12 Führungskräftetipps: Die faire Kündigung

Von Alenka Mladina 8. Juli 2015

Kaum eine Nachricht ruft eine so starke emotionale Reaktion hervor wie das Kündigungsgespräch. Kein Wunder, dass diese Aufgabe deshalb zu den unbequemsten einer Führungskraft gehört. Auch wenn der Prozess nie leicht ist, mit der Art und Weise wie Sie das Kündigungsgespräch führen, können Sie die Situation für sich und den Mitarbeiter deutlich erleichtern.

Als Führungskraft müssen Sie in einem Kündigungsgespräch auf vieles gefasst sein: Tränen, Beschimpfungen, Stockstarre oder sogar Drohungen. Solche starken emotionalen Ausbrüche lassen die wenigsten Führungskräfte kalt. Damit die Trennung dennoch fair abläuft, sollten Sie das Kündigungsgespräch sorgfältig vorbereiten.

Klarheit ist Grundvoraussetzung für ein faires Kündigungsgespräch

In schwierigen Situationen wie dem Kündigungsgespräch hilft es besonders, vorab möglichst viele Unbekannte auszuschalten. Im Vorfeld sollten Sie daher folgende Punkte beachten:

Der Kündigungsgrund

Eine Kündigung sollte den Mitarbeiter nie überraschen. Im Falle einer betriebsbedingten Kündigung ist es nur fair, wenn Sie dies im Vorfeld thematisieren. So können sich die betroffenen Mitarbeiter bereits frühzeitig nach einem anderen Job umsehen. Bei verhaltensbedingten Kündigungsgründen müssen in der Regel vorab Gespräche und Abmahnungen erfolgt sein. Gibt es einen Betriebsrat, müssen Sie ihn vorweg über die Kündigungsabsichten informieren. Andernfalls laufen Sie Gefahr, dass die Kündigung unwirksam ist.

Zeugen im Kündigungsgespräch

In der Regel sollten Sie das Kündigungsgespräch allein mit dem Betroffenen führen. Eine Zwei-gegen-Eins-Konstellation wird leicht als unfaires Übergewicht empfunden und macht die Situation nicht einfacher. Rechnen Sie mit Widerstand bspw. weil der Kündigung Konflikte bereits vorangegangen sind, sollten Sie einen Kollegen aus der Personal- oder Rechtsabteilungen hinzuholen.

Planen Sie den Gesprächsablauf

Legen Sie sich im Vorfeld schon die Nachricht zurecht. Achten Sie darauf, möglichst klar und sachlich zum Punkt zu kommen. Überlegen Sie sich außerdem, wie Sie im Kündigungsgespräch mit einem möglichen emotionalen Ausbruch umgehen werden oder was Sie machen, wenn Ihr Gegenüber gar nicht reagiert?

Verlieren Sie keine Zeit

Sobald Sie die Entscheidung gefällt haben, sollten Sie den Prozess nicht weiter in die Länge ziehen. Vereinbaren Sie mit Ihrem Mitarbeiter einen Termin für das Kündigungsgespräch, sobald alle Details festgelegt sind. So geben Sie dem Mitarbeiter die Chance, sich auf die Situation einzustellen und schnellstmöglich nach einem neuen Job zu suchen. Je länger Sie das Gespräch hinauszögern, desto größer ist das Risiko, dass der Mitarbeiter auf Umwegen von seiner bevorstehenden Kündigung erfährt.

Timing und Ortswahl

Wählen Sie den Zeitpunkt und Ort des Kündigungsgesprächs mit Bedacht. Steht der zu kündigende Mitarbeiter kurz vor Abschluss eines wichtigen Projekts, ist das verständlicherweise ein sehr schlechter Moment. Genauso unpassend wäre allerdings sein Geburtstag oder das Betriebsjubiläum.

Das Kündigungsgespräch sollten Sie außerdem an einem ungestörten Ort führen. Ein vollverglastes Büro im Blickfeld der übrigen Kollegen ist denkbar ungeeignet. Eine generelle Empfehlung, ob Sie die Kündigung eher zu Tagesbeginn oder später am Tag aussprechen sollten, ist schwierig. Wägen Sie das richtige Timing daher immer individuell ab.

Wie Sie ein faires Kündigungsgespräch führen

Nachdem die genannten Punkte klar sind, geht es nun an die Vorbereitung für das faire Kündigungsgespräch. Der Verlauf hängt stark davon ab, wie sich der Mitarbeiter verhält. Fühlt er sich fair behandelt wird das Kündigungsgespräch angenehmer verlaufen und vom Mitarbeiter (eher) als fair empfunden.

