Mitarbeiter im Gespräch eine Liste der Verfehlungen seit Ihrem letzten Treffen präsentieren. Wägen Sie deshalb ab, was ein einmaliger Ausrutscher war, den der Mitarbeiter selbst aus der Welt schafft, und was ein schwerwiegender Fehler, über den geredet werden muss.

Und vor allem: Lassen Sie das Gespräch nicht mit negativem Feedback ausklingen. Stellen Sie ein Lob für Erfolge und zukünftige Ziele ans Ende des Gesprächs – damit der Kollege den Meetingraum selbstbewusst und voller Tatendrang verlässt.

4. Fehler: Sie sprechen nicht über die Zukunft

Wir haben bereits mehrmals erwähnt, wie wichtig Ziele für das Mitarbeitergespräch sind. Sie sind deshalb so bedeutend, weil Sie dem Kollegen eine Richtung für die Zukunft vorgeben. Etwas, worauf er hinarbeiten kann und das ihn motiviert. Außerdem erhalten beide Seiten dadurch Richtwerte, an denen Sie beim nächsten Treffen Erfolge ablesen können.

Selbst wenn alles gut läuft und der Mitarbeiter nur positive Ergebnisse vorzuweisen hat, sollten Sie nicht denken: Wunderbar, er weiß ja von selbst, worauf es ankommt. Sprechen Sie trotzdem über Ziele und vor allem auch über die Entwicklungsperspektive des Mitarbeiters.

Sie wollen schließlich gerade Ihre besten Mitarbeiter dauerhaft ans Unternehmen binden und verhindern, dass er sich anderweitig umsieht, weil ihm bei Ihnen die Karriereperspektive fehlt.

5. Fehler: Das Gespräch dient der generellen Kommunikation

Ein Mitarbeitergespräch kann ebenso darunter leiden, kein Ziel zu haben (siehe 1. Fehler), wie darunter, zu viel zu wollen. Wenn Sie mit dem Kollegen dabei über aktuelle Projekte, generelle Unternehmensziele im nächsten Jahr, die geplante Einführung eines neuen ERP-Systems und die Konsequenzen der EU-Bilanzrichtlinie sprechen, ist der Termin definitiv überladen.

Außerdem lässt die Fülle an Gesprächsstoff darauf schließen, dass Sie sich mit Ihrem Team im Alltag zu selten austauschen. Das Mitarbeitergespräch sollte sich auf Leistung und Ziele des Kollegen richten. Themen, die nicht ihn im Speziellen, sondern alle Kollegen betreffen, sollten Sie in Teammeetings besprechen. Sonst erstickt das Feedbackgespräch an zu viel Ballast – und die eigentlichen Inhalte bleiben auf der Strecke.

Wer diese 5 Fehler vermeidet, darf auf ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch hoffen. Jetzt müssen Sie nur noch ein Versäumnis vermeiden: Das Feedbackgespräch ausfallen lassen.

Wie bereiten Sie sich und Ihre Mitarbeiter auf das Jahresgespräch vor? Wir freuen uns über Ihr Feedback im Kommentarfeld.

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