Die Sitzordnung

Sitzen sich die Gesprächspartner gegenüber, wirkt das konfrontativ. Diese Sitzordnung bietet sich bei Kündigungsgesprächen mit sehr schwierigen Mitarbeitern an. Grundsätzlich schaffen Sie eine angenehmere Atmosphäre, wenn Sie im Winkel zueinander Platz nehmen. Das gilt vor allem dann, wenn am Kündigungsgespräch von Arbeitgeberseite zwei Personen beteiligt sind.

Das Protokoll

Halten Sie die Inhalte des Gesprächs schriftlich fest. Manche Mitarbeiter können sich aufgrund der Stresssituation später nicht mehr an alles erinnern – eine Zusammenfassung der wichtigsten sachlichen Punkte ist deshalb hilfreich. Bestenfalls unterschreiben alle Beteiligten. Wenn sich der Mitarbeiter weigert, sollte wenigstens der anwesende Kollege aus der Personal- bzw. Rechtsabteilung unterschreiben.

Der Gesprächsablauf einer Kündigung

Der Ernst der Situation lässt definitiv keinen Raum für Smalltalk. Kommen Sie in wenigen Sätzen auf den Punkt. Weiche Umschreibungen der Kündigung ändern den Sachverhalt nicht und sind deshalb eher hinderlich. Ein Kündigungsgespräch ist niemals angenehm, aber am besten verläuft es, wenn Sie sachlich und direkt sind.

Die Mitarbeiterreaktion

Stellen Sie sich darauf ein, dass Mitarbeiter sehr unterschiedlich auf die Kündigung reagieren: Von eisernem Schweigen über Tränen bis zu lautstarken Wutausbrüchen ist alles möglich. Zeigen Sie Verständnis für die Reaktion des Mitarbeiters. Versuchen Sie aber nicht, ihn mit Floskeln zu trösten. Sätze wie „Ich weiß genau, wie Sie sich jetzt fühlen“, sind ein schlimmes Klischee.

Die Erklärung für die Kündigung

Sie schulden Ihrem Mitarbeiter eine ehrliche und ausreichende Begründung für die Kündigung. Lassen Sie sich aber nicht auf Diskussionen ein. Die Entscheidung ist bereits gefällt. Ein Aufdröseln der Gründe ändert nichts daran und hilft dem Mitarbeiter in seiner Situation auch nicht.

Das Organisatorische

Die Übermittlung der Kündigung ist nicht das einzige Ziel des Kündigungsgesprächs. Anschließend müssen Sie dem Mitarbeiter organisatorische Punkte mitteilen:

  • Wann endet die Beschäftigung?
  • Wann teilen Sie die Kündigung dem Team mit?
  • Wann wird Firmeneigentum (Firmenwagen, Kreditkarten, Mobiltelefone) übergeben?
  • Wann wird das Arbeitszeugnis ausgestellt?
  • Wie verfahren Sie mit den verbleibenden Überstunden und Urlaubstagen? 

Diese Fragen sollten Sie nur mit sehr gefassten Mitarbeitern direkt im Anschluss an die Kündigung klären. Warten Sie gegebenenfalls lieber etwas ab, bis sich die Lage etwas beruhigt hat.

Extremsituationen

Treten Situationen auf, in denen ein Gespräch unmöglich ist, etwa weil der Mitarbeiter nicht mehr aufnahmefähig ist, sollten Sie das Kündigungsgespräch abbrechen. In manchen Fällen genügt es, wenn Sie den Mitarbeiter für ein paar Minuten allein lassen bis er sich wieder gesammelt hat. Ansonsten beenden Sie das Gespräch und schicken den Mitarbeiter für diesen Tag nach Hause. Vereinbaren Sie den Folgetermin aber auf jeden Fall zeitnah.

Nach dem Kündigungsgespräch

Der Kündigungsprozess ist mit der Mitteilung an den betroffenen Mitarbeiter noch nicht erledigt. Nach dem Kündigungsgespräch müssen Sie die übrigen Kollegen im Team informieren. Hier können Sie sich mit dem gekündigten Mitarbeiter auf einen Zeitpunkt einigen. Dennoch sollten Sie es dem Team zuerst mitteilen – und nicht der Mitarbeiter.

Welche Erfahrungen haben Sie gemacht und worauf kommt es Ihrer Meinung nach bei einem fairen Kündigungsgespräch an?

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Bildquelle: © Iculig - Fotolia.com

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